淺議高校檔案信息化建設與公共服務能力

一、高校檔案信息化建設

高校檔案信息化建設，是高校檔案管理過程中應用現(xiàn)代信息技術(shù)，把各個部門運行過程中匯聚起來的信息資源充分開發(fā)出來，使之成為各個部門便于接受和利用的信息產(chǎn)品，并以其為媒介，實現(xiàn)高校檔案信息共享。換句話說，是以數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡為主體，把檔案部門收集的文字、圖紙、聲像、實物等檔案信息存儲在光盤、磁盤等載體中，通過計算機網(wǎng)絡和終端實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，為各個部門提供更為便捷、生動、豐富的檔案信息服務。

二、高校檔案信息化建設的必要性

第一，近年高校信息化發(fā)展的速度非?？?，檔案載體的類型由原來單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為光盤、電子等多種材料為載體的檔案。紙質(zhì)檔案在整理和裝訂中需要大量人力、物力，因此會受儲存空間、保管期限等因素影響，不能永久保存，到一定期限就要銷毀。因此，會導致信息的流失，只有實現(xiàn)信息化，才能保證高校檔案信息的完整與安全。另外，高校檔案在校史研究、教學評估、科學研究、學歷認證方面，特別是學生檔案作為黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)方面，發(fā)揮了重要作用。第二，高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化，任何工作人員將不受任何時間、地點、空間的限制，隨時可利用電腦、手機，進入高校檔案管理系統(tǒng)，查詢需要的檔案信息，使工作變得簡易、快捷，提高了工作效率。第三，實現(xiàn)檔案信息化可以保證檔案利用時效。

三、高校檔案公共服務能力

高校檔案的工作服務內(nèi)容就是提供現(xiàn)在與往屆人才的學籍、學歷信息，往屆學生的學歷證明?，F(xiàn)在信息化社會，需要各種各樣人才，為了使各單位尋求到更加合適的人才，高校就要為這些單位提供真實、可靠的人才學歷信息，幫助辨別人才學歷的真?zhèn)?。為社會用人單位與企業(yè)建立誠信的橋梁。

（一）檔案信息化背景下的公共服務能力。1.變被動服務為主動提供。當前，檔案信息化和檔案管理服務理念并未同步，多數(shù)檔案管理人員的認識還停留在“做好本職工作”階段，即做好檔案的實體管理、接待來訪部門和個人等。所以，檔案部門的信息化建設，更需從職工入手，確立重新規(guī)劃工作內(nèi)容、制定相關(guān)的工作標準，變被動為主動，來轉(zhuǎn)變工作人員的服務理念。2.變紙質(zhì)文檔為數(shù)字資源。檔案信息化的發(fā)展，使檔案管理部門提供服務的資源也發(fā)生了較大變化。資源載體由紙質(zhì)文檔變?yōu)閿?shù)字資源，這意味著，檔案的調(diào)取、查閱、使用更為高效，如何利用這些數(shù)字資源，更方面、快捷、全面地為大眾提供服務，是每個檔案管理者需要思考的問題。3.變扁平服務為立體架構(gòu)。從工作內(nèi)容來說，以往的工作內(nèi)容主要為：檔案的接收、征集和整理、價值鑒定、保管、編目與檢索、利用服務、檔案統(tǒng)計，而現(xiàn)今的立體架構(gòu)體系則對現(xiàn)有文檔做好分級，不同用戶有不同的訪問權(quán)限，也就是哪些信息可以對外公布、需要訪問權(quán)限，提前申請，以及必須到館查閱，都必須基于互聯(lián)網(wǎng)特點進行分級。

（二）基于信息載體的高校公共服務平臺建設。在檔案信息化的背景下，搭建檔案部門的公共平臺，成為公開和獲取各類信息的重要渠道。1.移動端的檔案信息服務平臺建設。檔案信息化背景下的公共服務開展需要基于移動端，開發(fā)相關(guān)的信息服務平臺。高校檔案館可以建立微信公眾號，學生可以在手機上進行查詢、借閱、在線咨詢、預約登記等服務，隨時隨地享受到檔案館的公共服務。與此同時，檔案館還能在移動終端上發(fā)布新公告，成立“微型社區(qū)”開展話題討論，從而以多種方式來為用戶提供服務，增加用戶對檔案館的了解和參與程度。2.互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)站建設。針對本校服務的對象、性質(zhì)和部門設立學生檔案信息服務網(wǎng)頁，主要為本校師生、管理、教學、科研等服務，其服務范圍是有限制的。經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，對于不同職位的工作人員賦予不同的訪問權(quán)限，全體師生都可以查閱所需的檔案信息。外來查檔單位可以通過校園網(wǎng)查閱相關(guān)的檔案資料，實現(xiàn)遠程閱檔，充分發(fā)揮學生檔案的公共服務作用。學生檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫提供了大量的“標準化”電子數(shù)據(jù)信息，便于實現(xiàn)密集存儲和快速檢索。我校建立了完善的校園網(wǎng)絡，實現(xiàn)了學生檔案管理軟件輔助管理，為檔案信息網(wǎng)絡建設提供了一個強有力的支撐平臺。

隨著社會信息化的發(fā)展、公共服務理念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展在為檔案館公共服務提供便利的同時，也提出了全新的挑戰(zhàn)。所以高校檔案也要適應信息化浪潮，堅持“以人為本”的管理理念，創(chuàng)新服務模式、樹立服務意識，建立數(shù)字檔案館、構(gòu)建資源信息共享體系、依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、加大宣傳力度等手段，才能發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，不斷提高校學生檔案管理的公共服務水平。