醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用探討

董彩紅 淮安市第一人民醫(yī)院第二分院 江蘇淮安 223001

1 引言

在醫(yī)院管理中，醫(yī)院辦公室表現(xiàn)出與其他部門顯著的不同特點(diǎn)，其不僅職能比較特殊和復(fù)雜，而且所涉及的工作面范圍比較廣，在目前新醫(yī)改不斷推進(jìn)的過程中，不僅要對醫(yī)院的內(nèi)部起到穩(wěn)定作用，而且還要加強(qiáng)與外界的溝通，表現(xiàn)出在醫(yī)院管理過程中的重要作用。同時(shí)這也對醫(yī)院辦公室工作人員提出了較高的綜合素質(zhì)要求，要求其在掌握醫(yī)院辦公室特點(diǎn)的同時(shí)來發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的重要作用。

2 醫(yī)院辦公室的特點(diǎn)

醫(yī)院辦公室首先表現(xiàn)出綜合性的特點(diǎn)。這主要是由于其主要負(fù)責(zé)的內(nèi)容包括醫(yī)院的行政事務(wù)，其負(fù)責(zé)的內(nèi)容比較復(fù)雜和全面，幾乎涵蓋了其他部門所不負(fù)責(zé)的所有事務(wù)，在表現(xiàn)出綜合性的同時(shí)，也對醫(yī)院辦公室從業(yè)人員的綜合能力和職業(yè)道德素養(yǎng)提出了更高的要求。其次就是表現(xiàn)出政策性的特點(diǎn)。具體地說就是醫(yī)院辦公室在工作開展中需要嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)上級(jí)主管部門制定的路線、方針和政策，還有院長的相關(guān)指示等。再次就是表現(xiàn)出較強(qiáng)的服務(wù)性特點(diǎn)。這主要是由于醫(yī)院辦公室是在院長和醫(yī)院各部門的領(lǐng)導(dǎo)下來對醫(yī)院的所有科室和部門進(jìn)行服務(wù)的部門，為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、不同部門的領(lǐng)導(dǎo)以及臨床一線和員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是醫(yī)院辦公室的工作目標(biāo)。最后就是表現(xiàn)出被動(dòng)性的特點(diǎn)。這主要表現(xiàn)在醫(yī)院辦公室是直接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理的部門，也屬于服務(wù)性的部門，需要圍繞領(lǐng)導(dǎo)來開展工作，表現(xiàn)出被動(dòng)性的特點(diǎn)。但是也需要在工作開展中積極主動(dòng)跟上領(lǐng)導(dǎo)的思維節(jié)拍，實(shí)現(xiàn)工作前瞻性和可預(yù)見性的提高，對被動(dòng)性特點(diǎn)所帶來的局限起到有效克服的作用來對各種突發(fā)狀況進(jìn)行有效應(yīng)對和妥善處理。

3 醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用

3.1 參謀和服務(wù)的作用

由于醫(yī)院辦公室最主要的職責(zé)內(nèi)容就是實(shí)施院領(lǐng)導(dǎo)的政策，不僅經(jīng)常與基層醫(yī)療人員和部門進(jìn)行聯(lián)系，掌握基層工作中的詳細(xì)資料、信息以及具體工作情況，而且可以將這些信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整理來作為院領(lǐng)導(dǎo)作出決策的重要依據(jù)。同時(shí)還要進(jìn)行醫(yī)院日常事務(wù)的開展，發(fā)揮其參謀作用來幫助領(lǐng)導(dǎo)做好決策并進(jìn)行可行方法和方案的提供，還要加強(qiáng)與各部門之間的協(xié)調(diào)溝通，做好決策實(shí)施階段中策略方針的靈活調(diào)整，以及通過對變化信息的及時(shí)反饋來實(shí)現(xiàn)對方案的修正，最后還要在決策實(shí)施結(jié)束之后對決策的效果進(jìn)行總結(jié)和來實(shí)現(xiàn)決策的改進(jìn)。

3.2 協(xié)調(diào)和溝通的作用

醫(yī)院辦公室主要是開展領(lǐng)導(dǎo)和基層員工、不同部門之間以及對外關(guān)系的協(xié)調(diào)，解決部門之間的分歧和摩擦并做好積極有效的協(xié)調(diào)工作，正確處理對外關(guān)系來保證醫(yī)院的形象和信譽(yù)。通過對患者及其家屬意見以及建議的收集整理，針對其中的可行性和合理建議進(jìn)行吸取來進(jìn)行改進(jìn)。還要積極熱情和耐心來處理患者及家屬的投訴問題，對患者的不良醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行避免，做好對外的溝通和協(xié)調(diào)工作。

