智慧校園背景下高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)之道

■劉勁松/廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院

一、智慧校園建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)和要求

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能技術(shù)得到普遍運(yùn)用。2019年6月6日，工信部正式向中國(guó)電信、中國(guó)移動(dòng)、中國(guó)聯(lián)通、中國(guó)廣電發(fā)放5G商用牌照，標(biāo)志著5G時(shí)代的到來(lái)。高校管理、服務(wù)的數(shù)字化也隨之有了更強(qiáng)的信息技術(shù)作為支撐。在數(shù)字校園的基礎(chǔ)上建設(shè)智慧校園，建設(shè)更加智能化、科學(xué)化、個(gè)性化、開(kāi)放化的教學(xué)環(huán)境，提高更加舒適便捷的生活服務(wù)水平，已經(jīng)成為高校信息化建設(shè)的新趨勢(shì)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件《智慧校園總體框架（GBT36342-2018）》（以下簡(jiǎn)稱“框架”）的制定，對(duì)智慧校園的架構(gòu)、實(shí)現(xiàn)做出了規(guī)范化的要求，是智慧校園建設(shè)重要技術(shù)依據(jù)。

“框架”指出：智慧校園建設(shè)要充分“充分融合物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、智能控制等先進(jìn)技術(shù)，以云服務(wù)為支撐，建立教育教學(xué)平臺(tái)；以數(shù)據(jù)整合為中心，建立智能管理平臺(tái)；以一卡通為載體，建立方便、便捷的生活服務(wù)平臺(tái)，搭建以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的智能化、充分互動(dòng)、環(huán)保節(jié)能的全網(wǎng)絡(luò)式智慧校園。”“框架”提出，智慧校園建設(shè)要實(shí)現(xiàn)管理信息化。要通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證、公共數(shù)據(jù)中心和一卡通等手段，完成校園信息的集成和流程的整合。要實(shí)現(xiàn)服務(wù)信息化，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)辦事平臺(tái)，針對(duì)教職員工提供個(gè)性化定制工作界面，整合學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，協(xié)調(diào)工作業(yè)務(wù)流程，為廣大師生提供一站式信息公開(kāi)服務(wù)。為此，智慧校園要建設(shè)完備的存儲(chǔ)災(zāi)備、云服務(wù)等系統(tǒng)。要充分利用手機(jī)等移動(dòng)終端，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)校園資源、辦公、管理、服務(wù)各個(gè)方面和環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合管理和服務(wù)。

二、高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

檔案管理與服務(wù)，是高校管理服務(wù)的一項(xiàng)工作內(nèi)容，在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中，已經(jīng)形成了較為穩(wěn)定的管理服務(wù)模式和制度規(guī)范。但是，隨著智慧校園建設(shè)的迅速推進(jìn)，檔案管理服務(wù)的傳統(tǒng)模式和規(guī)范受到不小的挑戰(zhàn)。概括而言，主要存在以下問(wèn)題：

首先，檔案業(yè)務(wù)流程所面臨的挑戰(zhàn)。數(shù)字化校園時(shí)期，高校檔案資源的產(chǎn)生與管理基本是紙質(zhì)化時(shí)代的電子翻版，檔案資源的收集、歸檔范圍沒(méi)有太大變化，只是將紙質(zhì)版數(shù)據(jù)化。即便如此，由于資金、技術(shù)、人員的限制，廣大高校依然存在大量歷史檔案數(shù)據(jù)化未全部實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化。而智慧校園環(huán)境下，高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，都需要大量的資源、數(shù)據(jù)作為支撐。學(xué)校業(yè)務(wù)工作的各個(gè)方面，都要實(shí)現(xiàn)其數(shù)據(jù)化、互聯(lián)化。除傳統(tǒng)檔案資源需要收集管理外，必將產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)。如果不革新管理思維，創(chuàng)新適應(yīng)智慧校園建設(shè)需求的檔案業(yè)務(wù)流程，高校檔案工作很難對(duì)這些數(shù)據(jù)加以有效收集、整理、歸檔，也必將無(wú)法適應(yīng)智慧校園的發(fā)展。

其次，檔案日常管理面臨的挑戰(zhàn)。智慧校園建設(shè)，高度依賴信息技術(shù)。高校檔案管理也必須提高信息技術(shù)管理水平。智慧校園環(huán)境下，不僅要保障檔案管理要技術(shù)設(shè)備的完善，檔案管理所需的網(wǎng)絡(luò)、終端、數(shù)字化信息采集設(shè)備、存儲(chǔ)空間等設(shè)備，還要隨著技術(shù)的發(fā)展不斷更新?lián)Q代。在此基礎(chǔ)上，檔案的智慧化管理才有順應(yīng)智慧校園的總體發(fā)展，而不至于影響其進(jìn)程。除此之外，高校檔案管理還需要依據(jù)智慧校園，建立校園數(shù)據(jù)信息的檢索、查閱與利用系統(tǒng)。尤其需要指出，檔案信息還要注意其保密性。涉及學(xué)校的人事信息、資產(chǎn)設(shè)備信息、科研信息、師生個(gè)人信息等方面的檔案，一定要嚴(yán)格按照保密工作要求管理。智慧校園環(huán)境下，信息安全風(fēng)險(xiǎn)大幅度提高，對(duì)信息安全管理提出更高要求。建立適應(yīng)智慧校園環(huán)境的檔案信息安全管理制度必不可少。

