新時期海事航保檔案管理問題與對策

近年來，伴隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，航運事業(yè)快速發(fā)展，海事航保事業(yè)也處于上升期，因此海事航保檔案的重要性逐漸得到顯現(xiàn)。當(dāng)前形勢下，如何發(fā)揮出海事航保檔案的全面性與真實性，成為了海事航保單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及主管檔案的工作人員首要思考的問題之一。

一、對海事航保檔案管理的要求

在從事海事航保檔案管理工作時，國家對相關(guān)工作人員提出了一定的要求，需要其自身具備優(yōu)良的職業(yè)素養(yǎng)，以確保其在管理檔案時，可以保證檔案的真實性與全面性。在進行管理工作時，工作人員還需要不斷對管理內(nèi)容進行完善，挖掘出更好的檔案信息收集途徑等，力爭使檔案盡力發(fā)揮出應(yīng)有的的服務(wù)性與指導(dǎo)性。通常情況下，若想保證海事航保檔案的全面性，需要滿足以下兩點：1.在收集檔案時，要確保信息內(nèi)容盡量全面，不出現(xiàn)缺失的情況。2.要做到有序收集，保證檔案內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性，防止出現(xiàn)胡亂收集檔案的情況。在完成對檔案的收集工作之后，相關(guān)工作人員還需注意保證檔案的安全，相關(guān)部門應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)范，對可能接觸到檔案的人員進行權(quán)限控制，避免其有損檔案內(nèi)容的完整性。為了防止有不法分子惡意損壞檔案，也應(yīng)提前做好防護工作。以上幾點都是國家目前對于海事航保管理工作所提的基本要求，需要各級海事航保單位嚴格遵守。

二、海事航保檔案管理工作的現(xiàn)狀

近幾年，國內(nèi)各單位在檔案管理工作方面都取得了突破性的發(fā)展，海事航保檔案管理也處于不斷進步與完善之中?，F(xiàn)如今，已經(jīng)從早前的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為信息化的電子檔案。不過礙于在某些地區(qū)仍舊存在缺乏資金、無法配備齊全的電子化設(shè)備等情況，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展進程。不過好在國內(nèi)的大部分地區(qū)，已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化的電子檔案管理模式。與傳統(tǒng)化的檔案管理模式相比，電子化的檔案管理，不僅節(jié)約了人力、物力，而且更加可靠與安全。除此以外，海事航保檔案管理的相關(guān)制度不斷完善，交通運輸部針對性推出一些管理規(guī)定。但是，在海事航保管理工作中也逐漸顯現(xiàn)了一些問題，例如大部分地區(qū)的檔案管理人員不具備相應(yīng)的海事管理知識，所以在檔案分類與收集時經(jīng)常會出現(xiàn)：信息內(nèi)容收集不全、順序凌亂、檔案格式不統(tǒng)一等問題。由此也可以看出，當(dāng)前我國的海事航保檔案管理模式尚不成熟，需要提高相關(guān)管理人員的工作素養(yǎng)，以期提升海事航保檔案管理工作的質(zhì)量。

三、海事航保檔案管理未來發(fā)展趨勢

現(xiàn)如今，科技技術(shù)處于不斷發(fā)展之中，未來會是一個充滿信息化的時代，所以檔案管理工作中也會不斷迎合信息化時代所提出的各種要求。信息化的管理模式將會為我們帶來一些優(yōu)勢，主要表現(xiàn)為：由于我國海事航保事業(yè)發(fā)展迅速，所以在工作中會出現(xiàn)大量需要管理的檔案信息。但是礙于各海事航保單位中的檔案管理人員數(shù)量較少，所以為管理人員帶來了巨大的工作量，如果引入信息化的管理模式，可以為這些管理人員減輕不少工作負擔(dān)，還可以提升其工作效率與工作質(zhì)量。在信息化管理模式之下，檔案內(nèi)容具備較高的安全性與可維護性。在管理工作之中，也具備了更為清晰的工作流程，員工之間的分工更為明確，確保責(zé)任到人。而且，在傳統(tǒng)的管理模式中，需要存放大量的紙質(zhì)檔案，檔案極易堆積混亂，若想進行檔案查詢，則需耗費較長時間進行查找，如果引入信息化的管理模式則可以完美解決以上問題，不僅大大節(jié)約了占地空間，還可以提高查詢速率。

