院校合并后檔案管理工作初探

檔案管理工作作為我國(guó)院校管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)推動(dòng)我國(guó)學(xué)院事業(yè)發(fā)展具有重要的影響作用。院校合并對(duì)檔案管理工作造成了一定沖擊。因此學(xué)校有必要針對(duì)院校合并實(shí)際情況，盡快探尋行之有效的檔案管理工作路徑，不斷提高檔案管理工作成效，從而在積極完善院校合并檔案管理工作的同時(shí)，推動(dòng)我國(guó)教育教學(xué)改革進(jìn)一步深化。

一、院校合并對(duì)檔案管理的影響分析

兩個(gè)或多個(gè)學(xué)科與層次不盡相同的院校在完成合并之后，檔案全宗將從原本各校的一個(gè)全宗變化為院校合并后的多個(gè)全宗。同時(shí)，由于合并的各院校在建校時(shí)間、辦學(xué)理念、基本職能等諸多方面存在一定差異性，受此影響，使得院校合并后的檔案管理工作，在管理體制、管理方法等各個(gè)方面存在明顯差異。譬如有院校在合并之前采用檔案集中管理方式，也有院校在合并前采用分散管理方式，受此影響，在院校合并之后，各學(xué)校在檔案管理方式上容易出現(xiàn)沖突。另外，在院校合并之后將會(huì)形成新院校，原本各學(xué)校中設(shè)立的眾多立檔單位將統(tǒng)一成同一立檔單位，由此也會(huì)對(duì)檔案管理的人員配置、設(shè)置檔號(hào)模式、劃分檔案全宗等產(chǎn)生直接影響，容易出現(xiàn)檔案管理工作混亂、管理方法與管理理念之間互不相容等問(wèn)題。

二、院校合并后檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）缺乏完善的檔案管理機(jī)制。具體來(lái)說(shuō)，目前在院校合并后的檔案管理工作中，面臨的一大現(xiàn)實(shí)問(wèn)題即為缺乏統(tǒng)一完善的檔案管理機(jī)制。據(jù)觀察，在院校合并之后，學(xué)校普遍會(huì)將學(xué)校基建與教學(xué)管理工作作為工作重點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作的重視力度相對(duì)較小，加之部分院校管理人員未能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，因此導(dǎo)致院校合并后檔案管理工作始終滯后于其他常規(guī)工作。此外，在院校合并之后，學(xué)校在采用分校區(qū)辦公模式下，使得檔案資源逐漸分散，各校區(qū)檔案管理人員之間難以第一時(shí)間進(jìn)行溝通聯(lián)系，因此也在一定程度上制約了檔案管理工作成效的提升。由于缺乏規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致各檔案部門及工作人員在職責(zé)、工作范圍等方面較為模糊。特別是院校合并之后，可能直接取消部分原有檔案管理機(jī)構(gòu)，原檔案管理人員也將面臨重組與崗位變動(dòng)等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，其對(duì)院校合并后檔案管理工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生了一定阻礙作用。

（二）難以實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理。部分地方院校在合并過(guò)程中因條件有限，難以統(tǒng)一集中所有辦公地點(diǎn)，而原組成院校所在位置并不相同，院校間存在一定距離，針對(duì)這一情況，即便在合并之后學(xué)校也多會(huì)選擇使用分校區(qū)管理的模式，為便于各校區(qū)與辦公單位繼續(xù)使用檔案，院校合并后檔案通常仍存放于原校區(qū)，因此大大影響了檔案集中統(tǒng)一管理。另外，在合并之前各組成院校的檔案質(zhì)量不盡相同，合并后不利于實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一集中管理。例如部分院校因只簡(jiǎn)單設(shè)置檔案室，且檔案管理工作多交由學(xué)校行政部門工作人員兼職完成，因此受到此類人員自身專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)等因素的限制，導(dǎo)致檔案材料容易出現(xiàn)短缺、立卷規(guī)范性不足等問(wèn)題。而在合并之后，檔案管理人員流動(dòng)或崗位出現(xiàn)變動(dòng)，也使檔案收集整理產(chǎn)生一定影響。

