淺談陜西廣電網(wǎng)絡(luò)公司檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

摘 要：檔案管理工作是公司管理工作的重要組成部分，因此公司檔案管理的工作的創(chuàng)新對(duì)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展具有重要意義。本次對(duì)公司檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出創(chuàng)新應(yīng)對(duì)策略，有效地提升了公司檔案管理水平，使公司檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化，正規(guī)化，確保了公司檔案資料的完整，提升公司檔案管理水平和利用效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案現(xiàn)狀;創(chuàng)新措施

陜西廣電網(wǎng)絡(luò)公司經(jīng)過(guò)十年的創(chuàng)新發(fā)展，業(yè)務(wù)范圍已從原來(lái)單一的有線電視傳輸服務(wù)業(yè)務(wù)，逐步拓展為包含視音頻業(yè)務(wù)、信息服務(wù)、集團(tuán)專網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)接入、節(jié)目運(yùn)營(yíng)、股權(quán)投資在內(nèi)的全媒體、多網(wǎng)絡(luò)、綜合性業(yè)務(wù)。隨著公司業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，各項(xiàng)工作正在深化體制機(jī)制改革，其中檔案管理工作正在朝著專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，本文將就如何做好文公司檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

一、陜西廣電網(wǎng)絡(luò)公司檔案管理工作的現(xiàn)狀

從公司成立到2012年，由于廣電網(wǎng)絡(luò)處于快速發(fā)展時(shí)期，新建項(xiàng)目較多，檔案資料分散在各業(yè)務(wù)實(shí)施部門，管理分散，資料存檔不規(guī)范，極易造成重要資料的丟失近年來(lái)，集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理制度不健全。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值;二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生;三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。這些都極大地影響了對(duì)檔案的研究和利用。

2.檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)、綜合素質(zhì)素質(zhì)不高。一是公司缺乏專門的檔案管理人才，全網(wǎng)檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，在日常檔案收集整理中都是根據(jù)摸索邊整理，二是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，只把檔案工作當(dāng)作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動(dòng)性，責(zé)任心不強(qiáng)，易導(dǎo)致資料的丟失，影響到檔案歸檔的資料，阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3.檔案庫(kù)房硬件設(shè)施有待提高。目前部分分支機(jī)構(gòu)沒(méi)有專用檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房硬件設(shè)備不規(guī)范，沒(méi)有相應(yīng)的庫(kù)房管理制度和應(yīng)急預(yù)案，檔案庫(kù)房沒(méi)有預(yù)留3-5年的儲(chǔ)存空間，沒(méi)有達(dá)到檔案管理要求標(biāo)準(zhǔn)，不能適應(yīng)檔案管理工作的要求。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的意義

1.檔案發(fā)展的必要性。在檔案管理工作中，檔案管理是企業(yè)管理工作的一部分，屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案真實(shí)記錄著許多重要的歷史事件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，科學(xué)規(guī)范管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平的重要尺度，加強(qiáng)檔案管理工作可以改變過(guò)去檔案資料分散、不系統(tǒng)、不完整、調(diào)閱利用不便的局面，做到人員流失檔案不丟失、檔案管理的規(guī)范、可以提高公司日常工作效率，也為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.檔案管理的規(guī)范性 。公司建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，包括檔案管理辦法，各項(xiàng)檔案規(guī)章制度、歸檔范圍及保管期限表，以及檔案借閱利用制度、保密制度、庫(kù)房管理制度等，建立公司三級(jí)檔案員隊(duì)伍，檔案集中統(tǒng)一培訓(xùn)，大力推進(jìn)公司檔案管理工作。

3.檔案管理的重要性。 下發(fā)各項(xiàng)管理辦法和制度《全網(wǎng)檔案管理規(guī)范指導(dǎo)意見(jiàn)》和《專項(xiàng)檔案管理指導(dǎo)意見(jiàn)》，提升了檔案管理意識(shí)和利用率，通過(guò)分支機(jī)構(gòu)實(shí)地調(diào)研，推進(jìn)了檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)檔案人員的安全意識(shí)，通過(guò)檔案達(dá)標(biāo)工程和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高了學(xué)員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，全網(wǎng)基本實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化，通過(guò)這幾年持續(xù)不斷的努力，我公司檔案管理已經(jīng)走上了高效、規(guī)范的軌道，并取的了一定的成效，給公司也培養(yǎng)了一批檔案管理人才，逐步實(shí)現(xiàn)我公司檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

三、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

為適應(yīng)新形勢(shì)，更好地發(fā)揮檔案的作用，針對(duì)檔案管理中存在的各種問(wèn)題，公司采取了相應(yīng)的創(chuàng)新措施來(lái)規(guī)范檔案管理工作，在完善各項(xiàng)規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面狠下功夫。制定工作標(biāo)準(zhǔn)及操作方法，下發(fā)管理辦法、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、實(shí)地指導(dǎo)、檔案達(dá)標(biāo)工程等工作，逐步實(shí)現(xiàn)我公司檔案整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，具體措施主要有以下四個(gè)方面：

