高職院校行政秘書工作的實踐與思考

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廣東機電職業(yè)技術學院

高職院校二級學院行政秘書，是指協(xié)助二級學院領導處理行政事務及相關管理工作的基層行政工作人員，是連接學校職能部門、二級學院、教師三者的橋梁和紐帶，具有承上啟下、聯(lián)系左右和互通信息的作用。行政秘書工作多而廣、雜而瑣，工作內容涉及到二級學院管理的方方面面，其工作狀態(tài)好壞對二級學院發(fā)展有著直接影響。

一、高職院校二級學院行政秘書工作職責

高職院校行政秘書的主要工作職責是協(xié)助領導做好日常事務，主要包括：(1)協(xié)助二級學院領導，組織和協(xié)調本院日常行政工作，協(xié)助做好安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生檢查等綜合治理工作；(2)負責學院文體、公益、慰問活動的組織、安排、落實和服務工作；(3)按照規(guī)定保管和使用本部門行政公章。負責本院常規(guī)行政文件的起草和打印，以及公文的登記、交換、傳遞、立卷、歸檔等保管工作；負責本院各種會議的會前準備和會后的相關工作，并負責會議記錄。負責辦理相關的票務預訂、訪客接待工作；(4)做好全院教職工的考勤相關工作，參與教師考核評分工作，負責教師工作量的統(tǒng)計核對；(5)負責與各院系、部及行政部門的工作協(xié)調；(6)協(xié)助學院做好資產管理及負責部門辦公設備的管理使用工作；(7)負責學院各類經費的領取與發(fā)放，負責學院辦公設備、辦公用品的檢查、報修、采購、登記、統(tǒng)計、保管、發(fā)放等工作；(8)協(xié)助制定每學期、每學年經費計劃，進行經費結算。兼任報賬員，負責本部門各項經費開支報賬、記賬工作；(9)協(xié)助管理本部門信息化工作。

二、高職院校二級學院行政秘書現(xiàn)狀剖析

(1)部分行政秘書工作懈怠、執(zhí)行力不強。行政工作枯燥乏味，工作內容多、范圍廣、種類雜、重復性強，這種機械化的工作狀態(tài)很容易使從業(yè)者變得焦躁不安、心煩易怒，對行政工作將會產生極大的影響，工作難以順利開展。長久以往，從業(yè)者會產生低落、厭煩等被動情緒，降低工作積極性，工作拖拖拉拉，得過且過，缺少積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而忽視本職工作，錯誤頻發(fā)。

(2)工作界限不清，權責不明。行政秘書工作的特征通常是輔助性和服務性的，但是高職院校少有對行政秘書權責范圍做明確規(guī)定，經常是以領導安排工作為主，以自己工作習慣和工作認識為輔來管理和服務。這就導致行政秘書工作界限不清，工作出現(xiàn)重復甚至錯位。有的辦公室主任把秘書的工作一起做了，忙得像陀螺；有的領導當甩手掌柜，秘書安排工作；有的秘書替輔導員等代勞，自己的工作卻顧不上做。

(3)發(fā)展空間小，職稱職位晉升相對困難。高職院校職稱評聘過程較重視專業(yè)技術成果，行政工作人員特別是行政秘書，工作內容和工作性質決定其具有隱蔽性的特點，難以將工作內容整理成業(yè)績成果，難以界定。此外，行政秘書在職務晉升渠道狹窄，發(fā)展空間較小，晉升機會很少，很多人在崗十幾年仍然是科員級別，沒有機會晉升。

三、高職院校二級學院行政秘書工作的建議

(一)自身改善

(1)以學立本，豐富自身，提高服務意識。行政秘書只有不斷的學習，提升自身素質，才能不斷的改善工作方法，提升工作效率，才能適應并做好行政秘書工作。提升自身素質，包括提升業(yè)務素質、文化素質、心理素質和身體素質。其中業(yè)務素質是行政秘書的核心素質。文字表達能力和溝通能力是行政秘書的基本功。行政秘書要多看多練多思，提升文字和語言表達水平，做到各類文書觀點鮮明、層次清晰。心理素質是行政秘書做好服務工作的關鍵。行政秘書要想在繁雜的工作中發(fā)揮潛能做出成績，就要具有積極樂觀的心態(tài)和堅定的信心。行政秘書還要增強信息處理能力，不斷學習新技術，掌握新方法，利用網絡平臺提高工作效率和工作質量[1]。

