淺析事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

隨著社會經濟的快速發(fā)展，人類的活動領域在不斷擴展，檔案種類和內容快速增加，這給檔案管理提出了新的要求?，F(xiàn)代管理體制和管理模式為檔案管理提出了更高的要求，要不斷改善檔案工作者的工作環(huán)境，加強檔案管理設施建設，提高檔案工作者的工作效率，推動檔案事業(yè)順利發(fā)展。目前，伴隨事業(yè)單位的改革與發(fā)展，產生了越來越多需要保存、管理的重要文件和資料，應當引起各級政府、主管部門以及事業(yè)單位的高度重視。在事業(yè)單位檔案工作中引入人性化管理，實現(xiàn)優(yōu)質管理和優(yōu)質服務，將會推動事業(yè)單位的快速發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理分析

人性化的管理是一個動態(tài)的發(fā)展過程，主要就是將人的積極性充分地調動和挖掘出來。檔案工作建立在人的基礎之上，主要是三個方面：包括檔案人員整體素質、服務質量和獎懲制度，同時還有改變檔案工作環(huán)境的建設工作。在傳統(tǒng)的管理模式上，主要是將人作為主體，把人的需求作為管理的核心內容，讓人去實現(xiàn)管理的目的，作為單位的管理核心，督促人進步和學習。同時管理制度需要柔化，依據(jù)員工的心理變化和特點，采取柔性管理，使管理人員的整體素質得以提高。檔案管理是建立在一些不同的制度上的，檔案人員的素質應該不斷提升。在事業(yè)單位檔案工作中融入人性化管理理念，提高人性化管理水平勢在必行，既是社會發(fā)展的大勢所趨，也是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新性發(fā)展的必然要求。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與問題

（一）事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀?，F(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展滯后。受諸多因素的影響，大多數(shù)事業(yè)單位采取可持續(xù)發(fā)展的商業(yè)運作模式，實現(xiàn)內部結構的完善性；大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理開展調研工作，主要是應用研究小組捆綁責任部門的方式，盡管能夠提升檔案資源的有效應用，特別經過近些年對檔案工作的重視程度和對檔案資源的開發(fā)不斷提高及相關政策的指引，我國事業(yè)單位檔案管理工作得到進一步發(fā)展，但仍舊存在缺陷與不足，亟須創(chuàng)新變革。

（二）事業(yè)單位檔案管理中存在的問題。我國事業(yè)單位檔案管理工作在近幾年的發(fā)展中趨于平穩(wěn)。從某些方面分析，其中存在缺陷與不足：一是受到傳統(tǒng)制度的影響，大多數(shù)事業(yè)單位將工作的重心放到了業(yè)務服務方面，領導層和管理者并沒有從實質上重視檔案管理工作，也就沒有進一步明確檔案工作的重點。二是檔案管理隊伍建設不足，人員素質參差不齊。管理人員的自身素質和專業(yè)素養(yǎng)偏低，無法全面深入地認識檔案管理工作的重要性。三是檔案管理方式比較落后。部分地區(qū)和單位仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理方式。這也是現(xiàn)階段檔案管理工作的主要弊端。四是檔案管理信息化建設的軟硬件條件欠佳。很多地區(qū)事業(yè)單位對此投入不足，檔案管理的工作環(huán)境和設備設施相對落后，既沒有充分認識到檔案信息化，在“互聯(lián)網+”時代對智慧單位建設的重要性，更沒有做到信息化的普及。這些問題導致人性化管理理念滯后，嚴重影響了檔案工作管理效率與質量的提高。

三、事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

（一）著重對管理理念進行改變。在原有的檔案管理過程中，檔案的價值往往得不到深入體現(xiàn)，人們對檔案的關注度也不高，而這種現(xiàn)象一直影響著檔案管理工作的發(fā)展。在實現(xiàn)檔案人性化管理的過程中，首先應該將工作重心朝著人文關懷的方向進行轉移。在檔案管理工作中，需要檔案工作人員將人性化的理念融入管理工作中，體現(xiàn)出檔案的真正價值，并將其應用到管理實踐中。其次要求檔案工作人員能夠不斷挖掘和了解服務對象的需求。不同時期滿足不同需求，并將使用者當下的需求作為工作重點，及時研究解決措施。同時作為檔案工作人員，應該憑借自身的專業(yè)知識，幫助使用者準確表達自己的需求，達到人性化服務的目的。

（二）著重對管理方法進行改進。檔案信息浩繁復雜，其類型與種類多種多樣。檔案工作主要是將這些內容進行記錄、分類、管理，把這些內容通過不同方式都保存下來，以便今后讓檔案信息資源產生最大的利用價值。從編研、歸檔到檢索、利用，如何從人性化角度，借助數(shù)字化信息化技術梳理海量資料，運用“互聯(lián)網+”等方法進行管理，更多地實現(xiàn)其使用效益。例如在進行人事檔案信息處理時，盡可能多收集個人信息，及時按照人事檔案的分類要求，建立并不斷充實完善人事檔案內容，并實現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化處理。如果單位或當事人有任何需求，可以及時進行查詢，這樣既可以消除使用者對人事檔案的神秘感，同時，能夠充分發(fā)揮人事檔案為單位人事管理和干部人才隊伍建設服務的重要作用。

（三）著重對工作環(huán)境進行改造。人性化的環(huán)境是實現(xiàn)人性化管理的重要措施。優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)境是十分必要的，讓工作人員能夠在舒適、健康的環(huán)境中工作，會大大提高檔案管理工作的效率。在優(yōu)化工作環(huán)境方面，主要可以分為兩個部分，即內部環(huán)境的優(yōu)化以及外部環(huán)境的優(yōu)化，外部環(huán)境的優(yōu)化主要是通過對工作環(huán)境進行及時改造，增添一些較為人性化的設施，形成舒適、方便的查閱環(huán)境，優(yōu)美、和諧的管理環(huán)境，營造更加人性化的氛圍。例如完善的導向服務設施、清晰的閱檔制度和流程、處處體現(xiàn)人文關懷的功能布局，既能吸引更多的使用者，又能提高檔案管理人員的工作效率。優(yōu)化內部環(huán)境主要是指管理范疇方面，能夠在收集、分類、整理、歸檔等各環(huán)節(jié)的具體工作中加入更多人性化的部分，讓檔案管理工作中的檢索、查詢、借閱等制度和流程都具有個性化的特點，提高檔案使用價值。一是樹立檔案工作的核心就是服務的意識，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和服務水平。二是提高大眾檔案意識，真正讓人民群眾認識到檔案對自身工作和生活的價值和貢獻。三是滿足不同使用者在不同時期的不同需求，實現(xiàn)與時俱進，助力社會的進步與發(fā)展。

四、結語

總而言之，事業(yè)單位檔案工作需要摒棄傳統(tǒng)的管理方式，實現(xiàn)檔案管理方式和管理模式的創(chuàng)新與變革，不斷提高檔案工作服務質量。同時，事業(yè)單位還需要根據(jù)實際情況，積極打造科學合理的人性化檔案管理理念，推進檔案工作的健康快速發(fā)展。