1.實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

省公司2012年10月成立檔案室，建立了專用檔案庫(kù)房，配備了必要的硬件設(shè)備，確定了檔案管理人員，健全完善了各項(xiàng)檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范檔案管理水平。一是根據(jù)我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)是逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，就要有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善檔案建立完善的檔案收集、整理、利用、鑒定、銷毀、保密等制度、規(guī)范，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行了培訓(xùn)、指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)了公司檔案集中統(tǒng)一管理。

2.開(kāi)展檔案管理達(dá)標(biāo)工程，建立全網(wǎng)檔案管理體系

根據(jù)《檔案法》等相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況、公司檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一與分級(jí)管理相結(jié)合的管理模式，2014年6月，公司下發(fā)了《關(guān)于開(kāi)展分支機(jī)構(gòu)檔案管理情況摸底調(diào)查表》，根據(jù)調(diào)查表反饋，選取西安、咸陽(yáng)、漢中、商洛等單位進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，發(fā)現(xiàn)檔案資料收集不齊全完整，檔案整理不規(guī)范等問(wèn)題，為了加強(qiáng)公司檔案規(guī)范管理，公司制定并下發(fā)《全網(wǎng)檔案管理規(guī)范指導(dǎo)意見(jiàn)》，明確工作職責(zé)、理順工作程序，要求各分支機(jī)構(gòu)確定分管領(lǐng)導(dǎo)，建立綜合檔案室，指定專（兼）職檔案管理人員，建立并完善規(guī)章制度，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等工作流程，按照《全網(wǎng)檔案管理規(guī)范指導(dǎo)意見(jiàn)》執(zhí)行，建立了全網(wǎng)檔案管理體系，并開(kāi)展檔案達(dá)標(biāo)活動(dòng)。

3.開(kāi)展專項(xiàng)檔案工作，實(shí)現(xiàn)重要檔案、核心檔案分級(jí)創(chuàng)新性管理

專項(xiàng)檔案是檔案的重要組成部分，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展起到重要的作用，具有重要的利用價(jià)值，專項(xiàng)檔案包含重要專項(xiàng)檔案和核心專項(xiàng)檔案。

一方面針對(duì)公司重要專項(xiàng)檔案管理。2017年下半年專項(xiàng)檔案管理工作正式啟動(dòng)，目前在收集公司重要專項(xiàng)檔案的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案資料存在不齊全、不完整的現(xiàn)象，其原因主要是各部門對(duì)專項(xiàng)檔案重視程度不夠，收集內(nèi)容要求不清晰、不明確。

另一方面針對(duì)公司核心專項(xiàng)檔案管理。對(duì)外合作單位基本情況是公司核心專項(xiàng)檔案，近年來(lái)，公司對(duì)外合作不斷增多，而相關(guān)合作資料和文檔由于涉及的部門和人員較多，材料分散在各個(gè)經(jīng)辦人手中，難以有效利用，項(xiàng)目結(jié)束后不能及時(shí)收集，存在丟失現(xiàn)象，給公司造成損失。避免重要檔案資料的遺失，用制度規(guī)范專項(xiàng)檔案的管理工作，確保專項(xiàng)檔案資料的完整。

4.創(chuàng)新檔案管理思路，建立存管分離新模式

一是由于全網(wǎng)所有的項(xiàng)目檔案都集中在省公司相關(guān)部門管理，資料繁多，而省公司檔案室存儲(chǔ)空間有限，現(xiàn)對(duì)這些項(xiàng)目檔案的管理實(shí)行公司檔案室統(tǒng)一管理，分地存放。項(xiàng)目責(zé)任部門把檔案移交檔案室后，檔案室清點(diǎn)、檢查、核對(duì)、打碼、歸檔后返回原辦公室存放，調(diào)閱利用按公司檔案利用制度統(tǒng)一調(diào)閱。

二是公司是省、市、縣三級(jí)管理模式，分支機(jī)構(gòu)檔案資料多，地理位置較遠(yuǎn)，運(yùn)輸比較困難，集中統(tǒng)一存放難度很大，調(diào)閱也不方便，公司實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，分級(jí)異地存放管理模式。分支機(jī)構(gòu)按照《全網(wǎng)檔案管理規(guī)范意見(jiàn)》要求，建立檔案室、確定兼職檔案管理員，檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，檔案存放地點(diǎn)在分支機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)房分級(jí)存放，實(shí)現(xiàn)了分支機(jī)構(gòu)檔案的統(tǒng)一管理，便于保管利用。

作者簡(jiǎn)介：

徐菜娟（1973--）女，漢族，本科學(xué)歷，中級(jí)職稱，陜西廣電網(wǎng)絡(luò)傳媒（集團(tuán)）股份有限公司，主要從事檔案管理工作。