（三）人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊。各院校在尚未合并時(shí)，學(xué)校類型、管理風(fēng)格等并不完全相同，因此導(dǎo)致檔案管理在管理理念與管理方法等方面出現(xiàn)明顯差異，導(dǎo)致院校在合并之后，各組成院校的檔案管理工作將容易出現(xiàn)各種矛盾沖突，影響集中統(tǒng)一的檔案管理模式的深入落實(shí)。另外考慮到各院校在未合并時(shí)，其選用的檔案管理人員在職業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)方面也存在差異性，而在院校合并之后，各部門對(duì)人事關(guān)系進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，使得檔案管理人員出現(xiàn)較大流動(dòng)，部分缺乏較高檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)技能與綜合素養(yǎng)的工作人員可能混入檔案管理工作團(tuán)隊(duì)中。尤其是院校合并后為積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流大力開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，也使得合并前學(xué)校中年齡稍長(zhǎng)、缺乏較高信息技術(shù)操作能力和信息素養(yǎng)的檔案管理人員難以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致院校合并后的檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)真正的深入融合。

（四）管理技術(shù)手段相對(duì)落后。由于各院校在合并之前，檔案管理方面的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作方法等存在差異，因此使得院校合并后，檔案信息在合并與集中管理中缺乏相應(yīng)的規(guī)范性。例如有的院校在合并前的檔案管理中多采用計(jì)算機(jī)檢索方式；部分規(guī)模較小、條件有限的院校在合并前的檔案管理工作中只簡(jiǎn)單使用手工檢索的方式。同時(shí)院校因缺乏對(duì)檔案管理的高度重視，使得許多院校很少將大量資金投入到檔案管理信息化建設(shè)中，并積極通過(guò)組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)等方式，以整體提高學(xué)校檔案管理的信息化程度。因此面對(duì)院校合并后出現(xiàn)的多樣化檔案管理需求，傳統(tǒng)落后的檔案管理技術(shù)手段顯然無(wú)法幫助工作人員深入落實(shí)檔案管理工作。

三、院校合并后落實(shí)檔案管理工作的對(duì)策

（一）構(gòu)建完善檔案管理機(jī)制。1.主動(dòng)創(chuàng)新檔案管理意識(shí)。院校合并后在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，首先需樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)。學(xué)?？梢岳眯@網(wǎng)、QQ工作群等各種媒介途徑，在所有校區(qū)中加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，使得學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及全體工作人員均可以對(duì)檔案管理形成正確認(rèn)知，并主動(dòng)配合相關(guān)人員完成檔案管理工作。學(xué)校也需要由校長(zhǎng)牽頭，責(zé)成主管副校長(zhǎng)與檔案管理部門工作人員、學(xué)校信息技術(shù)人員共同成立校檔案信息化管理工作小組，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求完成全校檔案管理工作。2.健全細(xì)化檔案管理制度。由于院校在合并之前各院校勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)檔案管理方法、規(guī)定內(nèi)容等不盡相同的情況，因此為避免在合并后原組成院校在檔案管理方面出現(xiàn)管理理念、管理機(jī)制等相互沖突的情況，需要積極建立統(tǒng)一完善的校檔案管理制度。在此過(guò)程中，學(xué)校首先需要嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等國(guó)家針對(duì)檔案管理制定的規(guī)范條例，在與學(xué)校自身實(shí)際以及檔案管理工作要求進(jìn)行充分結(jié)合下，制定出符合院校合并條件的統(tǒng)一完善的檔案管理規(guī)章制度，尤其需要對(duì)檔案工作的具體流程、檔案管理人員應(yīng)負(fù)職責(zé)等進(jìn)行統(tǒng)一明確，從而為各院校檔案管理工作的有機(jī)融合奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，保障院校合并后檔案管理工作順利進(jìn)行。例如在各校區(qū)間的檔案交接中，應(yīng)當(dāng)規(guī)定交接方嚴(yán)格參照移交目錄對(duì)需要交接的檔案進(jìn)行嚴(yán)格清點(diǎn)核對(duì)，規(guī)范填寫交接文據(jù)，確定移交檔案的具體數(shù)量、檔案起止年代等相關(guān)信息。管理人員需要對(duì)目錄與案卷進(jìn)行認(rèn)真審核，規(guī)范執(zhí)行交接手續(xù)，要求雙方共同在交接文據(jù)上簽字蓋章后，才算完成檔案交接工作。

