淺談檔案在實際工作中的應用

一、檔案的概念

檔案的定義有多種提法，比較權威的有兩種。中華人民共和國行業(yè)標準《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）對檔案的表述：國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄；吳寶康在《檔案學概論》中對檔案的定義：檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案的定義包含四種含義：1.檔案是各種機關組織和個人在特定的社會活動中形成的。2.檔案是由文件轉化來的。3.檔案是歷史的原始記錄。4.檔案載體形式的多樣化。

二、檔案工作的特點

表面上看，檔案工作既繁瑣又平淡，主要和流水性的文件資料打交道，收集歸檔、入庫，隨之又會產(chǎn)生很多大量的后續(xù)檔案材料，如此周而復始工作。實際上，檔案工作是一項非常重要且專業(yè)性較強的工作。檔案工作是一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的一部分。中國人民大學信息資源管理學院王英瑋教授在《新時代檔案文化建設》中認為：1.檔案是確定發(fā)展愿景的重要依據(jù)，是繪制國家未來發(fā)展藍圖的智慧源泉。2.檔案是支持高層管理者確立使命的“思想孵化器”。3.檔案是支持各單位制定戰(zhàn)略目標和行動方案目標的“推進劑”。檔案與單位生存和發(fā)展的關系功能與作用：1.記憶功能。社會組織生命周期范圍內的管理經(jīng)營活動的數(shù)據(jù)、經(jīng)驗、事實、知識、智慧等內容的記憶。2.維系功能。檔案是社會組織生存與發(fā)展的“護身符”和“護衛(wèi)軍”。3.支持功能。檔案是支持社會組織正確決策的重要工具；4.資源功能。檔案是社會組織發(fā)展的“信息和智慧”的“燃料倉庫”，可為社會組織起飛提供“助推劑”。5.制導功能。檔案可以為社會組織發(fā)展明確方向。6.培訓功能。檔案是社會組織員工培訓和建立學習型團隊的生動教材。7.診斷功能。檔案是發(fā)現(xiàn)社會組織經(jīng)營問題的基本依據(jù)。具體作用：1.合理決策的工具作用。2.化解矛盾的“醫(yī)療”工具。3.業(yè)績評估的工具。4.發(fā)現(xiàn)核心人才的識別工具。5.組織生產(chǎn)的依據(jù)。6.評價企業(yè)整體經(jīng)營狀況的手段。7.員工培訓的素材等。

三、煤礦企業(yè)檔案工作分析

以煤礦企業(yè)申請安全生產(chǎn)許可證變更為例：煤礦企業(yè)申請安全生產(chǎn)許可證，有首次申請、延期、直接延期、變更、注銷5種形式。安全生產(chǎn)許可證變更，需要提供的材料有：1.煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)許可證變更申請書。2.變更后的工商營業(yè)執(zhí)照副本。3.主要負責人任命文件（或者聘書）。4.變更后的主要負責人安全生產(chǎn)知識和管理能力考核合格證。5.煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)許可證正、副本。

（一）煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)許可證變更申請書。申請書的內容涉及煤礦企業(yè)的主管單位基本情況、煤礦企業(yè)的基本情況和變更內容。這三方面的內容，每一項都要有準確翔實的歷史記錄依據(jù)。變更前和變更后的內容也必須有據(jù)可查，不可或缺。如果檔案管理做不好，查找這些歷史資料數(shù)據(jù)內容就會增加許多難度。甚至如果查不到準確的資料，弄虛作假，胡寫亂造，是根本行不通的，導致下一步的工作無法進行。

（二）變更后的工商營業(yè)執(zhí)照。這方面涉及到企業(yè)的各種資質證照管理檔案。就煤礦企業(yè)來說，有營業(yè)執(zhí)照、采礦許可證、安全生產(chǎn)許可證、不動產(chǎn)登記證、爆破作業(yè)許可證等，資質證照缺了任何一個方面，企業(yè)將無法正常生產(chǎn)經(jīng)營。促使企業(yè)必須管理好各種檔案。

（三）主要負責人任命文件。這方面涉及到文書檔案。每一份任命文件關系到任命人員的工作崗位調整記錄、福利待遇等方方面面。如果檔案管理工作不到位，任命文件丟失或損壞，有可能會引起許多負面效應，引起不必要的矛盾、糾紛等。

（四）變更后的主要負責人安全生產(chǎn)知識和管理能力考核合格證。這方面涉及企業(yè)的培訓檔案工作，企業(yè)每個員工都必須經(jīng)過培訓才能上崗；員工的培訓情況要及時準確記入個人培訓檔案，以便準確掌握員工培訓情況，更好地進行監(jiān)督和管理。檔案記錄的內容包括：培訓時間、地點、內容、課時、考勤、考試或考核成績、證書編號及有效期、教員姓名。特別是培訓證書管理，主要負責人安全生產(chǎn)知識和管理能力考核合格證、管理人員安全生產(chǎn)知識和管理能力考核合格證、特殊工種操作資格證、一般作業(yè)人員培訓證書等，都要分別分類管理。如果管理缺失，在上級主管部門核查時不能提供相關培訓檔案或證書，視為未培訓，輕者罰款，嚴重者有可能停產(chǎn)停業(yè)。充分說明檔案工作在實際工作中具有十分重要的地位和作用。