高?？剖覚n案建設(shè)的路徑思考

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重慶文理學(xué)院

高校里的檔案主要有人事檔案、文書(shū)檔案和學(xué)生檔案。人事檔案記載著教職工個(gè)人所有的重要節(jié)點(diǎn)和事跡，一般在個(gè)人提拔、調(diào)動(dòng)、政審、審查、退休等發(fā)生重大變化的時(shí)候會(huì)用到；文書(shū)檔案記載著高校所有發(fā)生的事件的開(kāi)頭和結(jié)果，即有開(kāi)始文件和結(jié)果文件以及名冊(cè)、記錄、金額等附件材料，一般用于查詢復(fù)印來(lái)證明某個(gè)材料的真實(shí)性和有效性；學(xué)生檔案記載著學(xué)生在校期間發(fā)生的重要節(jié)點(diǎn)和事跡，是義務(wù)教育階段的個(gè)人檔案的延續(xù)。以上3種檔案都有著相對(duì)固定的規(guī)范和要求，如該記載什么、怎么記載，有規(guī)范化的表格和統(tǒng)一的裝訂?？剖覚n案是科室所有工作的開(kāi)頭、結(jié)果和過(guò)程材料，是以上3種檔案的有益補(bǔ)充，能更加清晰地顯示科室工作的來(lái)龍去脈。

一、科室檔案建設(shè)是高校管理的基石

在很多高校里，科長(zhǎng)隨著干部管理輪崗的要求三年一小輪、六年一大輪已經(jīng)成為常態(tài)。人數(shù)多又輪崗平凡，如何保持工作的連續(xù)性和有效性一直是高校管理工作者頭疼的問(wèn)題。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)都愿意啟用熟手而不愿意使用新人，因?yàn)槭煜すぷ鞯目崎L(zhǎng)工作效率更高、工作效果更好，一些部們?cè)趯W(xué)校輪崗的時(shí)候會(huì)上演“搶人”大戰(zhàn)?！皳屓恕贝髴?zhàn)也反映了科室的檔案問(wèn)題，科室管理成了高校行政管理工作的桎梏。

高校對(duì)科長(zhǎng)們的行政管理工作開(kāi)展的培訓(xùn)很少，科長(zhǎng)們都是向上一級(jí)的處長(zhǎng)們學(xué)習(xí)，處長(zhǎng)的管理風(fēng)格往往會(huì)決定一個(gè)處室的工作風(fēng)格。處長(zhǎng)要求科長(zhǎng)熟悉文件規(guī)定、規(guī)范工作流程、遵守職業(yè)道德、增強(qiáng)服務(wù)理念等，很少有處長(zhǎng)會(huì)對(duì)科長(zhǎng)提出科室檔案的建設(shè)意見(jiàn)。每個(gè)人的每一項(xiàng)社會(huì)行為都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的檔案，離開(kāi)了檔案也許什么事也干不成。新時(shí)期檔案工作的主要矛盾是“社會(huì)發(fā)展”與“檔案發(fā)展”相對(duì)滯后之間的矛盾?！按髾n案”理念提出將所有具有保存價(jià)值的檔案納入歸檔范疇，采用“多檔合一”來(lái)提升管理水平與服務(wù)能力。檔案管理是高?？茖W(xué)管理的基石，是高校工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,高校應(yīng)反思當(dāng)前立檔意識(shí)落后、分工模糊、檔案干預(yù)能力不足等問(wèn)題，把檔案建設(shè)作為提高學(xué)校管理水平的一個(gè)重要切入點(diǎn)。

二、科室檔案建設(shè)對(duì)科室工作開(kāi)展意義重大

高校的處室和科室設(shè)置相對(duì)固定，隨著工作的內(nèi)容和要求的變化，學(xué)校機(jī)構(gòu)也在不斷變革。不管機(jī)構(gòu)如何變化，科室檔案建設(shè)作為學(xué)校管理的一個(gè)個(gè)節(jié)點(diǎn)，始終發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。

