企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的研究

丁奕 福建寧德核電有限公司 福建福鼎 355200

一、緒論

本章主要內(nèi)容為簡要闡述文檔管理系統(tǒng)的作用與意義、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀，闡明企業(yè)文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)的任務(wù)和目標(biāo)。

(一)研究背景與現(xiàn)實意義

目前，企業(yè)辦公過程中產(chǎn)生的各種電子文檔與日俱增，除了各種報表、合同等文件以外，還包涵了多種影、音、圖像等多媒體信息文檔。這些文檔具有隨時查閱，長期保存的特點。然而，這些電子文檔目前大多分散存儲于個人或部門的計算機中，缺乏科學(xué)的管理，文檔的安全性差，檢索困難，難以實現(xiàn)對文檔的共享訪問控制，降低了文檔的使用率和價值。針對這一現(xiàn)狀，以實現(xiàn)高質(zhì)量地新建、分發(fā)、管理、存儲和維護文檔為主要研究方向的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)成為一項重要的科研課題。

(二)國內(nèi)外現(xiàn)狀分析

文檔管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)是隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展而逐步從概念走向?qū)嶋H應(yīng)用的。早期的文檔管理系統(tǒng)主要用來處理特定領(lǐng)域的復(fù)雜辦公業(yè)務(wù)。近些年來，網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、中文處理技術(shù)的發(fā)展，為現(xiàn)階段的文檔管理系統(tǒng)處理種類龐雜、用途多樣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的文檔對象提供了新的可能性，各種各樣的文檔管理系統(tǒng)相繼出現(xiàn)，實現(xiàn)了文檔的操作、檢索、存儲、交流、合作和自動化。

二、文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計

(一)系統(tǒng)需求分析

信息系統(tǒng)的開發(fā)目標(biāo)必須以滿足用戶需求為前提，而在系統(tǒng)開發(fā)的第一階段

中，用戶的需求往往是不完整的、不明確的，需要開發(fā)者協(xié)助用戶對需求做進一步的理解乃至創(chuàng)造并歸納出較為詳細(xì)的需求說明。企業(yè)文檔管理系統(tǒng)以文檔處理和事務(wù)管理為核心，同時提供信息通信與服務(wù)等重要功能。

典型的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)應(yīng)滿足如下的基本需求:

1.能夠處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息

一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫對于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的表示和存儲存在一定的困難，而企業(yè)文檔管理系統(tǒng)中的信息載體大多是以文件、報表等形式出現(xiàn)，因此文檔管理系統(tǒng)必須解決利用關(guān)系數(shù)據(jù)庫存儲復(fù)合文檔信息的問題。

2.包含大量的工作流應(yīng)用

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作和工作轉(zhuǎn)交(交互)過程。文檔管理系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如文件審批、各類申請等，每一項工作都是以流程的形式，由發(fā)起者發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其它部門的處理最終到達終點的過程。

3.支持協(xié)同工作和移動辦公

在日常的工作中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能做出某種決定，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式打破了時間、地域的限制，使人們能夠隨時隨地參與到辦公過程中來，大大提高工作的效率。

4.文檔檢索功能

對存儲的文檔進行多條件的模糊檢索，包括標(biāo)題檢索，關(guān)鍵詞檢索，全文檢索.

(二)功能需求分析和事務(wù)描述

分析文檔管理系統(tǒng)的功能，得到系統(tǒng)需要完成的事務(wù)流程有如下8個:

·發(fā)文辦理

·收文辦理

·檔案管理

·檔案借閱

·公告管理

·本人待辦

·修改密碼

·系統(tǒng)管理

(三)系統(tǒng)用戶界面

用戶接口設(shè)計原則

用戶接口原型是系統(tǒng)的可視化接口，用戶接口設(shè)計基于人的能力，原則如下:

·用戶熟悉:接口所使用的術(shù)語和概念應(yīng)該來自用戶的經(jīng)驗，這些用戶是要使用系統(tǒng)最多的人。

·一致性:接口應(yīng)該是一致的，即盡可能多地讓相似的操作有同樣的觸發(fā)方式。

·意外最小化:永遠(yuǎn)不要讓用戶對系統(tǒng)的行為感到吃驚(意外)。

·可恢復(fù)性:接口應(yīng)該有一種機制來允許用戶從錯誤中恢復(fù)。

·用戶指南:錯誤發(fā)生時接口應(yīng)該提供有意義的地反饋，同時還要提供具有

·上下文感知能力的用戶幫助功能。

二、文檔管理系統(tǒng)的安全

文檔管理系統(tǒng)為各部門辦公服務(wù)，辦公過程中所涉及的信息有的具有較高的安全需求。因此在文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中必須考慮安全建設(shè)，這不僅是單位信息安全保障的需要，也是系統(tǒng)能否順利實施推廣的重要標(biāo)志之一。文檔管理系統(tǒng)開發(fā)過程中考慮到了以下部分的信息安全需求，并采取了相應(yīng)措施進行保障。

1)系統(tǒng)資源安全

文檔管理系統(tǒng)的用戶在訪問所有的網(wǎng)絡(luò)資源之前都會被驗證:是否具有對此資源訪問的權(quán)限，擁有何種訪問權(quán)限。用戶的存取控制是多級別的，可以從服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、文檔(包括文檔的鏈接部分)到字段域各種范圍進行限制。

2) 服務(wù)器安全

通過對服務(wù)器的管理對文檔管理系統(tǒng)提供高層次的、可靠的安全性保證。在服務(wù)器上采用了服務(wù)器存取列表控制技術(shù)。服務(wù)器存取列表在公用通訊錄中的“服務(wù)器”文檔中定義。用戶訪問服務(wù)器時，系統(tǒng)根據(jù)服務(wù)器存取列表來判斷是否可以存取服務(wù)器上的信息。該方式可以對以下幾種情況判斷:

·單獨的用戶、服務(wù)器或群組存取服務(wù)器;

·任意用戶存取服務(wù)器或拒絕任何存取服務(wù)器;

·允許公用通訊錄中的用戶存取，這個限制將拒絕匿名瀏覽器的訪問。

3) 數(shù)據(jù)庫安全

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫安全是從數(shù)據(jù)庫存取控制列表入手的，它可以控制對數(shù)據(jù)庫的訪問。

系統(tǒng)管理與維護工具可以對數(shù)據(jù)庫的用戶類型、存取級別做出明確的定義，保證只有合法授權(quán)的用戶才能訪問數(shù)據(jù)庫。采用個人密鑰對本地數(shù)據(jù)庫加密并提供口令保護，其他人員即使能復(fù)制某些被保護的數(shù)據(jù)庫也無法閱讀其內(nèi)容。

4) 系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份

備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)可保證遭到入侵破壞后，能最快地恢復(fù)系統(tǒng)。企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采用服務(wù)器代理自動備份的方法，一般在無人使用的夜間運行，系統(tǒng)備份的方法是備份最近幾天的數(shù)據(jù)，以隊列的方式每天備份一次。