（二）實(shí)施檔案相對(duì)集中管理。筆者認(rèn)為，院校合并后的檔案管理工作可以根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況積極采用相對(duì)集中管理的管理理念。針對(duì)鄰近各學(xué)校相互合并組建形成的新學(xué)校，應(yīng)主動(dòng)為檔案集中管理創(chuàng)造有利條件。例如某新建本科院校是由鄰近的醫(yī)學(xué)院、師范院校和職業(yè)技校合并組建，在合并后將原本的3個(gè)院校按照其具體方位設(shè)立成東校區(qū)、南校區(qū)、北校區(qū)。學(xué)校高度重視檔案管理工作，選擇位于東校區(qū)和北校區(qū)之間的南校區(qū)建立檔案館，新建館舍超過(guò)2000m2，將三個(gè)校區(qū)共計(jì)超過(guò)12萬(wàn)卷（袋）檔案實(shí)體進(jìn)行有機(jī)整合，并將原本各院校的檔案管理人員與檔案設(shè)備等統(tǒng)一集中在該新建檔案館中。在相對(duì)集中管理理念下，該學(xué)校檔案館不再簡(jiǎn)單地將各原校區(qū)檔案館相加，而是通過(guò)集中檔案管理機(jī)構(gòu)并對(duì)原本分散的各項(xiàng)檔案管理資源進(jìn)行優(yōu)化整合與科學(xué)配置，實(shí)現(xiàn)院校合并后的檔案集中統(tǒng)一管理。如果合并的院校之間距離遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)日常辦公時(shí)間所能抵達(dá)的程度，則為了防止檔案管理資源呈分散化，影響檔案管理成效，需要積極運(yùn)用相對(duì)集中管理的方式，在各校區(qū)設(shè)置學(xué)校檔案館分部與分區(qū)，并根據(jù)各校區(qū)自身?xiàng)l件、檔案管理水平等由校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門主管人員統(tǒng)一調(diào)配檔案管理人員、檔案管理設(shè)備等相關(guān)資源，進(jìn)而從管理層面實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離院校合并的檔案集中統(tǒng)一管理。

（三）建設(shè)高水平檔案管理團(tuán)隊(duì)。1.培育專業(yè)檔案管理人才。在院校合并后的檔案管理工作中，需要學(xué)校在加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重視力度的基礎(chǔ)上，積極構(gòu)建具有較高業(yè)務(wù)能力與綜合素養(yǎng)的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。為此，學(xué)校可以通過(guò)積極組織現(xiàn)有檔案管理工作人員，利用觀看網(wǎng)絡(luò)視頻課程、參加專業(yè)培訓(xùn)教育活動(dòng)等方式幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的管理理念以及檔案管理技術(shù)手段，尤其是注重加強(qiáng)各種現(xiàn)代化、信息化檔案管理技術(shù)手段以及相關(guān)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使本職崗位工作要求與工作情況充分結(jié)合，有效提升檔案管理工作效率。與此同時(shí)，學(xué)校可以組織檔案管理人員前往其他優(yōu)秀院校參觀培訓(xùn)，與同行業(yè)中的專業(yè)人士、優(yōu)秀工作者積極進(jìn)行溝通交流，相互分享在檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)與工作方法等，用以進(jìn)一步擴(kuò)展檔案管理人員的工作視野，及時(shí)改善其在檔案管理中存在的問(wèn)題與不足。2.加強(qiáng)人員績(jī)效考核激勵(lì)。為了能夠有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，同時(shí)盡可能避免因院校合并而導(dǎo)致檔案管理人員流動(dòng)過(guò)于頻繁、大量崗位出現(xiàn)變動(dòng)等情況，為學(xué)校深化落實(shí)檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。學(xué)校還需要針對(duì)檔案管理人員建立績(jī)效考核機(jī)制和激勵(lì)制度。如將檔案管理人員的信息素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力水平、主動(dòng)管理意識(shí)等納入績(jī)效考核范疇中，將考核結(jié)果和檔案管理人員的獎(jiǎng)金以及其他福利待遇掛鉤。對(duì)于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，能夠自覺(jué)按照相關(guān)規(guī)定要求，靈活使用多樣檔案管理技術(shù)手段，精準(zhǔn)、高效完成檔案管理工作的工作人員，學(xué)校要視情給予一定獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，并將其樹(shù)為模范，號(hào)召其他檔案管理人員向其學(xué)習(xí)，為院校落實(shí)檔案管理工作提供良好的人才支持。

