創(chuàng)新辦公室管理工作 提升企業(yè)效益

文/中鐵十四局集團(tuán)第五工程有限公司混凝土設(shè)備分公司 王國(guó)徽

一、辦公室管理工作的重要意義

在社會(huì)發(fā)展和變革中，新時(shí)期新形勢(shì)下，企業(yè)的發(fā)展要求辦公室工作要不斷創(chuàng)新。對(duì)此，辦公室工作人員應(yīng)清楚意識(shí)到，在新的形勢(shì)下，企業(yè)對(duì)辦公室的期望相對(duì)較高，同時(shí)辦公室所面臨的挑戰(zhàn)也日漸加劇。對(duì)比我們目前所做的辦公室工作，是否和新環(huán)境新形勢(shì)要求下的辦公室管理工作有差距？我們又該怎樣開(kāi)展創(chuàng)新管理來(lái)提升自身和企業(yè)的工作效率？對(duì)此，辦公室管理工作者必須理清思路，提高服務(wù)保障意識(shí)，適應(yīng)新時(shí)代新變化，不斷深化管理創(chuàng)新，在新時(shí)期新形勢(shì)下創(chuàng)新辦公室管理工作，以順應(yīng)時(shí)代變化和企業(yè)發(fā)展需要。

二、辦公室管理工作常出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）管理制度不健全。目前很多企業(yè)存在辦公室工作職能劃分不明確，工作目標(biāo)模糊，無(wú)完善的工作實(shí)施計(jì)劃，也沒(méi)有健全的管理制度進(jìn)行約束和規(guī)范，這些存在的問(wèn)題導(dǎo)致企業(yè)工作人員工作壓力增大，對(duì)外，企業(yè)的良好形象也無(wú)法得以展現(xiàn)。因此，只有完善企業(yè)規(guī)章制度，捋清企業(yè)、部門及個(gè)人的職責(zé)和分工，制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，才能使工作效率得到有效提升。

（二）管理理念陳舊，未做好溝通協(xié)調(diào)。辦公室工作人員不僅應(yīng)具備嚴(yán)格執(zhí)行任務(wù)、有效落實(shí)工作的能力，同時(shí)也要具備管理者或者組織者應(yīng)具備的特性和本領(lǐng)。現(xiàn)今不少企業(yè)仍存在管理理念過(guò)于落后的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作經(jīng)常親力親為，但對(duì)于帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)，在工作、團(tuán)隊(duì)齊抓共管方面能力不足，管理理念仍停留在簡(jiǎn)單的發(fā)號(hào)施令階段，強(qiáng)制監(jiān)督，盲目控制，不會(huì)與員工進(jìn)行有效溝通，缺乏協(xié)調(diào)和引導(dǎo)能力，這樣的管理方式只會(huì)讓企業(yè)辦公室人員的辦事水平停留在原地，失去工作主動(dòng)性。

（三）管理水平較低，無(wú)合理獎(jiǎng)懲制度作為激勵(lì)。新時(shí)期的辦公室工作不僅要學(xué)會(huì)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門，也要學(xué)會(huì)監(jiān)督各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)情況。任何小失誤都有可能給整個(gè)企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的后果，甚至致使整個(gè)企業(yè)無(wú)法照常運(yùn)行，因此要求管理者要有推陳出新的精神，在管理中不斷找缺點(diǎn)，并尋求完善的方法，總結(jié)較好的工作經(jīng)驗(yàn)，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，激發(fā)員工工作的熱情和主動(dòng)性，使員工能夠高效完成工作任務(wù)。

（四）管理人員綜合素質(zhì)不高。當(dāng)今仍有許多企業(yè)認(rèn)為辦公室工作無(wú)足輕重，思想意識(shí)里沒(méi)有給予足夠重視，在企業(yè)用人招聘過(guò)程中，忽略辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，往往招進(jìn)公司的人良莠不齊。再有公司不重視對(duì)辦公室工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行訓(xùn)練和培養(yǎng)，使員工只會(huì)機(jī)械地按照領(lǐng)導(dǎo)安排完成日常工作任務(wù)，缺少主動(dòng)尋找問(wèn)題和分析問(wèn)題的能力，也無(wú)法在重大決策時(shí)給予領(lǐng)導(dǎo)提供建設(shè)性意見(jiàn)或者建議，只是一個(gè)單純的服務(wù)者。

（五）檔案管理較為混亂。許多企業(yè)在檔案管理方面沒(méi)有完善的制度和流程，所謂眉毛胡子一把抓，將有價(jià)值的文件和無(wú)實(shí)際意義的文件一并入檔，并且無(wú)詳細(xì)規(guī)范的分門別類，導(dǎo)致需要尋找參考資料或查實(shí)考證之前留存的文件時(shí)，辦公室工作人員無(wú)從下手，手忙腳亂，不能在短時(shí)間內(nèi)迅速準(zhǔn)確找出需要的文件，從而浪費(fèi)工作時(shí)間，也降低了工作效率。