在信息技術(shù)的不斷發(fā)展過程中，應(yīng)運產(chǎn)生了數(shù)字化技術(shù)，該技術(shù)有效提高了信息在處理和轉(zhuǎn)換時的工作速率。隨著海事航保檔案管理模式的不斷完善，信息化的檔案管理模式也會逐漸向數(shù)字化方向靠攏。因此，可以將種類繁雜的各種檔案存儲于數(shù)字檔案館，并且會呈現(xiàn)計算機管理、多種存儲方式、使用網(wǎng)絡(luò)傳輸所需信息等特點。

四、海事航保檔案管理中面臨的各項問題

（一）缺乏合理有效的規(guī)劃。雖然在當(dāng)前情況下，我國的海事航保檔案管理逐漸得到了相關(guān)部門的重視，并且提供了諸如政策扶持、提供設(shè)備等幫助，可以說當(dāng)前所取得的管理成果表現(xiàn)較為良好。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，的確取得了不小的進步。但是在實際工作之中，部分海事單位的領(lǐng)導(dǎo)人員還是未能盡到相關(guān)職責(zé)，在管理意識方面具有較強的主觀性，習(xí)慣將過往的檔案管理經(jīng)驗運用到信息化管理模式之中，并未參考現(xiàn)代化的管理理念，對于未來的管理規(guī)劃目標(biāo)更是毫無計劃性，抱有“走一步，看一步”的想法。因此在這一方面，相關(guān)工作人員的意識亟待加強。

（二）信息化進程過于緩慢。近年來，我國在海事航保事業(yè)方面所取得的成就有目共睹，加之航運事業(yè)不斷發(fā)展，以至于海事航保單位的檔案數(shù)量呈現(xiàn)逐年上升趨勢。在管理眾多檔案時，如果依舊采取傳統(tǒng)管理模式進行管理，則會帶來諸如工作效率低下、工作成果不佳等問題。為了避免出現(xiàn)以上問題，我們應(yīng)當(dāng)加快信息化檔案管理模式的進程。實現(xiàn)這個目標(biāo)的主要阻礙在于，當(dāng)前國內(nèi)的一些海事航保單位由于專業(yè)人員緊缺，信息化設(shè)備老化，這將直接影響信息化檔案管理模式的建立，也存在檔案管理人員不懂如何使用信息化設(shè)備的問題。

（三）欠缺先進的信息化檔案管理意識以及統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。我國各海事航保單位多年來一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，習(xí)慣用紙質(zhì)檔案去記錄所需信息，因此深受習(xí)慣影響，并未將信息化的檔案管理模式納入單位未來規(guī)劃之中，間接制約了信息化檔案管理的發(fā)展。并且，我國也并未出臺海事航保檔案的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，致使各單位在進行管理時均存在較大的隨意性，不同單位對于檔案的分類編號并無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可能在同一類別的檔案之中出現(xiàn)了完全不相同的編號，內(nèi)容也不盡一致，在這種情況下，導(dǎo)致了檔案的利用性差，使檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的效用。

（四）缺乏專業(yè)的高素質(zhì)工作人才。近年來，由于海事航保單位在招聘相關(guān)工作人員時，門檻逐漸提高，但是人員的數(shù)量卻逐漸下降，致使許多海事航保單位內(nèi)從事檔案管理工作的人員都身兼數(shù)職。這些人員當(dāng)中相當(dāng)一部分并沒有受過專業(yè)的知識培訓(xùn)，他們在對檔案進行管理時的一些行為，多是憑借過往工作中積累下來的經(jīng)驗。但恰恰因為他們不具備專業(yè)的管理知識，以至于文件內(nèi)容雜亂無章、擺放也不盡規(guī)整，甚至在工作中可能會出現(xiàn)漏收檔案、遺失檔案的情況。個別的海事航保單位，甚至?xí)⑦@個崗位工作交由臨近退休的人員完成，將其視為退休前的過渡崗位。即便某些單位設(shè)立了專人管理，但是這些人的年齡普遍偏大，以至于存在知識老套等問題，導(dǎo)致他們可能不懂得如何使用先進的信息化設(shè)備，以上原因都制約了海事航保單位檔案管理的發(fā)展進程。

