巧妙運用統(tǒng)計表格和圖形提升文秘工作質(zhì)量

無論是哪一個行業(yè)的企業(yè)，辦公室文秘工作都屬于企業(yè)的核心工作管理部門，其主要的工作內(nèi)部不僅繁重、復雜，而且還需要對領(lǐng)導的指示進行準確的傳達，并且與基層的工作也要保持密切的聯(lián)系，使企業(yè)內(nèi)部的溝通效率能夠得到有效提升，所以，這就需要文秘具備更加高水平的表格與圖形運用能力，使整個工作過程更加規(guī)范，相關(guān)的人員能夠更加清楚地了解具體的工作內(nèi)容，從而使企業(yè)能夠保持更加規(guī)范的狀態(tài)向前發(fā)展。

一、文秘工作的重要性

文秘工作在企業(yè)的發(fā)展中可以說起著承上啟下的作用，能夠在很大程度上促進企業(yè)的正常發(fā)展，換句話說，文秘部門在企業(yè)占據(jù)著核心的地位。文秘工作的主要工作內(nèi)容是正確傳達領(lǐng)導的指示，督促工作人員按照要求工作，使整個企業(yè)上下都能夠按照要求完成任務。

對于文秘工作人員的要求來說，不僅需要其具備專業(yè)的工作能力，也需要具備強大的交流與共同能力，能夠全面掌握企業(yè)的發(fā)展情況，并且對各個部門了如指掌，同時，文秘也要具有一定的樂觀精神，采用理性的態(tài)度分析問題，使文秘工作的質(zhì)量能夠得到有效的提升。此外，也要要求文秘具有一定的計算機能力，能夠通過圖形、表格的方式規(guī)劃出具體任務的操作規(guī)范，并且也能夠?qū)ζ髽I(yè)的日常經(jīng)營發(fā)展工作進行記錄，采用表格與圖形的形式能夠使具體的內(nèi)容更加清晰，從而進一步提高企業(yè)的工作效率。

二、文秘所具備的素養(yǎng)

（一）職業(yè)素養(yǎng)。一名合格的文秘必須要具備超強的職業(yè)素養(yǎng)。一方面，文秘應該根據(jù)企業(yè)具體的規(guī)章制度，完成工作，不遲到、不早退，按時整理好各項工作內(nèi)容，對各種事項進行全面的掌握與把控，嚴格避免出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象，降低工作中出現(xiàn)失誤的情況，同時，也要對瑣碎時間進行合理的利用，從而有效提升工作的效率與質(zhì)量。另一方面，文秘應該具備一定的緊急事件處理能力，對于一些突發(fā)事件進行緊急處理，避免出現(xiàn)遺漏、重復等現(xiàn)象，同時，文秘也要結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，使工作能夠有條不紊地開展，全面提高自身的工作效率。

（二）道德素養(yǎng)。文秘工作的內(nèi)容與企業(yè)的實際發(fā)展息息相關(guān)，所以，文秘應該時刻以企業(yè)的利益為首要任務，在做任何事情時，都應該以大局為重，從企業(yè)發(fā)展的角度思考問題，嚴禁假公濟私、損害企業(yè)形象、破壞企業(yè)經(jīng)濟效益等現(xiàn)象出現(xiàn)，同時也要對自身的利益與企業(yè)的利益進行權(quán)衡，確保企業(yè)中的各項工作能夠順利開展，進一步實現(xiàn)文秘自身的工作價值，為企業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

三、提高文秘表格與圖形使用效果的措施

（一）在文件擬寫工作中應用表格與圖形。相比于純文字的表述，表格與圖形能夠使統(tǒng)計的資料更加清晰、直觀，使觀看的人能夠更加方便地對數(shù)據(jù)信息進行分析，進一步提高了工作的效率，使文件的內(nèi)容能夠躍然紙上。因此，為了能夠進一步提高文秘工作的質(zhì)量與水平，應該加強文秘表格與圖形的使用效果，從而使企業(yè)的數(shù)據(jù)信息的展現(xiàn)能夠更加簡潔、清晰、有條理，同時，以圖形和表格的形式進行記錄，也能夠使企業(yè)的數(shù)據(jù)資料得到長期的保存，十分有利于企業(yè)的發(fā)展。

（二）在會議記錄中應用圖形與表格開展文秘工作。會議記錄文秘的工作可以分為三個步驟：首先，是會前的準備工作。文秘應該在正式開會前，做好會議準備工作，確定開會的日期、時間以及地點，同時也要細化參會的人員、餐飲的安排，車輛的安排以及所需要使用的資料等，通過表格的方式進行記錄，能夠使其更加清晰地展現(xiàn)，這樣就能夠進一步提高文秘工作的效率。同時，在通過表格的方式進行會議記錄時，應該確保每一項實際的工作都能夠落實到個人的頭上，充分做好協(xié)調(diào)工作，并且明確責任人。其次是會中的具體工作。文秘不僅要做好記錄工作，也要對會議室內(nèi)的音響、投影、桌椅、話筒等進行逐一檢查，并且詳細做好登記。最后是會后收尾工作。文秘應該做好離開的準備工作，安排制定的人員將東西搬離，并且對會議室進行周全的檢查，防止出現(xiàn)貴重物品、資料的遺漏現(xiàn)象，同時，文秘在通過整理后，應該采用電子版與紙質(zhì)版的兩種記錄形式，交由領(lǐng)導確認，然后復印逐一下發(fā)給各個部門。

（三）使用表格與圖形處理日常事務。文秘工作所涉及的內(nèi)容非常多，而且復雜，所以，應該使用表格與圖形的方法開展日常工作事務，從而提高文秘自身的工作效率。一方面，文秘的日常工作中，包括很多重要文件的收發(fā)工作，所以應該使用表格的形式進行記錄，這樣就能夠有效避免出現(xiàn)紕漏。另一方面，對于領(lǐng)導日程的安排也是文秘的日常工作，采用表格的形式做好精心的安排，能夠使自身的工作以及領(lǐng)導日程的安排都非常具有條理性。

四、結(jié)束語

總之，文秘的工作水平與能力，能夠直接影響企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展，所以，必須要不斷對文秘的工作能力進行提升，使其能夠正確的運用表格與圖形完成日常工作，從而使文秘的工作更加清晰、方便，進一步推動企業(yè)的發(fā)展。