檔案館搬遷工作探討

一、制定詳細(xì)的搬遷計(jì)劃

檔案館搬遷工作是一項(xiàng)繁雜又細(xì)致的工作，且在學(xué)校檔案館人員少、時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，搬遷工作過(guò)程中存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。全館人員應(yīng)統(tǒng)一思想、精密組織、分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)配合，根據(jù)檔案材料的不同類別，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，成立檔案搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組。制定詳細(xì)可行的搬遷計(jì)劃，包括打包物品的計(jì)劃準(zhǔn)備、檔案材料清理打包、搬運(yùn)路線、檔案上架等整個(gè)搬遷過(guò)程及搬遷中的突發(fā)事件都要提前做好計(jì)劃和預(yù)案，確保打包期間、搬遷期間及上架期間檔案材料的安全和有序。各環(huán)節(jié)工作都要高度重視、明確職責(zé)，把此項(xiàng)搬遷工作細(xì)分到每一個(gè)人，力爭(zhēng)做好收集、打包、搬遷及上架過(guò)程中的安全有序和保密工作。

二、準(zhǔn)備工作

（一）提前熟悉新館格局和各功能用房的分布，科學(xué)、合理規(guī)劃新館藏。根據(jù)檔案材料的特殊性，我們?cè)趯?duì)新館館藏布局、家具及辦公用品擺放等要有一定的前瞻性，一旦位置確定就不要輕易改變。根據(jù)學(xué)校檔案館收藏檔案資源的特點(diǎn)（如載體、內(nèi)容、性質(zhì)等不同），結(jié)合學(xué)校新館的建筑結(jié)構(gòu)、空間分布及各館藏檔案的數(shù)量、檔案資源的借閱量等進(jìn)行合理布局，設(shè)置文書(shū)類檔案庫(kù)、財(cái)會(huì)類檔案庫(kù)、特殊載體檔案庫(kù)、實(shí)物（聲像）檔案庫(kù)和資料庫(kù)。分別做好館內(nèi)各館藏房間的通風(fēng)、防火、防潮等“十防”工作和門(mén)窗加固等安全防護(hù)措施，保障即將進(jìn)館檔案材料的安全。根據(jù)建筑特點(diǎn)及館藏初步布局，繪制簡(jiǎn)單的館藏平面導(dǎo)航圖，張貼于館內(nèi)大廳，可以讓初到檔案館的利用者、來(lái)訪者能夠清楚了解新館各房間的功能及用途。

（二）詳細(xì)梳理、清理舊館館藏檔案。目前學(xué)校檔案館館藏有黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、財(cái)會(huì)類、基本建設(shè)類、實(shí)物（聲像）類等共12大類5萬(wàn)余卷檔案。因舊檔案館受場(chǎng)地、設(shè)施、設(shè)備的限制，很多同一類檔案沒(méi)有放在一處，在搬遷前我們要對(duì)全館檔案資源進(jìn)行詳細(xì)評(píng)估，分門(mén)類對(duì)檔案進(jìn)行清查，徹底做好檔案盤(pán)庫(kù)工作。

從學(xué)?！澳洗笾恰睓n案管理系統(tǒng)中分類別導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)條，并逐條核對(duì)紙質(zhì)檔案與電子案卷目錄、分類目錄，對(duì)已經(jīng)借出未及時(shí)歸還的檔案材料要進(jìn)行追還，對(duì)因場(chǎng)地不夠等原因?qū)е峦活悇e的檔案材料分散在各處的要進(jìn)行清理、校正和歸位，并對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)做好可靠的記載和備份工作。利用紙箱和專業(yè)封裝工具對(duì)紙質(zhì)的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等進(jìn)行有序的成捆成箱打包封裝，檔案館工作人員在進(jìn)行檔案材料清點(diǎn)、下架、裝箱時(shí)要注意順序和數(shù)量，用黑色記號(hào)筆在紙箱上詳細(xì)、清楚地寫(xiě)下盒數(shù)、主要內(nèi)容、起止檔號(hào)、箱號(hào)、到新館的庫(kù)房號(hào)等，用膠帶封好和專業(yè)的打包機(jī)捆扎結(jié)實(shí)，打包和封裝過(guò)程中要注意檔案的連貫性，并和打印出來(lái)的卷內(nèi)案卷總目錄一一對(duì)應(yīng)，每一類打包完成后要按箱號(hào)大小順序排列好，及時(shí)清理紙箱數(shù)量并做好登記，以便到達(dá)新館后能盡快核驗(yàn)。對(duì)評(píng)估價(jià)值較高的如花瓶、獎(jiǎng)牌、字畫(huà)、印章、證件、紀(jì)念品等實(shí)物類檔案材料要做好專門(mén)的特殊化處理，要用專門(mén)的紙箱、木箱、木架及填充泡沫等小心包裝、封裝及填充，逐條做好特殊記錄，以便在搬遷過(guò)程中進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，以防止碰壓損壞現(xiàn)象發(fā)生。

三、檔案資源搬遷及上架

（一）搬遷。因檔案材料的特殊性，需請(qǐng)專業(yè)的搬家公司來(lái)協(xié)助完成搬遷工作。與搬家公司提前溝通，召開(kāi)搬遷工作專題會(huì)議，確定好具體的搬遷方案、費(fèi)用，聯(lián)系好車輛及注意事項(xiàng)，并簽署搬遷保密協(xié)議。檔案館工作人員要提前認(rèn)真做好檔案材料出庫(kù)情況檢查，逐一核實(shí)出庫(kù)檔案類型、數(shù)量、箱包順序以及該趟車共裝了多少案卷，做好每日檔案出庫(kù)臺(tái)賬記載。指導(dǎo)搬遷工人在裝車時(shí)要注意按館藏區(qū)域順序和打包紙箱順序裝車，確保檔案材料不亂、不少、不損，盡量保持檔案打包紙箱的連貫性，保持彼此檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。搬遷過(guò)程中要專人負(fù)責(zé)，運(yùn)輸途中要專人跟隨，防止車上的檔案材料在運(yùn)輸過(guò)程中丟失、損壞。實(shí)物類花瓶、獎(jiǎng)牌、字畫(huà)、紀(jì)念品等在上車、運(yùn)輸、卸車時(shí)要提醒搬遷工人輕拿輕放，避免發(fā)生碰撞或劃傷釉面而影響美觀和使用，出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)、解決；組織相關(guān)人員把各類檔案資源直接搬運(yùn)到相應(yīng)的功能區(qū)域，并對(duì)箱子封條及包裝完好情況進(jìn)行逐一查驗(yàn)。

（二）上架。將檔案搬運(yùn)到相應(yīng)館藏位置，及時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行整理、排架和上架工作，排架、上架工作是一項(xiàng)繁瑣、復(fù)雜的過(guò)程，檔案館工作人員要齊心協(xié)力，對(duì)每箱(包、袋)檔案小心拆封，并與紙質(zhì)案卷目錄進(jìn)行一一核對(duì)，注意數(shù)量和檔案的完整性，按各類檔案流水號(hào)順序?qū)μ?hào)入座、及時(shí)上架。對(duì)部分檔案盒（袋）有破損的要及時(shí)裝裱、修復(fù)、更換，保質(zhì)保量完成檔案材料上架任務(wù)，以方便查閱利用。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，學(xué)校檔案管理?xiàng)l件的改善，是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的重要體現(xiàn)。充分利用好先進(jìn)檔案管理設(shè)施設(shè)備，發(fā)揮出檔案應(yīng)有的功能，把學(xué)校檔案管理推向整理標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，使學(xué)校檔案管理水平上一個(gè)新臺(tái)階。