畢業(yè)季學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞問題分析

一、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是學(xué)生檔案向人事檔案轉(zhuǎn)變

學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。根據(jù)“檔隨人走”的人事檔案管理原則，高校檔案管理部門要及時(shí)向用人單位、人才中心等部門轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案。學(xué)生畢業(yè)后若不選擇繼續(xù)求學(xué)深造，其所在高校將在其學(xué)生檔案中放入該生的報(bào)到證，并將檔案轉(zhuǎn)遞至該生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)，此時(shí)的學(xué)生檔案正式成為人事檔案，后期還有可能成為干部人事檔案。

由于國家相關(guān)政策，規(guī)定學(xué)生畢業(yè)后若暫時(shí)找不到就業(yè)單位，其檔案可由學(xué)校免費(fèi)保管兩年，兩年內(nèi)可開具報(bào)到證。部分畢業(yè)生將檔案留置學(xué)校，即使找到工作也沒有及時(shí)辦理轉(zhuǎn)檔，錯(cuò)過了辦理報(bào)到證的時(shí)間。然而學(xué)校保存的是學(xué)生檔案，像轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜只有依托人事檔案才能辦理。高校通過畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞完成學(xué)生檔案向人事檔案的轉(zhuǎn)變，為學(xué)生走向社會傳遞好交接棒。

二、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作特點(diǎn)

（一）轉(zhuǎn)遞時(shí)間緊。每年7月是高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的高峰期，學(xué)生畢業(yè)典禮一般在6月中下旬舉行。畢業(yè)典禮前存在學(xué)生學(xué)籍信息變化、學(xué)籍材料更新的問題，畢業(yè)生寄檔工作往往從6月中旬開始。由于很多單位的工作報(bào)到時(shí)間是7月，工資、工齡的計(jì)算也從7月開始。關(guān)系到學(xué)生的切身利益，高校在7月初必須寄出學(xué)生檔案。因此畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞準(zhǔn)備工作時(shí)間只有20多天，學(xué)生檔案管理部門要完成應(yīng)屆畢業(yè)生的提檔、畢業(yè)生材料的接收、檔案袋的密封、檔案寄送信息的審核等系列工作。

（二）接收材料多。檔案轉(zhuǎn)遞過程中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)是畢業(yè)生材料的歸檔。畢業(yè)材料主要包括成績單、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證、學(xué)位授予材料等，研究生還有學(xué)位論文評審材料，黨員有組織發(fā)展材料，部分學(xué)生還有獎(jiǎng)懲材料、資格證登記材料、體檢材料等。大部分高校的畢業(yè)生人數(shù)在幾千人次，“211”“985”類高校本科、碩士畢業(yè)生達(dá)到上萬人次。筆者所在的華中科技大學(xué)每年本科、碩士、博士畢業(yè)生將近1.8萬人，畢業(yè)生接收材料近7萬份。

（三）信息更新快。檔案寄送信息是檔案轉(zhuǎn)遞中的重要要素，主要為寄檔單位、寄檔地址、聯(lián)系方式等，一般由院系或?qū)W生自己填報(bào)，高校就業(yè)部門統(tǒng)計(jì)并確認(rèn)。該類信息有著極大的不確定性，例如學(xué)生先填報(bào)檔案暫緩寄送，等收到公務(wù)員、選調(diào)生錄用通知后需要將檔案寄送至報(bào)考地。部分畢業(yè)生存在就業(yè)單位改變的情況，隨之要更改檔案寄送地。還有部分學(xué)生的檔案寄送地址不詳或錯(cuò)誤，需要補(bǔ)充或者更改。這些工作都將集中在檔案轉(zhuǎn)遞工作的后期完成，往往需要修改多個(gè)版次才能滿足學(xué)生需求，同時(shí)需要保證信息準(zhǔn)確無誤，對檔案管理工作者是個(gè)極大的挑戰(zhàn)。

三、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)對措施

由于各高校之間學(xué)生檔案的管理機(jī)構(gòu)不同，管理水平差異，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在不同程度的問題。筆者根據(jù)轉(zhuǎn)遞工作的特點(diǎn)，并結(jié)合和自身所在高校的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)如下幾點(diǎn)應(yīng)對措施：

（一）加強(qiáng)檔案轉(zhuǎn)遞宣傳。學(xué)生檔案工作通常是高校的非核心重點(diǎn)工作，然而該項(xiàng)工作涉及學(xué)生就業(yè)，在維護(hù)學(xué)校穩(wěn)定、保持學(xué)校就業(yè)率、提升學(xué)校社會影響力方面起到一定的作用。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分利用這些特性，爭取校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，獲得院系及相關(guān)行政部門的配合與支持。檔案機(jī)構(gòu)可以通過校園廣播、校報(bào)、網(wǎng)站、微信公眾號等媒體平臺，普及學(xué)生檔案知識；可以通過舉辦特色檔案日活動(dòng)，強(qiáng)化公眾檔案意識；可以制作小視頻，利用生動(dòng)的案例，讓學(xué)生了解學(xué)生檔案的作用與重要性；可以通過參加就業(yè)部門舉辦的畢業(yè)生輔導(dǎo)員溝通協(xié)調(diào)會，向院系解讀畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作要點(diǎn)，為在畢業(yè)季順利完成學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作打下基礎(chǔ)。

