關于醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要

■薛 影/鄭州大學第三附屬醫(yī)院

新形勢下，中國的國民經(jīng)濟在不停地迅速發(fā)展，社會上的不同企業(yè)對其自身的人事檔案管理工作也越來越重視，通過對科學技術的使用不斷地提高自身人事檔案管理工作的科技含量，不斷創(chuàng)新管理方法，達到內(nèi)部人事檔案管理工作的完善，適應新形勢下的工作變化。醫(yī)院的進行人事檔案管理工作的最終目的是讓醫(yī)院的人事工作者能夠?qū)︶t(yī)院的人事資源進行充分的利用，為醫(yī)院其他工作更好的進行提供有效幫助。

一、現(xiàn)今醫(yī)院人事檔案管理工作的不足

（一）檔案管理方法比較老舊，存在不足

醫(yī)院的人事檔案資料里包括了醫(yī)院內(nèi)部的所有工作人員的個人經(jīng)歷以及當前所擁有的各種成就以及其私人信息，因此在醫(yī)院內(nèi)部需要安排人員對人事檔案進行專門統(tǒng)一管理，防止信息資料的外泄。而隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，資料信息的數(shù)量越來越多，在進行資料信息的收集過程中，管理人員的工作量逐漸變大。往常在進行資料信息的收集工作是采用的是比較傳統(tǒng)老舊的人員手工收集方式，對資料信息進行管理，隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案資料數(shù)量的增加，這種傳統(tǒng)牢記的方式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的工作發(fā)展。與此同時，采取這種老舊的方法進行檔案資料的管理，不能對資料進行信息化的管理。少數(shù)醫(yī)院因自身信息化水平較低，對計算機網(wǎng)絡的應用能力較差，仍然采用手工收集管理資料信息的方法，然而，這既不利于醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展，也不利于網(wǎng)絡信息化的發(fā)展。除此之外，采用手工收集的管理方法還容易導致出錯。這一方面的不足是由于醫(yī)院的領導突入資金較少造成的，因此在管理手段上比較落后。

（二）資料的真實性以及完整性仍存在缺陷

上面講到，由于醫(yī)院的領導者還不足夠重視人事檔案管理工作，在這一方面的投資比較少，因此醫(yī)院的人事檔案管理者只能采用比較成就的管理手段進行資料的收集與整理，而在此過程中，收集的范圍包括了醫(yī)院所有工作人員的全部信息，范圍數(shù)量較大，同時還涉及到每位工作人員來到醫(yī)院之前的所有資料信息。在實際收集過程中，對于收集到的信息的真實性無法得到保證，同時還由于收集方式的老舊，沒辦法保證收集到的資料信息的完整性。現(xiàn)階段而言，醫(yī)院人事檔案資料的記載和保存大多是以一些比較陳舊的資料為主，主要記錄的是醫(yī)院工作者的經(jīng)歷和歷史成績，并不能完整客觀地反映出工作人員最新的情況。譬如，工作人員來到醫(yī)院之后的工作能力、服務態(tài)度等信息的記載有所缺乏，造成了醫(yī)院人事檔案資料的完整性不足。

（三）醫(yī)院人事檔案管理的工作人員素質(zhì)較低

在進行醫(yī)院人事檔案管理工作時，管理工作者的個人素質(zhì)對工作的完成效果有很大影響力。不少管理者由于不能夠準確地認識到人事檔案管理工作的重要性，認為人事檔案管理工作僅僅只是對醫(yī)院工作人員的信息進行收集整理和保存，不會涉及到技術性的東西，因此醫(yī)院領導者在進行人事檔案管理人員的選擇工作時，往往會選擇低學歷或是年齡較高的女性。這一錯誤的認知導致醫(yī)院的人事檔案管理工作不能高質(zhì)量完成。實際上，進行人事檔案管理工作要求工作者要具備一定水平的計算機基礎，能夠?qū)n案信息進行信息化的整理，而由于醫(yī)院領導者的忽略，導致醫(yī)院人事檔案管理工作大多只是重視一些表面的工作，十分不利于醫(yī)院人事檔案管理工作的進行。

