電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的運用研究

白艷君 內蒙古鄂爾多斯電力冶金集團股份有限公司 內蒙古鄂爾多斯 016064

1 引言

當今社會已經進入信息化時代，對企事業(yè)單位來說，只有緊跟時代發(fā)展的步伐，借助信息技術的優(yōu)勢來提升檔案管理效率，才能推動檔案的高效共享與開發(fā)、利用，才能實現便利的查詢，在很大程度上節(jié)約各方面成本。電子檔案是依托于先進的信息技術而實現的，對企事業(yè)單位檔案管理實現技術化、標準化、科學化有著重要的影響，這種優(yōu)勢為企事業(yè)單位的整體信息化發(fā)展提供了充分的條件。

2 當前企事業(yè)單位檔案特性

2.1 普遍性

信息技術的普及使得人們的生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化，企事業(yè)單位的檔案管理也在如此巨大的浪潮中受到很大影響。盡管我國企事業(yè)單位電子檔案管理起步較晚，但是在信息技術快速更新換代的條件下，企事業(yè)檔案信息化管理取得較為顯著的成效。要想以電子檔案形式來加強檔案管理，就必須首先對檔案管理的普遍性加以明確，在此基礎上結合特性來開展工作。信息技術的應用是檔案管理工作效率得以提升的前提，這就要求企事業(yè)充分利用信息技術來開展檔案管理實踐。

2.2 集成性

進行檔案管理信息化建設之后，只需要做好檔案的整理和錄入就可以完善檔案管理工作，因此，數據處理、輸入、使用都具備了集成性，這種特性可以推動檔案共享的實現，能夠很好地提升檔案服務價值。電子檔案系統(tǒng)的最大優(yōu)勢在于效率高、完整性強，可以說運用電子檔案管理方式開展工作，能夠將集成性的特征發(fā)揮到檔案管理效率和完整性的提升中。

2.3 動態(tài)性

電子檔案的動態(tài)性主要體現在：第一，信息采集是一個動態(tài)的過程，完成信息收集之后，能夠及時錄入檔案數據庫，這個過程是短暫的，因此也給檔案數據的及時更新帶來了極大便利 第二，檔案數據具備動態(tài)性，信息錄入數據庫之后，就可以在較短的時間內進行數據處理，同時很好地避免操作中可能出現的失誤 第三，數據收集、處理完成之后，檔案信息的共享和利用也是動態(tài)的，利用者能夠結合自己的信息需求進行查詢、選擇和使用。

3 應用電子檔案的重要性

技術發(fā)展和行業(yè)進步的大環(huán)境下，信息管理的專業(yè)性需求越來越高，催生了電子檔案的產生與利用。在企事業(yè)單位中，電子檔案憑借在管理、查詢和使用中的便捷性優(yōu)勢，展示了檔案管理方面的技術發(fā)展，這是傳統(tǒng)檔案管理所不具備的。

第一，電子檔案的應用能夠在很大程度上節(jié)約人力、物力方面的成本投入。傳統(tǒng)檔案勢必會對人力、物力有大量的耗費，企事業(yè)單位需要安排大量的人手來進行檔案的整理、分類和歸檔。同時，在查詢檔案時，必須要按照編號等標志來對檔案進行挨個查找。而電子檔案的查詢只需要輸入關鍵詞就可以準確找到所需信息，只需要投入很少的人力、物力就可以對檔案進行歸檔與錄入。

第二，電子檔案促進檔案服務水平的提升。當前，企事業(yè)電子檔案的建立仍在起步中，還有著許多需要完善的地方，首先要做到的就是提升檔案服務水平，這關系到檔案質量與效率提升。

4 電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應用舉措

4.1 充分利用技術

要想將信息技術在檔案管理中的價值充分發(fā)揮出來，就必須建立完善的電子檔案系統(tǒng)，借助于先進的信息技術、互聯網技術和大數據技術，對檔案進行系統(tǒng)化的管理。同時，要加強對檔案信息和數據的科學規(guī)劃與技術處理，結合企事業(yè)單位自身工作發(fā)展的需求，對電子檔案管理系統(tǒng)進行精心設計。

4.2 加強人才培養(yǎng)

在電子檔案應用中，人才是關鍵力量，既能推動檔案管理方式的轉變，也能夠在提升檔案管理質量的同時提升檔案管理的規(guī)范化水平。因此，在應用電子檔案的過程中，企事業(yè)單位要重視專業(yè)人才的培養(yǎng)，要求首先認清人才在檔案管理中的價值，在重視的基礎上結合工作需求制定科學的人才培養(yǎng)方案，同時建立健全人才培養(yǎng)與激勵機制，促進檔案管理人才素質的提升 企事業(yè)單位應當運用激勵機制來調動檔案管理人員的積極性與創(chuàng)新性，可以通過培訓、講座等方式為檔案管理人員提供知識與技能提升的平臺與機會。此外，要積極營造良性競爭氛圍，用合理的人才流動來完善檔案管理人才隊伍，通過對管理人才的動態(tài)化管理來提供電子檔案應用所需的人才保障。

4.3 構建安全保障

應用電子檔案的過程中，保障檔案的安全性是關鍵環(huán)節(jié)。因此，企事業(yè)單位應當從硬件、網絡、系統(tǒng)這三個方面來對電子檔案安全進行保障。從硬件安全方面來說，應當注重對服務器的安全監(jiān)控，及時更新日志，做好硬件設備的維護工作 從網絡安全方面來說，應當定期對存儲于系統(tǒng)中的檔案進行檢測，嚴格設置檔案查詢、瀏覽權限，運用防火墻技術來嚴格規(guī)范網絡的接入與輸出 在系統(tǒng)安全方面，應當構建科學的訪問平臺，通過及時的系統(tǒng)更新來對系統(tǒng)進行安全性檢查。

5 結語

信息技術快速發(fā)展與普及的背景下，電子檔案發(fā)揮著愈發(fā)重要的價值，借助于電子檔案的優(yōu)勢，企事業(yè)單位應當在認清其重要價值的基礎上，加強技術應用、人才培養(yǎng)和安全保障，從不同的角度提升檔案管理工作的質量和效率，為企事業(yè)的發(fā)展提供準確可靠的信息支撐。