五、解決海事航保檔案管理問題的對策

（一）制定合理有效的長期發(fā)展規(guī)劃。當(dāng)前，各單位應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，制定好未來的檔案管理規(guī)劃。面對現(xiàn)如今的新形勢，檔案將會在收集途徑以及后續(xù)的利用中，迎來新的改革。制定新的檔案管理規(guī)劃，明確日后一段時期內(nèi)的檔案管理工作目標(biāo)、流程等，促進檔案管理工作的有序發(fā)展，如今已經(jīng)成為了一項任務(wù)。在制定新的檔案管理規(guī)劃時，應(yīng)當(dāng)遵守下述原則：1.依據(jù)實際，合理規(guī)劃。檔案管理規(guī)劃要時刻包含于單位總體發(fā)展規(guī)劃之中，并且要立足當(dāng)前單位所擁有的人力以及物力進行考量。2.注重當(dāng)下，放眼未來。既要把目前的檔案管理工作做好，又要細致考慮未來工作的發(fā)展方向，需要將當(dāng)前問題與日后發(fā)展結(jié)合在一起進行規(guī)劃。3.具備可行性。應(yīng)當(dāng)依據(jù)各單位自身的實際情況，做出適合本單位的管理規(guī)劃。做到因單位制宜，因人制宜。

（二）加速信息化進程。必要的信息化設(shè)備，是各海事航保單位實現(xiàn)信息化檔案管理模式的基礎(chǔ)，所以各海事航保單位應(yīng)當(dāng)在財政支出資金上給予支持，用于購買這些設(shè)備。首先，對于從事檔案管理的工作人員，應(yīng)定期為他們舉辦相關(guān)器材的使用培訓(xùn)，做到物盡其用。其次，將各類與海事航保管理有關(guān)的系統(tǒng)軟件對接檔案管理系統(tǒng)，從而可以將工作中產(chǎn)生的各檔案進行電子化歸檔，保證了檔案的規(guī)范性以及安全性。除此以外，為了提高海事航保檔案管理中的模塊化管理水平，在日常辦公后，應(yīng)將需要歸檔的文件分類存放至公文庫中。

（三）提高管理意識，制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。從海事航保單位的領(lǐng)導(dǎo)做起，就應(yīng)當(dāng)認識到信息化的管理模式，對于單位的未來發(fā)展存在較大好處。在信息化的檔案管理模式中，不僅減少了查詢檔案用時，而且保證了檔案的全面性，為海事航保單位日后工作的發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。各海事航保單位也可以定期舉辦宣講活動，意在使工作人員提高檔案管理意識，敦促每位工作人員為加快信息化檔案管理工作貢獻自己的力量。由于目前各海事航保單位所實行的管理標(biāo)準(zhǔn)各不相同，所以導(dǎo)致檔案出現(xiàn)利用性低下的情況，針對此現(xiàn)象，各單位應(yīng)聯(lián)合出臺統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來不僅方便本單位內(nèi)部對檔案的查閱與利用，還可以實現(xiàn)不同單位之間的信息共享。

（四）提升檔案管理人員的工作素質(zhì)。各海事航保單位可以通過擴招或略微降低錄取標(biāo)準(zhǔn)，從而招聘一些年齡較小且具備專業(yè)檔案管理知識的人才。在其入職后，應(yīng)對他們進行一個較為系統(tǒng)的海事航保知識培訓(xùn)，使其了解到海事航保檔案中所應(yīng)覆蓋的相關(guān)內(nèi)容。海事航保單位還可以定期組織相關(guān)工作人員前往同行單位參觀學(xué)習(xí)，以增強自身在檔案管理方面的工作水平。在日常工作中，要鼓勵他們積極學(xué)習(xí)信息化檔案管理模式的相關(guān)知識，提高信息化技術(shù)水平。除此之外，對于在日常工作中表現(xiàn)突出的人員，可以給予一定獎勵，從而調(diào)動大家的工作積極性。只有不斷推動人才隊伍的建設(shè)，才可以為信息化的檔案管理模式提供強有力的人員保證。

六、結(jié)語

綜上所述，海事航保檔案管理工作應(yīng)當(dāng)立足當(dāng)前，放眼未來，盡力滿足海事航保事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。這同時要求各海事航保單位積極解決在檔案管理中出現(xiàn)的各類問題，采取針對性的解決措施，全面推動信息化檔案管理模式的發(fā)展進程，力爭從根本上解決阻礙海事檔案航保管理事業(yè)發(fā)展的各項問題，從而促進海事航保檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。