再次，檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)范圍比較狹窄，主要體現(xiàn)在學(xué)校基本信息、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、師資力量、設(shè)備資產(chǎn)、教學(xué)科研等方面。而當(dāng)前高校師生、教育管理部門(mén)和學(xué)生家長(zhǎng)、社會(huì)對(duì)檔案信息有了更多樣的需求。這些需求可能會(huì)涉及學(xué)校的動(dòng)態(tài)發(fā)展趨勢(shì)、科研進(jìn)展?fàn)顩r、師生交流互動(dòng)與評(píng)價(jià)、家?；?dòng)情況等。由于需求來(lái)自不同角度，不同機(jī)關(guān)單位、個(gè)人對(duì)高校檔案的需求與其業(yè)務(wù)工作、關(guān)注點(diǎn)不同，是全方位、多樣性、具體化的，因此局部化、單一化、概括化的檔案信息服務(wù)，已經(jīng)無(wú)法滿足這樣的需求趨勢(shì)。高校檔案管理要探索智慧化、個(gè)性化的服務(wù)，才能更好地開(kāi)發(fā)利用好高校檔案。

三、智慧校園環(huán)境下檔案管理的路徑和方法

加強(qiáng)高校檔案管理的頂層設(shè)計(jì)。高校必須認(rèn)識(shí)到，智慧檔案館的建設(shè)，是智慧校園建設(shè)的重要組成部分。智慧檔案館建設(shè)，不僅是拉幾條網(wǎng)線、買(mǎi)幾臺(tái)電腦、學(xué)校主頁(yè)給個(gè)頁(yè)面那么簡(jiǎn)單。它要求的是將檔案工作融合滲透到智慧校園管理、服務(wù)的每個(gè)層面。智慧校園建設(shè)之中，要將檔案智慧化管理利用納入建設(shè)規(guī)劃，智慧檔案館與智慧校園建設(shè)同步論證、同步規(guī)劃、同步建設(shè)。要改變傳統(tǒng)檔案管理的流通、歸檔、管理、利用的程序化思維，將檔案管理工作與學(xué)校日常運(yùn)作同步融合。要通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，深入挖掘、整合高校信息資源的價(jià)值，將高校檔案管理從存儲(chǔ)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樯疃韧诰颍瑢?shí)現(xiàn)高校信息資源的多方面、多角度整合，為學(xué)校建設(shè)發(fā)展提供科學(xué)可靠的參考，為教育教學(xué)提供更深入的檔案信息服務(wù)。

搭建高校檔案管理的技術(shù)平臺(tái)。智慧化檔案管理，由于所依據(jù)的技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理發(fā)生了劃時(shí)代的革新，因此相關(guān)的技術(shù)保障必須跟得上。首先，要完善校園網(wǎng)絡(luò)（包括5G網(wǎng)絡(luò)）建設(shè)，要配置檔案管理所需硬件如計(jì)算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備。高度信息化環(huán)境下，檔案管理必須重視網(wǎng)絡(luò)安全防御。要做好檔案信息的加密、備份，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)施全時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)。可以考慮借助技術(shù)成熟的信息服務(wù)平臺(tái)，或者商業(yè)化手段，委托互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)、服務(wù)機(jī)構(gòu)代為管理、保存、備份。其次，要依據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于檔案信息化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及指導(dǎo)要求，制定適應(yīng)未來(lái)信息化趨勢(shì)的文件、檔案信息資源的格式標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)是逐步開(kāi)放化、信息化，檔案管理不能再像傳統(tǒng)紙質(zhì)、實(shí)物文檔時(shí)代各自為政，標(biāo)準(zhǔn)紊亂。檔案信息需要通過(guò)資源實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、文件格式，才能實(shí)現(xiàn)便捷傳輸與利用。才能更好地、長(zhǎng)久地服務(wù)師生、服務(wù)社會(huì)，信息化檔案的動(dòng)態(tài)化、實(shí)時(shí)化服務(wù)和利用才能實(shí)現(xiàn)。

以上工作，要求新時(shí)代的檔案工作人員，既要熟悉傳統(tǒng)檔案管理工作，還要掌握信息化條件下的檔案管理。檔案工作，是涉及學(xué)校所有領(lǐng)域和部門(mén)的基礎(chǔ)性管理工作，但是長(zhǎng)期以來(lái)，有些高校存在對(duì)檔案工作重視不足的情況。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化水平也不夠高，尤其是掌握信息技術(shù)處理、開(kāi)發(fā)和利用的專業(yè)技術(shù)人員存在嚴(yán)重不足。而高校由于人員編制、崗位設(shè)置的實(shí)際情況，也幾乎不可能完全按照檔案工作要求補(bǔ)足技術(shù)人員。因此，如何有效整合高校自有技術(shù)力量和技術(shù)人員，滿足智慧檔案管理需要，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。本單位技術(shù)力量不足的情況下，也應(yīng)該考慮通過(guò)高校聯(lián)合、校企合作、技術(shù)外包等途徑實(shí)現(xiàn)。要讓檔案管理人員盡快適應(yīng)智慧校園環(huán)境下的新的工作要求，檔案管理人員的日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也要不斷推進(jìn)。

智慧校園建設(shè)，是教育事業(yè)發(fā)展與改革的必然趨勢(shì)。智慧檔案館建設(shè)，將極大簡(jiǎn)化高校檔案管理工作流程，節(jié)約大量人力物流，檔案資源的信息化利用才真正做到實(shí)時(shí)化、動(dòng)態(tài)化，其意義和價(jià)值是值得為之投入和付出的?；跈n案工作的政策性、標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性等特殊性質(zhì)，建議國(guó)家檔案局基于“框架”要求，制定各級(jí)學(xué)校智慧檔案館建設(shè)的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌推進(jìn)高校乃至全國(guó)智慧檔案館網(wǎng)建設(shè)。這樣，智慧檔案館網(wǎng)的建設(shè)，才能有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和正確的方向。