(一)讓新進(jìn)科室人員快速了解工作

處室和科室相對(duì)固定，意味著現(xiàn)有工作就是原有工作的延伸。新進(jìn)入科室工作人員因?yàn)閷?duì)新工作環(huán)境不熟悉，一般會(huì)沿襲以前的做法。通過(guò)查詢科室檔案，可以通過(guò)以下6個(gè)維度快速了解科室的工作：工作到底是干哪些事情；工作來(lái)源于哪里，最終歸屬到哪里；完成工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)；完成工作的資源；完成工作的方法和程序；過(guò)去工作的結(jié)果可能對(duì)現(xiàn)在工作產(chǎn)生的影響。

(二)助力新進(jìn)科室人員深入開(kāi)展工作

科室檔案與文書(shū)檔案最大的區(qū)別就是過(guò)程材料多。文書(shū)檔案一般只有開(kāi)頭材料和結(jié)果材料，但是科室檔案還有過(guò)程材料?？剖曳彩鞘占蟻?lái)的材料都可以作為將來(lái)的備查材料，進(jìn)入科室檔案，讓一切工作都有詳細(xì)的過(guò)程和痕跡可尋，這些詳細(xì)的過(guò)程材料無(wú)疑對(duì)快速深入工作起到很好的輔助作用。文書(shū)檔案查詢要去檔案館才能查詢，需要經(jīng)過(guò)很多道審批手續(xù)，而科室檔案隨取隨還，為深入工作帶來(lái)了便捷。

(三)推動(dòng)科室人員創(chuàng)新開(kāi)展工作

在了解和深入工作的基礎(chǔ)上，有利于工作的創(chuàng)新開(kāi)展。科長(zhǎng)可以從以3個(gè)方面創(chuàng)新開(kāi)展工作：一是通過(guò)對(duì)過(guò)去文件、合同文本等的修訂，加入新的時(shí)代要求和管理規(guī)范；二是改進(jìn)過(guò)去的工作程序和方法，更加有利于做好服務(wù)工作；三是根據(jù)過(guò)去的工作內(nèi)容增加新的工作內(nèi)容，營(yíng)造良好的積極的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作跨上新的臺(tái)階。學(xué)校任何一項(xiàng)政策的出臺(tái)都有延續(xù)性，不是照搬照抄一個(gè)文件就可以落地生根開(kāi)花，而是和學(xué)校的校情以及各個(gè)部門(mén)的工作實(shí)際緊密聯(lián)系。

(四)利于科室科長(zhǎng)快速總結(jié)工作

有了過(guò)去的科室檔案和新的科室檔案，科長(zhǎng)們整理檔案的過(guò)程就是對(duì)工作的再次梳理和總結(jié)，可以查漏補(bǔ)缺。有的工作光有開(kāi)頭文件沒(méi)有結(jié)果文件；有的工作過(guò)程材料缺失；有的工作結(jié)果文件沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽字；有的工作有結(jié)果文件但是經(jīng)費(fèi)還沒(méi)有到位；有的工作已經(jīng)相對(duì)上一年度有所突破但是需要匯總數(shù)據(jù)來(lái)支撐。通過(guò)科室檔案的整理，能幫助科長(zhǎng)們寫(xiě)出有數(shù)據(jù)支撐、有詳細(xì)過(guò)程的豐富的工作總結(jié)來(lái)。

三、高?？剖覚n案建設(shè)的路徑

個(gè)人數(shù)字存檔行為與個(gè)人存檔意識(shí)及存檔能力有強(qiáng)相關(guān)關(guān)系，其中存檔意識(shí)和存檔能力在個(gè)人因素和存檔行為間起中介作用。因此，要對(duì)高校行政人員進(jìn)行科室檔案形成意識(shí)的培養(yǎng)、科室檔案形成過(guò)程中的能力培養(yǎng)和科室檔案使用過(guò)程中的規(guī)范意識(shí)培養(yǎng)。

(一)科室檔案形成意識(shí)培養(yǎng)

