淺析電子檔案的整合共享

郭樹賢 吳昊 高金輝

摘? ?要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和改革開放不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足要求，構(gòu)建檔案整合分享越來越迫切。通過對(duì)檔案整合共享的內(nèi)涵及實(shí)現(xiàn)方式進(jìn)行分析得出，分散式檔案整合分享結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單且易于實(shí)現(xiàn)，但卻無法真正實(shí)現(xiàn)檔案信息整合與優(yōu)化;集中式檔案整合分享因打破了各部門地區(qū)之間隔離并徹底破除了“信息孤島”問題而被廣泛應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子檔案? 整合共享? 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）06（a）-0160-02

長(zhǎng)期以來，由于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等技術(shù)手段不夠成熟，我國(guó)電子檔案管理發(fā)展滯后并存在管理漏洞。譬如，公民的戶籍、人事、學(xué)歷等重要檔案無法跨省跨境共享，導(dǎo)致戶籍、人事等檔案遷移辦理程序繁瑣，學(xué)歷無法驗(yàn)證，身份證編號(hào)重復(fù)等。目前的檔案管理方式和手段已經(jīng)無法適應(yīng)高速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)。而電子檔案整合與共享就是解決“信息孤島”的重要對(duì)策，其重要性不言而喻。

1? 檔案整合共享內(nèi)涵

廣義的檔案整合共享囊括了檔案資源、管理制度、法律法規(guī)、網(wǎng)絡(luò)通訊共享技術(shù)、人員配備等多種要素，旨在建立并完善大數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等技術(shù)和管理制度等外部因素，從而在宏觀上實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合共享。而狹義的檔案整合共享是從檔案資源展開，以檔案資源的統(tǒng)一存儲(chǔ)并共享為目標(biāo)，更為重視整合共享的具體實(shí)施方案。

宏觀的檔案整合共享主要是從國(guó)家頂層設(shè)計(jì)著眼的，通過技術(shù)手段建立國(guó)家檔案信息資源的統(tǒng)一共享平臺(tái)。中觀層面主要指的是區(qū)域內(nèi)檔案的整合共享，主要的實(shí)現(xiàn)方式是建設(shè)覆蓋專用文件管理的檔案中心。將文檔管理信息系統(tǒng)和基于云的區(qū)域歸檔信息資源整合到共享平臺(tái)中。微觀層面上，檔案合并共享主要表現(xiàn)文件的一體化管理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、文件交換等具體的方式。

在信息化背景下的存檔整合共享沒有固定的涵義，很難形成統(tǒng)一的概念記述。歸檔集成共享在不同的研究級(jí)別共享非常豐富的內(nèi)容，這意味著檔案合并共享也具有復(fù)雜的特征。相對(duì)地，當(dāng)前檔案整合共享更為著力于中觀層面的檔案管理。另外，認(rèn)為電子版資料的綜合共享一般屬于信息綜合共享的范疇，在實(shí)體匹配共享的研究中，電子版資料的重要地位常常被忽略。實(shí)際上，電子資料集成共享的方案和路徑極大地依賴于電子資料實(shí)體管理的集中或分散。因此，應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子資料實(shí)體的管理模式來描述電子資料集成共享，而不是僅突出信息層的邏輯組合和共享。

2? 分散式的檔案整合共享

分散式的檔案整合共享，是檔案信息資料實(shí)體分散存儲(chǔ)在各個(gè)不同單位的檔案管理系統(tǒng)中，并由各單位自我管理。由于分散式檔案整合共享缺乏統(tǒng)籌管理和統(tǒng)一管理平臺(tái)，不能真正實(shí)現(xiàn)檔案整合共享，其實(shí)現(xiàn)方式是通過各單位之間的信息交換。

2.1 異構(gòu)的檔案管理平臺(tái)

歸檔的信息文檔存儲(chǔ)在不同的文件管理系統(tǒng)中，而不是統(tǒng)一的管理和統(tǒng)一的設(shè)計(jì)，每個(gè)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)和界面及技術(shù)不同。異構(gòu)文件管理平臺(tái)共享歸檔整合是非文件管理平臺(tái)的文件整合，很大程度上取決于系統(tǒng)。檔案交換系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)不同單位之間的檔案管理平臺(tái)的接口協(xié)調(diào)和數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)異構(gòu)檔案管理平臺(tái)互聯(lián)互通。

2.2 同構(gòu)的檔案管理平臺(tái)

由上級(jí)單位或檔案館統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，根據(jù)不同檔案的管理要求，統(tǒng)一設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和接口技術(shù)，開發(fā)集成檔案管理平臺(tái)。因此，同機(jī)種結(jié)構(gòu)的檔案管理平臺(tái)在各單元間、各管理平臺(tái)間不存在異型的問題，各平臺(tái)間的相互連接和共享變得容易。

2.3 檔案交換系統(tǒng)