三、如何進(jìn)行辦公室管理工作的創(chuàng)新

（一）優(yōu)化辦公室規(guī)章制度及工作流程。為更好開(kāi)展辦公室工作，企業(yè)辦公室不僅應(yīng)強(qiáng)化日常工作的執(zhí)行與落實(shí)，也需要開(kāi)拓新思路、新舉措，把握好辦公室管理工作的規(guī)律，嚴(yán)格辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度，并運(yùn)用信息化的手段來(lái)優(yōu)化完善辦公室管理流程，做到規(guī)范辦公，專業(yè)辦公。例如在日常辦公室接待、打印復(fù)印、電話接聽(tīng)、文件收發(fā)等工作處理上，辦公室可以將此類瑣碎工作用制度形成統(tǒng)一框架和規(guī)范流程，以便辦公室人員能在最短的時(shí)間內(nèi)迅速投入工作中，并順利有效及時(shí)地完成工作，同時(shí)也可以利用信息化的手段，幫助辦公室工作人員節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率。

（二）將辦公室人員崗位職責(zé)明確化。新時(shí)期的辦公室工作，不僅要完成日常接待、考勤、文件草擬及收發(fā)、檔案管理等任務(wù)，還要能幫助部門領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)提供可行性預(yù)案，以供領(lǐng)導(dǎo)決策。作為辦公室工作人員，應(yīng)明確自身工作職責(zé)，將本崗位職責(zé)進(jìn)行條理化分解，分清輕重緩急，并列出執(zhí)行方法，日常工作中根據(jù)所列條理逐一進(jìn)行工作任務(wù)實(shí)施，如有臨時(shí)突發(fā)性工作任務(wù)，也應(yīng)按照常規(guī)理論支撐分層次分重點(diǎn)進(jìn)行工作，要有服務(wù)全公司的思想意識(shí)，明確自身崗位所涵蓋的職責(zé)范圍，發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，勇于奉獻(xiàn)，敢于付出。

（三）善于組織、協(xié)調(diào)和溝通。辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分配的工作任務(wù)，同時(shí)要及時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)給其他部門安排的工作任務(wù)進(jìn)行上傳下達(dá)，在工作中做好通知和分配，善于溝通和協(xié)調(diào)，不僅要與同部門之間進(jìn)行有效溝通，也要善于與其他各崗位人員進(jìn)行溝通交流，留意企業(yè)各方面消息，并收集整理有效信息，將重要的有價(jià)值的信息進(jìn)行統(tǒng)一整理，及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)協(xié)調(diào)和解決在工作中遇到的力所能及的難題，如一己之力無(wú)法解決，應(yīng)及時(shí)告知領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)，做好上下級(jí)之間的橋梁和紐帶，及時(shí)有效地落實(shí)工作，并向領(lǐng)導(dǎo)反饋工作完成情況。

（四）制定合理的辦公室獎(jiǎng)懲制度。在企業(yè)中，辦公室工作人員除了每天要完成日常例行工作之外，隨時(shí)都有可能面臨變動(dòng)性的工作任務(wù)，在實(shí)際工作中，往往因?yàn)楣ぷ鞯呐R時(shí)性，辦公室人員很容易產(chǎn)生懈怠厭倦的心理，但因?yàn)檗k公室工作對(duì)整個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)及工作效率起著至關(guān)重要的作用，所以公司需制定詳細(xì)合理的辦公室獎(jiǎng)懲制度，以此激勵(lì)辦公室工作人員以飽滿的工作熱情投入到工作當(dāng)中去，以此提高工作效率，推動(dòng)公司整體業(yè)務(wù)有效運(yùn)行。

（五）提高辦公室人員綜合素質(zhì)。辦公室工作人員雖然不是領(lǐng)導(dǎo)，但與領(lǐng)導(dǎo)最靠近，雖然不是核心崗位，但卻接近中心崗位，不作決策，卻服務(wù)于決策。這就要求辦公室工作人員必須具備相應(yīng)的綜合素養(yǎng)，不僅自身各方面素質(zhì)修養(yǎng)要達(dá)標(biāo)，而且要在工作中養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣，不斷提升個(gè)人能力和專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)企業(yè)也應(yīng)注重辦公室人員的培訓(xùn)，多組織辦公室人員進(jìn)行對(duì)外交流、參加專家講座等活動(dòng)，提升工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備能力和溝通協(xié)作能力。

（六）規(guī)范文件存檔，定期整理檔案。檔案來(lái)源于文件，文件是檔案的歸宿。企業(yè)的檔案管理是辦公室工作中的重要組成部分，存檔有價(jià)值的文件，將對(duì)后續(xù)工作起到參考作用，因此將有利用價(jià)值的文件進(jìn)行及時(shí)有效的存檔毋庸置疑。辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案管理流程，將企業(yè)全部檔案進(jìn)行分部門、分類別整理，并注意按照年份和日期編寫序列號(hào)，保存紙質(zhì)檔案，并制作電子文檔目錄表以方便查閱，定期對(duì)前一段固定時(shí)長(zhǎng)內(nèi)的檔案進(jìn)行整理，將無(wú)用的檔案進(jìn)行清理，將此前未進(jìn)行規(guī)范入檔的文件重新進(jìn)行編號(hào)歸檔，這樣則保證了檔案工作的規(guī)范性。

四、結(jié)束語(yǔ)

在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)今，企業(yè)應(yīng)該重視辦公室管理工作的創(chuàng)新，利用科學(xué)有效的信息化手段合理安排辦公室工作。作為辦公室工作人員，也應(yīng)在工作中把握新時(shí)期辦公室工作的需求，多思考，多分析，手腦并用，使辦公室工作在創(chuàng)新中得到新提升。