（四）強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。1.構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在信息化時(shí)代，仍然使用傳統(tǒng)的人工管理方式顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)院校合并后的多樣化檔案管理工作需要。不利于各校區(qū)檔案資源之間的相互流通、傳輸，容易對(duì)學(xué)校全面優(yōu)化檔案管理工作成效造成一定阻礙。筆者認(rèn)為，院校合并后，學(xué)校需要對(duì)各原校區(qū)的現(xiàn)有優(yōu)勢(shì)資源進(jìn)行優(yōu)化整合，根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建全新、統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。如通過(guò)利用集成化技術(shù)將各校區(qū)的局域網(wǎng)進(jìn)行相互連接，納入同一個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系當(dāng)中，同時(shí)在該檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系當(dāng)中，要求各校區(qū)使用統(tǒng)一的專業(yè)信息化檔案管理軟件，并將OA系統(tǒng)引入其中，進(jìn)而使得各檔案館以及檔案管理工作人員隨時(shí)隨地與學(xué)校科研人員、教職管理人員等進(jìn)行溝通，在線完成檔案信息資源的搜集整理與檔案歸檔工作，打破以往院校合并后各校區(qū)檔案管理工作中的“信息孤島”情況，切實(shí)保障檔案管理的及時(shí)性、檔案信息的完整性與真實(shí)性。2.電子檔案的建設(shè)與管理。針對(duì)以往學(xué)校紙質(zhì)檔案或其他物理載體形式的檔案信息，需要在院校合并后由學(xué)校檔案管理人員統(tǒng)一使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)手段將其進(jìn)行數(shù)字化處理，使得此類檔案信息可以分門別類地存放在對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，便于其他人員對(duì)檔案信息的調(diào)取使用。此外，學(xué)校還需要主動(dòng)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，配置相應(yīng)的智能檔案管理設(shè)備，如通過(guò)在檔案管理信息系統(tǒng)中加裝智能信息采集裝置，自動(dòng)完成各項(xiàng)檔案信息的采集整理工作。成立學(xué)校網(wǎng)絡(luò)檔案館，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和智能檢索技術(shù)等，使得用戶可以通過(guò)直接在檢索欄中鍵入關(guān)鍵詞，便可以迅速獲取其需要的檔案信息。但值得注意的是，學(xué)校也需要在檔案管理信息化建設(shè)中，通過(guò)為相關(guān)人員賦予相應(yīng)權(quán)限并將防火墻、病毒查殺軟件等運(yùn)用在檔案管理信息平臺(tái)中，以此有效增強(qiáng)檔案管理的安全可靠性。

四、結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)院校合并后檔案管理工作中存在的檔案管理機(jī)制尚不完善、難以有效實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一集中管理、檔案管理人員的職業(yè)能力與綜合素養(yǎng)參差不齊、管理技術(shù)手段先進(jìn)性不足等問(wèn)題。需要相關(guān)工作人員切實(shí)結(jié)合院校合并的背景，及其對(duì)檔案管理的實(shí)際需要，在嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)法規(guī)的同時(shí)，主動(dòng)健全檔案管理機(jī)制。運(yùn)用相對(duì)集中管理理念實(shí)現(xiàn)檔案集中管理的同時(shí)，積極構(gòu)建專業(yè)的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，并不斷強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，從而在院校合并后檔案管理工作可以繼續(xù)得到深入落實(shí)。