基于行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

■楊雪菱/昆明市盤龍區(qū)財(cái)政投資評(píng)審中心

隨著新《會(huì)計(jì)檔案管理方法》的提出與推進(jìn)，我國事業(yè)單位尤其是行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。因此，我國行政事業(yè)單位需要結(jié)合現(xiàn)有實(shí)際會(huì)計(jì)檔案管理情況，分析會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問題，采取相應(yīng)對(duì)策，解決問題的同時(shí)，為事業(yè)單位發(fā)展提供保障。

一、行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理意義

在行政事業(yè)單位中，會(huì)計(jì)檔案能夠?qū)挝唤?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行反映，并且保證業(yè)務(wù)記錄的準(zhǔn)確性，屬于重要依據(jù)，為檔案利用率提升提供保障。行政事業(yè)單位重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理，有利于國有資產(chǎn)受到有效保護(hù)，減少資產(chǎn)流失。由于行政事業(yè)單位財(cái)產(chǎn)的主人是國家，因此，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠確保國有資產(chǎn)信息被準(zhǔn)確記錄與儲(chǔ)存，使國有資產(chǎn)不會(huì)在無形中出現(xiàn)流失問題。行政事業(yè)單位重視會(huì)計(jì)管理工作，能夠提升財(cái)政資金利用效益，推進(jìn)監(jiān)督體系完善，通過檢查考核資金使用情況力度的加強(qiáng)，提升檔案實(shí)際利用率。行政事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的加強(qiáng)，有利于行政決策更加規(guī)范，提升財(cái)政信息透明度，以檔案信息準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供可靠參考依據(jù)。

二、行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理問題

（一）管理制度不夠完善

我國為會(huì)計(jì)檔案管理制定了完善的管理制度，但是會(huì)計(jì)檔案管理制度在具體部門的實(shí)施并不理想，受多種因素影響，具體部門的會(huì)計(jì)檔案管理制度具有較多缺陷，影響會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)效性。特別是我國行政事業(yè)單位，存在嚴(yán)重的會(huì)計(jì)檔案管理不夠完善問題，在會(huì)計(jì)檔案管理程序執(zhí)行過程中，出現(xiàn)較多不規(guī)范現(xiàn)象。比較有代表性的不規(guī)范現(xiàn)象是會(huì)計(jì)檔案銷毀的不規(guī)范。在我國新會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)定中，具體規(guī)定了檔案鑒定、與檔案銷毀程序等內(nèi)容，提供系統(tǒng)化依據(jù)參考，要求會(huì)計(jì)檔案銷毀需要有關(guān)單位進(jìn)行檔案鑒定小組成立，由該小組負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案銷毀工作。但是，大部分行政事業(yè)單位在實(shí)際會(huì)計(jì)檔案管理工作中，并沒有按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，會(huì)計(jì)檔案銷毀基本取決于單位管理者意愿。

（二）電子檔案管理不足

隨著新《會(huì)計(jì)檔案管理方法》實(shí)行的推進(jìn)，我國事業(yè)單位需要重視電子檔案管理工作，尤其是行政事業(yè)單位中的會(huì)計(jì)檔案管理，需要加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作。但是，行政事業(yè)單位在實(shí)際電子會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在較多問題。受傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作模式影響，大部分單位重視紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料歸檔，忽視電子會(huì)計(jì)檔案管理，不能及時(shí)的在軟件平臺(tái)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)與備份。即使部分單位實(shí)行電子檔案管理，重視數(shù)據(jù)備份，但是也容易忽視磁存儲(chǔ)介質(zhì)保管與文件格式轉(zhuǎn)換等，造成信息無法讀取或丟失，從而致使數(shù)據(jù)庫丟失。

（三）管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，我國行政事業(yè)單位從事會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)人員存在綜合素質(zhì)不足問題。部分管理人員使用計(jì)算機(jī)能力欠缺，不利于單位開展電子會(huì)計(jì)檔案管理工作。電子會(huì)計(jì)檔案管理需要管理人員在具備專業(yè)檔案管理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還具有現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力，但是在應(yīng)用大數(shù)據(jù)的過程中，部分管理人員暴露出自身綜合素質(zhì)不足問題。另外，行政事業(yè)單位從事會(huì)計(jì)檔案管理工作的人員，其職業(yè)道德素質(zhì)也需要被加強(qiáng)?；趶膰?yán)治黨背景，單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的崗位意識(shí)與廉政意識(shí)，因此，需要對(duì)其進(jìn)行綜合素質(zhì)教育強(qiáng)化。

（四）檔案管理監(jiān)管欠缺

檢查與審計(jì)行政事業(yè)單位各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，幾乎不包括檢查單位會(huì)計(jì)檔案管理是否規(guī)范化這一項(xiàng)。即使是在行政事業(yè)單位內(nèi)部，大部分單位也不會(huì)在財(cái)務(wù)管理工作全部環(huán)節(jié)與過程中融入會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容，為將其看作財(cái)務(wù)管理工作中的重要固有環(huán)節(jié)。大多數(shù)事業(yè)單位并不會(huì)為會(huì)計(jì)檔案管理建立不同環(huán)節(jié)相互促進(jìn)與制約的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，限制會(huì)計(jì)檔案管理成效發(fā)揮與會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量提升，使會(huì)計(jì)檔案難以實(shí)現(xiàn)有效利用，不利于單位會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)展。