(2)以干固本，準確定位，完成本職工作。行政秘書要具備謙虛謹慎、實事求是的工作態(tài)度，具有高度的責任感和使命感，做事一絲不茍、鍥而不舍、團隊協(xié)作的精神，將“恪守職責、愛崗敬業(yè)、樂于奉獻”的意識內化于心外化于行，積極適應高職院校發(fā)展的需求，具備全心全意為廣大師生服務的精神，認準自己的角色定位，完成本職工作[2]。行政秘書協(xié)助領導做好管理工作，準確把握領導意圖，及時主動向領導匯報；善于處理與教師之間的關系，及時清楚明了地做好上傳下達通知文件的工作；積極為教師們排憂解難，解除后顧之憂；善于協(xié)調與各職能部門之間的關系，快速、高質量的完成各職能部門布置的工作任務。

(3)以律正本，慎獨修身，規(guī)范工作運行。行政秘書要遵守一定的職業(yè)道德，有保密意識。行政秘書往往會參加學院建設發(fā)展的重要會議、領取機要文件，行政秘書要恪守職業(yè)道德，遵循保密制度。其次，秘書在工作中要保持嚴明的紀律，在工作中要做到不該聽的不聽，不該看的不看，不該說的不說，認真對待好工作中的每一件事情。做到從接電話到財務管理，事無巨細都心存敬畏認真完成。

(4)以思升本，創(chuàng)新方法，提升工作水平。在有較強的工作責任心和服務意識基礎上，行政秘書還需要具備問題意識，具有創(chuàng)新精神。面對工作中出現(xiàn)的問題，善于總結梳理，尋找解決辦法，提出改進方案，供領導決策參考。行政秘書還要具備反思意識，即對工作中出現(xiàn)的問題進行反思，總結經驗教訓，提升工作水平。可以將反思結果整理成反思筆記，以便自己以后翻閱參考，尋求最佳解決方案。反思筆記對業(yè)績成果材料的總結也有很強的參考性。反思筆記也是向領導和同事進行交流最佳形式。

(二)學校重視

1、提高待遇，提供良好培訓機會

高職院校要完善現(xiàn)行的薪酬分配制度，適當提升行政秘書的薪資待遇，實現(xiàn)同工同酬；要重視行政秘書的工作業(yè)績，建立合理的獎勵機制；重視行政秘書隊伍建設，加大對行政秘書的職業(yè)素質和業(yè)務知識的培訓力度，可定期開展行政秘書業(yè)務知識講座，組織行政秘書外出交流學習，鼓勵行政秘書進行學歷提升，鼓勵行政秘書獲得相應的資格證書等，提高個人業(yè)務素質、提高工作效率、發(fā)揮協(xié)調能力、強化服務意識，使行政秘書在高職院校能發(fā)揮出積極的作用。

2、轉變領導意識，建立合理晉升機制

職院校領導應樹立管理也是學問，優(yōu)秀的行政秘書也是人才的觀念，認識到提升高職院校行政管理離不開行政秘書。高職院校要建立適應于行政秘書的職業(yè)發(fā)展體系，完善現(xiàn)行的晉升制度，重視和評價行政秘書的業(yè)績成果，建立適用的評價機制，讓行政秘書能看到發(fā)展方向，提高工作積極性，激發(fā)競爭意識，建立良好的職業(yè)發(fā)展愿景。

高職院校二級學院行政秘書在是學校建設發(fā)展中起著重要作用，加強二級學院行政秘書隊伍建設是高職院校可持續(xù)發(fā)展的關鍵。同時，行政秘書只有不斷學習專業(yè)知識，提高專業(yè)素養(yǎng)，提升自身業(yè)務水平，才能適應學校發(fā)展的要求，才能更好為師生服務，為學校的發(fā)展做出貢獻[3]。