（四）檔案管理系統(tǒng)制度落后

在社會不斷進步發(fā)展的情況下，社會各個行業(yè)對于人才的要求不斷提高，對于應用型人才的需求在不斷增加，社會人才的流動性也在不斷增強，社會新形勢下，這樣的變化有利于幫助醫(yī)院引進人才，改變自身傳統(tǒng)的管理制度模式，促進醫(yī)院的發(fā)展。而受到醫(yī)院傳統(tǒng)制度的影響，醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)制度也比較古舊落后，導致醫(yī)院的人事檔案管理工作不能很好地適應社會新形勢的變化需要。在傳統(tǒng)的管理模式中，由于缺乏完善的制度建設，造成管理流程不規(guī)范，工作落實不到位。有些由于獎懲機制不完善，無法有效促進管理手段的創(chuàng)新，出現(xiàn)工作效率低下、信息歸檔不及時等現(xiàn)象。這些因素使得當下的管理工作不規(guī)范、不科學、沒有系統(tǒng)的管理機制，使得傳統(tǒng)的管理機制在醫(yī)療改革中無法發(fā)揮應有的作用。

對醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)制度進行創(chuàng)新，能夠在很大程度上提高管理工作的工作效率，但是一些醫(yī)院不僅不能夠?qū)崿F(xiàn)管理制度的創(chuàng)新與改善，在進行人事檔案資料的整理保存過程中還存在隨意修改檔案信息的情況，使得醫(yī)院人事檔案管理工作不能順利進行。除此之外，醫(yī)院的檔案管理工作在實際進行過程中由于考核系統(tǒng)不夠先進，并沒有很重視人事檔案管理的考核工作，不夠重視醫(yī)院人事檔案管理制度的創(chuàng)新以及實施，阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作的進行。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作適應新形勢的舉措

（一）加深醫(yī)院人事檔案管理工作信息化程度

人事檔案里面所包含的資料信息是醫(yī)院珍貴的信息資源，在現(xiàn)代化的管理工作中，可以對其進行科學合理的運用并在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代中充分顯現(xiàn)出它的信息化價值。隨著社會信息技術水平的不斷提高，為醫(yī)院人事檔案管理工作的進一步發(fā)展提供了新的機遇，同時信息技術的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理的管理手段、管理流程等提供了強有力的技術支撐，有利于幫助醫(yī)院深化人事檔案管理工作的信息化程度，以適應社會發(fā)展新形勢。加強醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化程度可以從管理工作的程序、人員、管理的實施三個方面出發(fā)，科學、規(guī)范地進行人事檔案管理工作。首先可以借助微機對歷史檔案中的信息進行管理，節(jié)省人力與時間，在提高管理工作效率的同時實現(xiàn)信息化管理；其次，可以擴大對網(wǎng)絡信息技術的使用范圍，及時準確地對醫(yī)院內(nèi)部工作人員的信息進行收集、整理和保存，為醫(yī)院領導者的人事調(diào)動提供有效的信息依據(jù)。

（二）提高醫(yī)院人事檔案管理工作的科技化水平

信息科學技術的發(fā)展對醫(yī)院人事檔案管理工作的影響不僅僅是能夠幫助其提高其信息化管理水平。為適應新形勢，醫(yī)院還可以借助信息科學技術，提高自身人事檔案管理工作的科技化水平，以滿足醫(yī)院發(fā)展的需要。深化醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化水平與提高醫(yī)院人事檔案管理工作科技化兩者相互影響，不可分割。由于人事檔案資料的重要性以及特殊性，為了保證其能夠被完好無損地保存，可以通過利用一些現(xiàn)代的科技產(chǎn)品，做好資料的防損工作，為檔案資料的保存建造一個安全良好空間環(huán)境。除此之外，還可以借助網(wǎng)絡信息技術，進行檔案資料的入檔保存、調(diào)取查閱，節(jié)省醫(yī)院人事檔案管理者的工作時間，提高工作效率，還能減少因為人工的工作方式而出現(xiàn)的工作失誤，提高檔案管理工作的準確性、安全性。提高醫(yī)院人事檔案管理工作的科技化水平主要是通過網(wǎng)絡信息技術實現(xiàn)的，是新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作所做的反應舉措之一。