三、行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)策

（一）完善檔案管理制度

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提供新的改革發(fā)展方向，因此，行政事業(yè)單位需要將其作為重要指導(dǎo)，結(jié)合單位實(shí)際情況進(jìn)行完善會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度的制定，使責(zé)任制度能夠有效落實(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的管理行為進(jìn)行有效約束。行政事業(yè)單位需要對(duì)全部會(huì)計(jì)檔案管理程序進(jìn)行有效落實(shí)與規(guī)范，比如，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案銷毀程序，行政事業(yè)單位需要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定開展落實(shí)工作，打破傳統(tǒng)不愿意銷毀與不敢銷毀的觀念，打消工作人員責(zé)任承擔(dān)顧慮，以規(guī)范性銷毀，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)高效化與科學(xué)化。在此基礎(chǔ)上，行政事業(yè)單位需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案保存時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，使會(huì)計(jì)檔案資料不會(huì)由于其他因素影響而出現(xiàn)丟失損壞等現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理

行政事業(yè)單位加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理，需要主要從四方面進(jìn)行。第一，為電子會(huì)計(jì)檔案建立備份制度，保證電子會(huì)計(jì)檔案可以及時(shí)備份，對(duì)檔案做好檔案?jìng)浞菖c存儲(chǔ)磁盤保護(hù)工作。第二，使用電子會(huì)計(jì)資料，保證其可以有效讀取與接收會(huì)計(jì)檔案信息，并保證輸出的會(huì)計(jì)資料滿足國家歸檔格式標(biāo)準(zhǔn)要求。單位會(huì)計(jì)檔案管理需要為必要審簽程序設(shè)定會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，并進(jìn)行配套打印機(jī)配備，使其成為紙質(zhì)檔案輸出的有利工具。第三，電子會(huì)計(jì)檔案需要滿足長(zhǎng)期保管要求，聯(lián)系紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理建立電子檔案管理系統(tǒng)。第四，單位需要對(duì)安全防護(hù)功能進(jìn)行強(qiáng)化，并對(duì)其進(jìn)行定期補(bǔ)丁維護(hù)，以信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制完善，例如，對(duì)未授權(quán)訪問進(jìn)行禁止、電子簽名、建立應(yīng)急方案等。

（三）提升管理人員素質(zhì)

在新時(shí)期，我國行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作需要在形式與內(nèi)容層面都做出積極改變，因此，需要單位內(nèi)從事會(huì)計(jì)檔案管理工作的人員對(duì)自身工作態(tài)度進(jìn)行積極調(diào)整，提升自身綜合技能。例如，行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員需要對(duì)我國相關(guān)新制度與規(guī)定進(jìn)行積極了解，以新常態(tài)發(fā)展要求，不斷革新自身工作方法，同時(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)，提升自身計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，特別是需要其重點(diǎn)掌握大數(shù)據(jù)知識(shí)。行政事業(yè)單位在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)行的節(jié)儉辦公，主要內(nèi)容是對(duì)無紙化辦公進(jìn)行實(shí)施，因此，會(huì)計(jì)檔案管理人員需要具備計(jì)算機(jī)使用能力，保證自身能夠?qū)﹄娮訒?huì)計(jì)工作模式進(jìn)行更好適應(yīng)。除此之外，單位需要為人員提供職業(yè)道德素質(zhì)培訓(xùn)，提升其職業(yè)道德素質(zhì)，促進(jìn)人員綜合素質(zhì)得到有效發(fā)展。

（四）強(qiáng)化檔案管理監(jiān)管

我國審計(jì)與財(cái)政等相關(guān)部門，在檢查行政事業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，需要重視檢查單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理是否規(guī)范化以及規(guī)范化程度，促進(jìn)行政事業(yè)單位能夠?qū)?huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理。這種會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)管力度的增強(qiáng)，有利于行政事業(yè)單位提升自身會(huì)計(jì)檔案管理水平，使會(huì)計(jì)檔案能夠在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值的充分發(fā)揮。行政事業(yè)單位內(nèi)部也需要重視會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管工作，將其視為內(nèi)部控制重點(diǎn)內(nèi)容，在單位財(cái)政管理全部環(huán)節(jié)與相關(guān)制度中，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容的融入，使日常會(huì)計(jì)檔案管理更加嚴(yán)謹(jǐn)，有利于管理形成長(zhǎng)效機(jī)制。強(qiáng)化檔案管理監(jiān)管，需要受到我國相關(guān)部門與行政事業(yè)單位的共同重視，在多層面與多角度對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范進(jìn)行加強(qiáng)，提升行政事業(yè)單位中的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)效性，使其能夠滿足單位未來發(fā)展需求。

四、結(jié)語

綜上所述，研究我國行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理問題與對(duì)策，需要以會(huì)計(jì)檔案管理重要意義為基礎(chǔ)，分析現(xiàn)階段事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合具體問題，實(shí)行完善檔案管理制度、加強(qiáng)電子檔案管理、提升管理人員素質(zhì)、強(qiáng)化檔案管理監(jiān)管等策略，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)效性，促進(jìn)行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。