新時(shí)期企業(yè)文秘工作水平提升策略探討

黃新宇 江門市第一職業(yè)高級中學(xué) 廣東江門 529 000

前言：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)文秘不但具有為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策的基本職責(zé)，而且也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀。事實(shí)上，他們既要熟練掌握現(xiàn)代文學(xué)的相關(guān)知識，又要具有良好的專業(yè)技能。因此，企業(yè)文秘只有不斷提升自身工作水平，才能適應(yīng)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，滿足企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際需求，促進(jìn)企業(yè)朝著健康、興旺的發(fā)展方向前進(jìn)。

一、企業(yè)文秘工作的作用

在眾多企業(yè)中，文秘工作大多數(shù)是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開展各項(xiàng)工作做鋪墊，比如在領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議前，文秘需要提前做好相關(guān)會(huì)議的準(zhǔn)備工作和服務(wù)工作，并對會(huì)議中的重要信息進(jìn)行記錄。因此，文秘工作對于領(lǐng)導(dǎo)工作的效率也具有重大影響。另外，文秘還需對領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)容加以擴(kuò)展，比如在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策后，應(yīng)用文字形式將會(huì)議中領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容下達(dá)至各個(gè)部門，并將各部門的反饋意見及時(shí)上報(bào)給上級領(lǐng)導(dǎo)，其中還包括領(lǐng)導(dǎo)安排的其它任務(wù)。文秘工作繁雜且工作量大，但它對于企業(yè)發(fā)展卻有著極為重要的作用【1】。

二、新時(shí)期企業(yè)文秘工作水平的提升策略

（一）培養(yǎng)企業(yè)文秘專業(yè)素養(yǎng)

在培養(yǎng)企業(yè)文秘專業(yè)素養(yǎng)時(shí)主要應(yīng)提升其職業(yè)素養(yǎng)與道德素養(yǎng)：（1）職業(yè)素養(yǎng)，作為文秘工作者一要遵守企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度，做到出勤完備，并且應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)開展各項(xiàng)工作前做好規(guī)劃工作，嚴(yán)格控制好企業(yè)中各項(xiàng)事宜，避免由于專業(yè)技能不強(qiáng)而影響企業(yè)發(fā)展 二要具有良好的靈活性，對于突發(fā)事件的發(fā)生，需做到及時(shí)處理，避免由于疏漏而造成企業(yè)效率降低三要具備超前意識，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際工作情況進(jìn)行科學(xué)的分配，促使每項(xiàng)工作的完成都能符合領(lǐng)導(dǎo)要求，以此提高文秘工作效率 （2）道德素養(yǎng)，文秘工作者對于企業(yè)發(fā)展具有重大影響，因此，對于他們的道德要求也較高一些，他們必須具有大局意識，開展相關(guān)工作時(shí)應(yīng)始終將企業(yè)利益放在第一位，切實(shí)維護(hù)企業(yè)形象，不因私廢公損害企業(yè)利益，同時(shí)應(yīng)有效協(xié)調(diào)企業(yè)與個(gè)人之間的利益關(guān)系，確保每一項(xiàng)文秘工作都能順利開展，發(fā)掘自身潛在價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供重要助力【2】。

（二）提升文秘終身學(xué)習(xí)能力

企業(yè)文秘工作大都屬于文字性工作，雖然在外人看來可能較為簡單，但由于這對文秘工作者理論及知識水平都有較高要求，因此，要想真正做好文秘工作就必須具有良好的學(xué)習(xí)能力，以此提升其工作水平。具體包括：（1）專業(yè)知識的學(xué)習(xí)能力，文秘需時(shí)刻掌握當(dāng)前政策及時(shí)事導(dǎo)向，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展重點(diǎn)學(xué)習(xí)與之相關(guān)的專業(yè)知識，不斷提升寫作及語言交際能力 （2）學(xué)習(xí)新型知識的能力，現(xiàn)如今，在信息化時(shí)代，利用收集數(shù)據(jù)和信息分析來進(jìn)行企業(yè)決策已成為大多企業(yè)的常用手段，在這種情況下，企業(yè)文秘若不能與時(shí)俱進(jìn)，仍舊按照以往模式做好常務(wù)性工作，這樣不利于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展相關(guān)工作，長此以往，勢必被企業(yè)淘汰。因此，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新：①收集企業(yè)內(nèi)部信息包括基層干部對于企業(yè)的建議及各職工信息、工作狀況等，通過分析這些數(shù)據(jù)來總結(jié)出調(diào)整企業(yè)結(jié)構(gòu)的相關(guān)措施，以此順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展 ②收集同行業(yè)的企業(yè)信息，包括新品投放狀況、客戶特征等，通過分析得出適合本企業(yè)發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)，幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策 ③及時(shí)掌握當(dāng)前對于企業(yè)有利的政策和法律內(nèi)容，一旦領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行的決策不符合法律要求，文秘工作者應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確的為領(lǐng)導(dǎo)解讀政策信息，促使領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施合理合法的決策 （3）文秘工作者需具備協(xié)調(diào)能力，大多情況下，文秘工作者都是授權(quán)辦事。因此，應(yīng)當(dāng)積極提升自身的語言表達(dá)能力，在所屬職責(zé)內(nèi)做好領(lǐng)導(dǎo)交付的工作，并在各部門之間做好協(xié)調(diào)工作，讓文秘利用自身優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門的高效配合。

（三）增強(qiáng)企業(yè)文秘服務(wù)意識

文秘一直都是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，所以，文秘工作者應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況增強(qiáng)其服務(wù)意識，在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間里提出對企業(yè)有利的建議，并在決策落實(shí)后用最佳的狀態(tài)完成決策的執(zhí)行工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)事宜的落實(shí)工作。企業(yè)的文秘工作一般都是任務(wù)量重、人員少，因此，文秘工作者應(yīng)當(dāng)改善自身工作模式，在有效的時(shí)間內(nèi)有秩序的完成領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)，并在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，明確工作規(guī)律，促使下次工作的效率能夠得到提升。另外，由于很多企業(yè)文秘往往負(fù)責(zé)多項(xiàng)文秘工作甚至為多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這就導(dǎo)致在開展文秘工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)理清輕重緩急，盡可能先完成較為緊迫的工作，并配置合理的時(shí)間去完成相關(guān)工作。

（四）切實(shí)做好工作細(xì)節(jié)劃分

在完成文秘工作時(shí)，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)就當(dāng)前事務(wù)進(jìn)行具體的細(xì)節(jié)劃分，并高度重視上級安排的工作，用謹(jǐn)慎嚴(yán)密的工作態(tài)度做好文秘工作：（1）文秘工作人員應(yīng)將需完成的工作記錄在日志中，并養(yǎng)成良好的記錄習(xí)慣，對工作進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃，理清具體的工作順序，嚴(yán)格遵照先主后次的規(guī)律有條不紊的做好文秘工作，以便提高文秘工作的工作水平 （2）切實(shí)做好信息傳達(dá)工作，對公文及相關(guān)內(nèi)容要做到正確理解，切勿會(huì)錯(cuò)意造成信息報(bào)送出現(xiàn)失誤，以此為各部門提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息資料。

結(jié)論：綜上所述，在企業(yè)發(fā)展過程中，文秘在其中發(fā)揮著重要作用。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)積極發(fā)現(xiàn)當(dāng)下文秘工作中存在的不足之處，并采取有效的措施進(jìn)一步提升其工作水平，這樣才能為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)，讓文秘在企業(yè)工作中發(fā)揮出真正的作用嗎，以此為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升提供重要的助力。