（二）材料歸檔責(zé)任到人。畢業(yè)季院系歸檔材料時(shí)間緊、種類多、基數(shù)大，容易出現(xiàn)材料錯(cuò)裝、漏裝的問題，給畢業(yè)生后期帶來麻煩。檔案機(jī)構(gòu)必須制定專人負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，統(tǒng)籌安排材料歸檔時(shí)間，解決突發(fā)情況。由于畢業(yè)生材料大多產(chǎn)生于院系，材料歸檔由輔導(dǎo)員完成，然而畢業(yè)季院系需要處理的事情多，輔導(dǎo)員有時(shí)將檔案工作推后完成，或者不積極配合，有的甚至交給學(xué)生處理，再加上輔導(dǎo)員的頻繁更換，對畢業(yè)材料歸檔造成極大困擾。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該設(shè)定院系學(xué)生檔案管理員，選擇人員相對固定的學(xué)工組長、辦公室主任等，并將學(xué)生檔案工作納入考核考評范圍。檔案機(jī)構(gòu)盡量要求學(xué)生檔案管理員現(xiàn)場督促材料歸檔工作，并在歸檔清單上簽字。歸檔材料環(huán)節(jié)由檔案專員及院系學(xué)生檔案管理員負(fù)責(zé)，盡量做到零失誤。

（三）規(guī)范填報(bào)轉(zhuǎn)遞信息。2015年4月，人社部聯(lián)合中國郵政集團(tuán)公司發(fā)布文件，學(xué)生檔案寄送方式由機(jī)要通信改為EMS郵政快遞。機(jī)要與快遞的郵寄方式有很大的不同，機(jī)要由機(jī)要專員轉(zhuǎn)遞，專員一般比較固定，因此只要單位準(zhǔn)確就可以順利送達(dá)。而EMS郵寄方式接收人員不固定，代收、滯留快遞點(diǎn)的情況時(shí)常發(fā)生。面對轉(zhuǎn)遞方式的改變，檔案機(jī)構(gòu)要規(guī)范畢業(yè)生寄檔信息要素，與就業(yè)部門聯(lián)合對院系及學(xué)生個(gè)人普及檔案轉(zhuǎn)遞信息的填寫。保證單位詳細(xì)到部門，地址詳細(xì)到街道，并提供接收人及接收電話，以此杜絕因寄檔信息不全而發(fā)生的退檔、檔案遺失情況。

（四）建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。目前市場上可選擇的高校檔案管理系統(tǒng)很多，但是大部分高校檔案管理系統(tǒng)都是根據(jù)《高校檔案管理辦法》中歸檔門類來設(shè)計(jì)的。學(xué)生檔案不同于綜合、科研檔案，系統(tǒng)需要記載學(xué)生個(gè)人信息及歸檔材料情況，具有信息更新頻繁、痕跡管理突出的特點(diǎn)，對于學(xué)生檔案材料的歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞過程要有清晰的記錄。尤其對于檔案轉(zhuǎn)遞記錄都要有效保存，這就需要一套專業(yè)系統(tǒng)化的管理軟件。該系統(tǒng)需要與學(xué)校的就業(yè)部門管理系統(tǒng)對接，采集畢業(yè)生寄檔信息，并對院系和學(xué)生公布，以便院系批量審核及學(xué)生本人核對，減輕畢業(yè)季檔案管理員核實(shí)寄檔信息的壓力。學(xué)生檔案屬于個(gè)人隱私，建立系統(tǒng)還應(yīng)充分考慮數(shù)據(jù)安全問題，防止數(shù)據(jù)泄露給學(xué)生及學(xué)校帶來不必要的麻煩。

（五）督促落實(shí)送達(dá)情況。由于畢業(yè)生數(shù)量龐大，工作周期短，難以做到萬無一失，管理人員也無法一一落實(shí)檔案送達(dá)接收情況。大部分高校檔案機(jī)構(gòu)都開放了寄送查詢系統(tǒng)，公布檔案接收單位、接收地址、接收人、接收電話、寄檔時(shí)間、EMS快遞單號或機(jī)要號信息。然而畢業(yè)生往往缺乏檔案意識，忽略了檔案送達(dá)情況的落實(shí)。因此，檔案機(jī)構(gòu)要借助通訊平臺，給畢業(yè)生群發(fā)短信，或通過關(guān)注微校園，給畢業(yè)生推送消息，提醒學(xué)生主動(dòng)查詢檔案是否安全抵達(dá)接收地，對于錯(cuò)寄、漏寄等問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)補(bǔ)救。此舉能有效降低檔案失效、檔案遺失等問題的概率，確保學(xué)生檔案安全抵達(dá)。