現(xiàn)代行政文秘寫作技巧研究

隨著現(xiàn)代社會發(fā)展越來越趨于信息化，人們對行政文秘的工作要求也越來越高。從原來的紙質(zhì)文書轉(zhuǎn)變成電子文書，文秘的文本寫作是工作的重要內(nèi)容之一，行政文秘所寫的公文一般格式都是應(yīng)用文，而應(yīng)用文在平常的一些文章中很少用到，但是公文很多都會用到這種文體。同時，應(yīng)用文的格式也很嚴(yán)謹(jǐn)，因為它有著其他文件所沒有的權(quán)威，有特定的權(quán)利限制，一般對閱讀者也是有限制的。國務(wù)院辦公廳頒布過關(guān)于行政文書撰寫的工作條例，所以行政文秘工作人員一定要了解這個條例，必須要掌握一些格式和寫作技巧，才能做好這項工作。下面主要講一下行政文秘寫作的一些技巧。

一、條理清晰，主題明確

做行政工作的人本身就要很嚴(yán)謹(jǐn)，關(guān)于文本的寫作，條理一定要清晰，思路要清晰嚴(yán)謹(jǐn)，把整個想要表達(dá)的主題，一定要明確表現(xiàn)出來。讓上級領(lǐng)導(dǎo)等讀者能夠清晰看出主題。行政公文是以應(yīng)用文來寫的，所以撰寫者大多都要明確主旨，層次清晰地去表達(dá)要表達(dá)的主要內(nèi)容。一般通常會標(biāo)用序號來進行章節(jié)分理。清理讀者的思緒，更具有條理性，讓文章一目了然。行政公文一定要整齊明確，不能一會兒寫這個問題，還沒表達(dá)清楚就摻和到下一個問題。行政文書之所以運用應(yīng)用文，就是因為應(yīng)用文是表達(dá)思想最直接明確的。

二、長話短說，言簡意賅

行政寫作跟其他文本的寫作方式不太一樣，它不需要多么深刻的形容詞，只需要以最簡單最明了的語言去表達(dá)出最重要直接的內(nèi)容。文章中重要的內(nèi)容要仔細(xì)去說明，表達(dá)出利害關(guān)系。而相對不太重要的內(nèi)容，就可以一筆帶過，簡略去表達(dá)。行政文書一般開篇就直接點明主題，比如常用的開頭用語是“根據(jù)……”“目的是……”；再如一些新聞中常見的宣傳內(nèi)容：“為了全面建設(shè)小康社會，我國……”。其次，行政文書開篇后的過渡用語也很有講究，都要直接明了說問題的因果關(guān)系。比如一些過渡詞“因此”“所以”“綜上所述”等等。還有一些嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕?jīng)辦用語，比如“已經(jīng)”“現(xiàn)經(jīng)”“在執(zhí)行貫徹執(zhí)行”等等。

三、配更直觀的圖表

在書寫行政文書時，有一些情況不能直觀地表達(dá)清楚，可以想辦法插入一些圖表，更加直觀地去表達(dá)文字表達(dá)不出來的情況。比如，某個大型事故的發(fā)生點、附近的環(huán)境、準(zhǔn)確的坐標(biāo)等等，都可以用一張清楚的圖插入文章中，使上級領(lǐng)導(dǎo)一眼就能了解到準(zhǔn)確的情況。所以現(xiàn)代行政文秘人員必須要具備的能力是要掌握許多辦公軟件，比如說photoshop軟件、coreldraw軟件、高德地圖、電腦屏幕打印等等，重要的細(xì)節(jié)最好還能標(biāo)出來，比如可以用紅色圈出重要的關(guān)注點等等。用文字表述不夠準(zhǔn)確直觀的，可以插入一幅簡單示意圖，這樣就能讓領(lǐng)導(dǎo)更加直觀地看到主題思想。

行政文秘書寫文書時用到最多的表達(dá)方式還有表格，因為現(xiàn)實中有許多變化的數(shù)據(jù)趨勢用表格和折線圖的方式較好，比如表達(dá)某公司的年銷量變化、不需要多少表達(dá)不清的文字，一張圖就能人看的很清楚。所以，行政文員接觸的文本中會用到許多圖表，要插入圖片和表格等一些辦公軟件，都要靈活去掌握。關(guān)于數(shù)據(jù)的變化，采用報表更加明了，因此，行政文秘人員對excel也要熟練掌握。

四、格式排版符合規(guī)定

行政文秘人員應(yīng)當(dāng)好好閱讀并了解掌握關(guān)于我國2012年7月1日起施行的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的相關(guān)規(guī)定。比如行政文書的格式，必須非常嚴(yán)謹(jǐn)，統(tǒng)一規(guī)范格式中的字體大小、段落排版、開頭、落款等等。行政文秘人員在寫完行政文書后，準(zhǔn)備發(fā)文稿的時候一定要再三檢查格式和排版等問題，避免領(lǐng)導(dǎo)審核時被打回來。

五、語言嚴(yán)謹(jǐn)，多用書面詞

書寫行政文書和寫抒情文、記敘文等的文章不一樣，不能應(yīng)用太多的口頭語去表達(dá)，因為文章要求的比較嚴(yán)謹(jǐn)，所以語言表達(dá)也要嚴(yán)肅。一般我們在電視新聞里看到領(lǐng)導(dǎo)講話時，都是行政文本里那些嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z句，不能有不確定的因素?？傊Z言的意思要果斷明確，不能拖拖拉拉。比如說“為了繼續(xù)增強……的能力”“為了發(fā)展……的目標(biāo)”“為了推動……的發(fā)展”等等，都需要用官方的書面語。

六、用詞講究要對稱

行政文本的文稿跟其他的文稿不一樣。行政文稿根據(jù)時間的逐步發(fā)展，已經(jīng)慢慢研究出了自己的一套公文用詞，在每一段的標(biāo)題、開頭、結(jié)尾等都要語句對稱。所謂對稱，就像排比句一樣，要詞語、語句對稱。比如在黨的十八大報告里，第二章節(jié)就連續(xù)用了8個“必須堅持”。這樣的目的就是用詞對稱，而且起了強調(diào)的作用。

七、平時注意積累相關(guān)知識

行政文秘撰寫文書是他們工作的一項重要內(nèi)容。常見的行政文書有許多的形式，但不管是什么樣的材料、表格，都要符合行政文書的規(guī)則和格式，內(nèi)容要直接明確。有一些文書需要用到以前的材料總結(jié)撰寫。這時就需要行政文秘人員用心去保存原來的各種文件，即使不去保存，也要各個文件都去看一遍記一下，在腦海中有瀏覽過的印象。這樣在他們寫文稿時，也是有幫助的。在需要某個相關(guān)的文件時，可以立即調(diào)出來看看里面重要的信息，并摘取。在碰到一些格式上很簡單明了但表達(dá)的主題很明確的文件時，還可以借鑒一下圖表形式等等。

八、結(jié)束語

行政文秘的工作需要掌握許多的能力，格式排版用詞等等也很講究，由于行政文書不同于其他文書，所以對行政文秘人員的要求比其他職業(yè)的要求多一點，要更加嚴(yán)謹(jǐn)。希望在此分享的一些寫作行政文本的技巧可以幫助到文秘人員。