高校新進(jìn)入科室工作人員都應(yīng)該樹(shù)立科室檔案意識(shí)，除了要對(duì)工作負(fù)責(zé)，更要為后人留下可用的參考資料，這樣才能使學(xué)校事業(yè)蒸蒸日上。在完成各項(xiàng)行政工作的同時(shí)，要考慮最后將形成怎樣的科室檔案，以便讓搜集、整理工作更加有的放矢。要樹(shù)立全盤(pán)意識(shí)，沒(méi)有全盤(pán)意識(shí)寫(xiě)不出計(jì)劃和工作程序文件。有了科室檔案意識(shí)，才有可能產(chǎn)生科室檔案?？剖覚n案意識(shí)的培養(yǎng)可以從以下4個(gè)方面進(jìn)行：邀請(qǐng)檔案專家進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)；利用微信公眾號(hào)等網(wǎng)絡(luò)媒體以視頻、漫畫(huà)、動(dòng)圖、短文等形式定期推送實(shí)用性檔案知識(shí)；參觀學(xué)習(xí)，現(xiàn)場(chǎng)感受科室檔案的成果，提升對(duì)檔案價(jià)值和檔案本身的認(rèn)知度；考核評(píng)分，將部門(mén)檔案工作質(zhì)量評(píng)價(jià)納入學(xué)?？偪己嗽u(píng)分體系，提升檔案工作地位顯著。

(二)科室檔案形成過(guò)程能力培養(yǎng)

檔案管理是一項(xiàng)具有很強(qiáng)組織性和紀(jì)律性的工作,要嚴(yán)格遵守《檔案法》、《保密法》及黨和國(guó)家、高校的各項(xiàng)政策，提高政治覺(jué)悟。除了對(duì)基礎(chǔ)檔案信息進(jìn)行記錄外,還要增加知識(shí)信息獲取的主動(dòng)性,對(duì)檔案信息記錄的范圍予以適當(dāng)?shù)耐卣??？剖覚n案形成過(guò)程分為分類、收集、整理、審查、膠裝、存放6個(gè)步驟。其中分類是最關(guān)鍵的一步，分類就是編寫(xiě)工作目錄，哪些是重要工作，分哪些項(xiàng)目，條理要清晰，界限要清楚，邏輯關(guān)系要明確。在收集材料中，各種材料要按照一定的順序進(jìn)行收集，屬于小分類。整理時(shí)要看材料是否齊全審查是為了集思廣益，突破一個(gè)人的思維局限性。材料要進(jìn)行裝訂，這樣材料不容易散落，也方便保存。存放的重點(diǎn)是順序和陳列環(huán)境，要盡可能要做到整齊美觀、干燥防潮、方便查找。

(三)科室檔案使用過(guò)程規(guī)范培養(yǎng)

科室檔案使用過(guò)程規(guī)范培養(yǎng)主要從4個(gè)方面進(jìn)行。一是隨借隨還。檔案不能隨便丟在科室以外的任何地點(diǎn)，要求借閱的人隨借隨還；二是形成使用機(jī)制。可以給新進(jìn)人員一定時(shí)間查看科室檔案，通過(guò)學(xué)習(xí)后詳細(xì)匯報(bào)每項(xiàng)工作的思路；三是形成文件匯編?？剖页蓡T人手一份文件匯編，便于學(xué)習(xí)和較好地完成崗位工作；四是注重職業(yè)道德。避免信息安全危機(jī)，對(duì)所看內(nèi)容細(xì)節(jié)進(jìn)行保密不泄密。

科室檔案工作在高校行政管理工作中一般都不列入工作計(jì)劃或工作總結(jié)，在目標(biāo)管理或績(jī)效管理中也極少提及科室檔案管理，但是卻是改善工作作風(fēng)和工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)，尤其是輪崗過(guò)程中的工作銜接，非常依賴科室檔案建設(shè)。無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，行政人員都有責(zé)任將其建設(shè)好，為學(xué)校的教育事業(yè)發(fā)展提供詳實(shí)的支撐材料。