分散式的檔案整合共享的主要途徑是檔案交換，而檔案交換系統(tǒng)正是提供了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)交換接口和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案交換系統(tǒng)就是根據(jù)檔案管理共享要求，經(jīng)由統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，在各檔案管理平臺(tái)之間實(shí)現(xiàn)檔案信息交換，并利用安全技術(shù)確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，起到檔案交換中轉(zhuǎn)樞紐和傳輸作用。檔案交換系統(tǒng)必須滿足應(yīng)用需求，能夠靈活地實(shí)現(xiàn)各檔案管理平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換和信息處理，實(shí)現(xiàn)跨單位作業(yè);能夠保證檔案交換過程的安全性、可控性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間的相互物理隔離;能夠自動(dòng)驗(yàn)證交換行為是否規(guī)范，并自動(dòng)記錄檔案交換日志。

2.4 分散式檔案整合共享的利弊

在分散式檔案整合共享模式下，檔案整合與共享往往局限于不同單位之間的檔案交換，并且需要先發(fā)出申請(qǐng)，然后審核通過，辦事流程十分復(fù)雜。由于分散式檔案整合共享僅在一個(gè)或少數(shù)幾個(gè)單位之間進(jìn)行共享，其保密性、內(nèi)向性很好。檔案交換交換的數(shù)據(jù)非常簡(jiǎn)單，分散式檔案整合共享系統(tǒng)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，易于實(shí)現(xiàn)。分散式檔案整合共享所涉及到的各單位權(quán)責(zé)、合作與利益的協(xié)調(diào)以及觀念統(tǒng)一等方面是十分有利的，有助于在共享過程中明晰權(quán)責(zé)。然而檔案交換局限于檔案信息的傳遞與交換，無法真正構(gòu)建豐富多元化的檔案數(shù)據(jù)庫，無法真正實(shí)現(xiàn)檔案整合與優(yōu)化，也無法對(duì)檔案信息進(jìn)行更深入的分析和挖掘，分散式檔案整合分享缺乏密切的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。

3? 集中式檔案整合分享

為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的高速發(fā)展，中共中央和國(guó)務(wù)院提出要打破各部門之間的分割，統(tǒng)籌規(guī)劃整合同一單位、同一地區(qū)以及不同地區(qū)之間的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源高效管理和科學(xué)配置。集中式檔案整合分享正是解決問題的鑰匙。集中式檔案整合分享有兩種實(shí)現(xiàn)方式：建立檔案整合共享平臺(tái)和實(shí)行獨(dú)立的文件管理中心。

3.1 檔案整合共享平臺(tái)

構(gòu)建檔案整合共享平臺(tái)是指在集中存儲(chǔ)檔案的基礎(chǔ)工作上，構(gòu)建能夠擴(kuò)展、集成、更換的復(fù)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)體的集中管理和歸檔信息資源的統(tǒng)一共享，為每個(gè)單位提供決策支持。

檔案整合共享平臺(tái)建設(shè)的實(shí)現(xiàn)方法主要是以檔案館為核心的“云模型”，即檔案館和歸檔行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一開發(fā)出能夠解決異構(gòu)問題的檔案管理系統(tǒng)。每個(gè)設(shè)備都有集中化的存儲(chǔ)，但歸檔部門是專用的，通過云構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一存檔資源池，并通過公共云構(gòu)建統(tǒng)一的應(yīng)用程序平臺(tái)。與在分散式檔案整合分享模式相比，電子資料集成共享平臺(tái)保留了現(xiàn)有的文件管理機(jī)制，整合和開發(fā)不同來源的歸檔信息資源，以整合反映相同主題的歸檔信息資源，可以深度層次使用。在檔案整合共享平臺(tái)的特定操作中，通過權(quán)限控制分配給不同角色的部門或個(gè)人可以提供不同的功能和操作內(nèi)容。

3.2 構(gòu)建獨(dú)立的文件管理中心

文件管理中心實(shí)質(zhì)上就等同于各個(gè)部門、地區(qū)的聯(lián)合檔案室，實(shí)現(xiàn)各單位檔案統(tǒng)一管理和跨單位部門、跨地區(qū)檔案信息共享。各部門、各地區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)與電子文件中心相鏈接，實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)、在線歸檔，實(shí)現(xiàn)在歸檔階段就完成電子檔案的集中存儲(chǔ)管理，為更深入的檔案整合共享奠定基礎(chǔ)。電子文件中心兼有集成綜合化的屬性，除了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格和信息技術(shù)的應(yīng)用外，電子文件中心有利于單位資料信息資源利用的內(nèi)容和范圍的擴(kuò)大。

4? 結(jié)語

通過對(duì)分散式檔案整合共享和集中式檔案整合共享進(jìn)行分析，進(jìn)行比較?？傮w而言，集中式檔案整合共享從本質(zhì)上打破了各單位之間的檔案信息異構(gòu)性，徹底解決了檔案“信息孤島”問題，為今后檔案管理工作帶來了極大的便利。

參考文獻(xiàn)

[1] 李寶玲.我國(guó)檔案資源整合研究現(xiàn)狀分析[J].檔案學(xué)研究，2010（2）：31-33.

[2] 陳永生，侯衡，蘇煥寧，楊茜茜.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：整合共享[J].檔案學(xué)研究，2015（6）：19-26.

[3] 宿昊.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：183.