淺談如何將檔案管理工作成效和質(zhì)量提升

竇臣

本文將會就如何做好檔案管理工作及能更好的自查自糾問題加強檔管理工作做出概述。

一、目前檔案管理工作的普遍狀況

將日常的工作、各種具有價值的信息資料形成的記錄稱為檔案，它記載著每種不同行業(yè)在生產(chǎn)、工作中的重要信息，同時其中體現(xiàn)了各種行業(yè)之中很多具備價值的的參考信息。人力資源工作中的檔案管理都是工作總成果中相當重要的一部分，對人力資源詳細的進行記載是人力資源檔案的重要作用。也是為了能夠?qū)⑾乱徊饺肆Y源管理工作未雨綢繆防范失誤進行參考的關(guān)鍵資料，并且能夠作為依據(jù)來促使人力資源工作更加完善。

目前在檔案管理過程及工作中常見的問題

（一）不能重視檔案管理工作。就目前情況，對檔案工作的誤區(qū)存在于大部分管理人員及主管班子當中，他們錯誤的將檔案工作當做成簡單的抄寫、封存、以及來去交涉的一般性質(zhì)的工作。而不是在一個單位中應(yīng)當首要做好的一部分工作。檔案工作人員只要能夠安分“守鋪”不空崗，不將檔案遺失，不講檔案內(nèi)容外泄，只要能滿足日常主管部門及各單位協(xié)調(diào)調(diào)取查視便可以了。這樣的態(tài)度說明了部分人群缺乏對檔案管理工作的理解，從忽略了檔案管理工作在各個管理工作環(huán)節(jié)中起到重要的性質(zhì)。

（二）不能夠加強檔案管理工作的水平，不能夠設(shè)置穩(wěn)定的人員進行檔案管理崗位經(jīng)常調(diào)整，導(dǎo)致部分人員沒有檔案管理工作知識或缺乏相關(guān)培訓(xùn)的人員，不能夠重視檔案管理工作，不能夠執(zhí)行相關(guān)要求，對檔案資料管理程序自收集起直到備案的工作流程及要求不嫻熟、甚至一無所知，對相關(guān)資料的全面收集沒有加深意識。有些檔案管理的在崗人員，一人負責很多工作，沒有更多的經(jīng)歷和時間去投入到檔案管理工作中，導(dǎo)致拖拉滯后，不能及時歸檔和在合理的時間內(nèi)將檔案進行整理，導(dǎo)致了檔案管理工作的成效。而有些需備案封存整理的材料還存在著虛假不真實的情況，這也是影像檔案管理工作成效的一打弊病。

（三）檔案管理辦公室的辦公條件落后。相關(guān)設(shè)施配備不齊全，不具備檔案管理工作的基本條件，有的單位還不能形成獨立的檔案室，個別單位需要封存的檔案數(shù)量巨大，可是沒有足夠的檔案室來進行存放，不具備防治潮濕設(shè)備不具備“八防”措施。這樣就容易讓已經(jīng)封存的資料出現(xiàn)發(fā)霉或蟲子蛀咬，不僅影響資料的外觀效果，還有可能將關(guān)鍵數(shù)據(jù)損壞。目前相當大一部分單位不能配備最基本的檔案管理設(shè)備，例如切紙刀、文件夾、檔案盒等。

二、關(guān)于檔案管理工作能夠提升的辦法措施

（一）首先要做好崗位職責，人員工作制度。我國《中華人民共和國檔案法》，奠定了我國檔案管理工作的基礎(chǔ)。依照法律進行工作是每個單位必備的素質(zhì)及義務(wù)，想要把檔案管理工作做好，必定執(zhí)行法律法規(guī)的相關(guān)要求，本著依法做事的原則，明確落實檔案管理工作的人員責任制度、崗位職責。實現(xiàn)了依法管理、落實好崗位職責只有這樣能可讓檔案管理工作充分的發(fā)揮作用。目前的新形勢針對部分的檔案管理工作要求增高了，所以各單位及不同地區(qū)就要將立法權(quán)限合理的運用起來，形成獨出心裁的檔案管理模式，能夠讓檔案管理工作跟得上時代的步伐，即滿足相關(guān)法律要求又能滿足建章建制，從而有效的提升檔案管理的成效。

（二）加強信息化管理。從事檔案管理工作必須具備過硬的業(yè)務(wù)知識，所以對檔案管理工作人員的素質(zhì)要求很強，既要具備檔案管理相關(guān)的流程知識、又要精通現(xiàn)代化的管理能力。電腦，如今已經(jīng)發(fā)展為日常中不可或缺的重要信息設(shè)備。它的誕生，對檔案管理工作宣布了新的考驗。只有正確的理解這個考驗，將現(xiàn)代先進科學(xué)技術(shù)和檔案管理工作充分的結(jié)合起來，才能讓檔案管理工作迎來一個新的勝利。從事檔案工作，工序繁多、工作量大、而且工作時間也較長。但是如果能夠合理的運用電腦進行檔案的整理、打印，這樣就可以提高工作的效率。但是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜，高科技技術(shù)是柄雙刃劍，隨著時代的進步，一些不良軟件、黑客等也在沖擊著有些機密的檔案安全。所以，必須制定良好的防侵入措施，增加防火墻，對于關(guān)鍵機密的檔案要設(shè)置安全的密碼，并對檔案管理人員制定合理的管理制度，從而達到良好的保密效果。

（三）配備良好的檔案管理工作必備設(shè)施。對于每個單位而言，都存在著不同需要的檔案資料。首先要設(shè)置專門的檔案室進行檔案封存管理。必備的檔案整理設(shè)施也應(yīng)配備齊全。提供必要的切紙器、裝訂器材、檔案盒、檔案袋。并將不同類型的檔案按照類型分別存放。封皮要寫清檔案標簽，擺放整齊。并由專門的檔案室負責人進行專門管理。定期檢查是否有蟲要，浸濕現(xiàn)象。

做好檔案管理工作，是我國目前形勢中面臨著的一個重要問題。這將直接關(guān)系著相當有價值的工作、生產(chǎn)過程當中的信息記載。隨著當今時代發(fā)展的不斷進步，檔案管理工作幾乎面臨著各行各業(yè)，其不同程度的要求也是五花八門。所以只要能克服傳統(tǒng)的失誤及輕視，做好檔案管理工作的細致化、規(guī)范化、合法化，克服從事檔案管理工作中的種種困境，相信我國的檔案管理工作將會迎來一個美好的明天。（作者單位：雙遼市人力資源和社會保障信息中心）