3.3 橋梁作用

醫(yī)院辦公室在按照院領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)的執(zhí)行來開展工作的過程中，需要按照上級(jí)指示來進(jìn)行工作的規(guī)劃，然后按照要求來進(jìn)行逐級(jí)傳達(dá)和落實(shí)。也就是說，醫(yī)院辦公室在其中發(fā)揮著將領(lǐng)導(dǎo)的指示和任務(wù)具體化的作用。保證指示落實(shí)過程中結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況來保證工作的有效開展。還要在此過程中對指示執(zhí)行過程中不同部門和人員的建議和意見進(jìn)行收集與整理，并將其作為領(lǐng)導(dǎo)下一步計(jì)劃制定的重要依據(jù)。由于醫(yī)院辦公室可以與醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和基層的醫(yī)療工作人員進(jìn)行接觸，因此需要發(fā)揮其先天的優(yōu)勢來協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，起到對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員之間關(guān)系的改善，消除基層工作人員對領(lǐng)導(dǎo)的誤解、解決不同部門之間的矛盾和沖突等作用。而且在對領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行進(jìn)行執(zhí)行和落實(shí)的過程中，還要消除執(zhí)行部門的意見和不滿，解決上述過程中的摩擦。

3.4 助手作用

醫(yī)院辦公室不獨(dú)立承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作，只是發(fā)揮其領(lǐng)導(dǎo)工作助手的作用，就是對領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行執(zhí)行和具體落實(shí)，保證領(lǐng)導(dǎo)有更多地精力來對重大問題和決策進(jìn)行思考和處理。而且還根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求來做好調(diào)查以及所需要信息資料的收集與整理工作，將其提供給領(lǐng)導(dǎo)來協(xié)助其作出正確的決策。

3.5 信息提供的作用

在目前持續(xù)推進(jìn)新醫(yī)改的過程中，電子信息化技術(shù)在醫(yī)院工作中不斷引入和發(fā)展，加快了醫(yī)院的工作節(jié)奏和進(jìn)展，同時(shí)也對醫(yī)院辦公室工作提出了信息及時(shí)和快速處理等要求。也就是需要醫(yī)院辦公室工作人員在及時(shí)掌握動(dòng)態(tài)的同時(shí)，對先進(jìn)的辦公條件和技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用來對信息進(jìn)行及時(shí)的收集和篩查、加工利用，發(fā)揮好其信息傳遞的作用，確保此信息重要作用的發(fā)揮。通過上情下達(dá)和下情上達(dá)的集合來加強(qiáng)上下級(jí)部門之間以及不同科室之間、醫(yī)患之間以及領(lǐng)導(dǎo)和職工之間的溝通。

4 提升醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量的措施

在目前我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在快速開展的過程中，隨著各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用以及新醫(yī)改的不斷推進(jìn)，加快了醫(yī)院工作的節(jié)奏，也對醫(yī)院各項(xiàng)工作效率的提高提出了較高的要求。不僅要求在醫(yī)院辦公室工作中的日常事務(wù)處理中要及時(shí)、準(zhǔn)確且不允許出現(xiàn)疏忽和錯(cuò)誤，而且還要在明確自身職責(zé)定位的同時(shí)來提高醫(yī)院辦公室工作的質(zhì)量。也就是在對各種有價(jià)值的醫(yī)院信息進(jìn)行正確處理的同時(shí)來對這些信息進(jìn)行快速和準(zhǔn)確的傳遞來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院運(yùn)營效率的提升。同時(shí)還需要醫(yī)院辦公室對各種公文工作進(jìn)行處理，通過對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行有效意見和建議的提供來實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策效率的提升。發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的樞紐和窗口的作用，通過對醫(yī)院辦公室工作的加強(qiáng)來提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

5 結(jié)語

在目前新醫(yī)改不斷推進(jìn)的過程中，為了保證醫(yī)院管理滿足時(shí)代快速發(fā)展的要求，需要發(fā)揮醫(yī)院辦公室的特點(diǎn)以及重要作用，通過醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量和效率的提升，積極參與政務(wù)并保證業(yè)務(wù)的有效落實(shí)和處理，緊緊圍繞醫(yī)院整體利益和中心任務(wù)，實(shí)現(xiàn)效率的提升和節(jié)奏的加快，提升醫(yī)院的整理管理水平，并促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)步和快速發(fā)展。