（三）深化醫(yī)院人事檔案管理工作的程序化水平

新形勢下，需要對醫(yī)院人事管理制度進不斷地創(chuàng)新，不斷完善人事檔案管理制度，深化醫(yī)院然是檔案管理工作的程序化水平，為其設定嚴格的考核目標，通過制定嚴格的考核制度來實現(xiàn)對醫(yī)院人事檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量水平的提高。在尊重人事檔案管理工作特殊性的同時，實現(xiàn)管理工作的程序化、信息化管理。為了達到這一工作目標，首先需要醫(yī)院的人事檔案管理人員認真研讀醫(yī)院關于歷史檔案保管所制定的工作條例規(guī)定，提高自身對于醫(yī)院人事檔案管理條例的執(zhí)行能力以及工作過程中的時間能力；其次還需要醫(yī)院建立起一個比較完整規(guī)范的人事檔案管理體系，提高整個醫(yī)院人事檔案管理工作在歷史檔案的保存、資料的查閱以及分類上的程序化水平。與此同時，加強對醫(yī)院人事檔案資料錄入流程的規(guī)范性，完善檔案資料考查驗證的執(zhí)行程序和保密程序，提高醫(yī)院人事檔案資料的保密性和程序化水平。

（四）加強培養(yǎng)醫(yī)院人事檔案管理團隊成員的素質(zhì)

在科學技術快速發(fā)展的情況下，醫(yī)院人事檔案管理工作想要更好的發(fā)展進行下去，離不開一支擁有高素質(zhì)人才管理隊伍的支持。加強醫(yī)院人事檔案管理團隊成員的素質(zhì)水平，增強管理團隊成員自主創(chuàng)新好獨立時間的能力，是醫(yī)院人事檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化，適應新形勢變化的舉措之一?？茖W技術水平的發(fā)展，計算機被越來越廣泛地應用在社會工作之中，在為工作提供便利的同時也要求工作者要具有更高的職業(yè)技能水平和職業(yè)素質(zhì)。

培養(yǎng)具備高素質(zhì)和高能力的工作人員是做好檔案管理工作的基礎，因此在工作中要注意以下三點：（1）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在不斷地提高自身政治思想水平的同時，還要加強自身的專業(yè)素養(yǎng)以及衛(wèi)生行業(yè)職業(yè)道德建設。另外還需要加強信息化建設，不斷提高自身的計算機操作水平和保密意識。（2）增強醫(yī)療行業(yè)相關的專業(yè)知識。在醫(yī)院人事檔案工作中需要涉及大量的醫(yī)療行業(yè)的專業(yè)知識，沒有相關醫(yī)療基礎知識工作很難開展，只有醫(yī)療基礎知識的普及，才能使他們對醫(yī)院人事檔案管理產(chǎn)生全面豐富的認識，進而提高檔案管理工作的工作水平和工作效率。（3）建立完善的培訓管理機制。醫(yī)院要定期組織人事檔案管理工作人員接受省市及各類檔案協(xié)會相關的檔案管理培訓，例如對檔案進行分類保存、人事資料的收集、整理、歸檔、檔案的保管和信息安全，增強專業(yè)技能知識。

三、結語

科學技術以及經(jīng)濟的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡行業(yè)不斷發(fā)展并滲透到各個行業(yè)的發(fā)展過程中，社會信息化水平也在不斷提高，因此對人事檔案進行信息化的管理是當代社會新形勢下的要求。醫(yī)院在進行人事檔案管理的工作是要學會利用計算機網(wǎng)絡技術對檔案資料進行信息化管理，增強醫(yī)院人事管理工作者的信息化工作能力，以此更好地適應新形勢的發(fā)展需要。同時，醫(yī)院強化人事檔案管理的信息化建設水平，提高管理工作者的信息化管理能力，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案作用的完全發(fā)揮，從而在適應新形勢的同時實現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展。