淺談檔案管理存在的問題及對策

謝莉

（四川省隆昌市普潤鎮(zhèn)人民政府，四川隆昌 642150）

由于檔案管理工作涉及內(nèi)容較多、政策性強以及對保密性的要求較高的原因，該工作一直受到國家相關(guān)部門的高度重視。就目前來說，我國檔案事業(yè)已經(jīng)初步形成了綜合性的管理方式流程，但當(dāng)前管理模式上還存在著許多不足之處需要我們及時完善，最終形成較為完善的的工作模式流程。對此，我們必須從企業(yè)單位實際發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，努力提高管理人員承擔(dān)責(zé)任的意識，通過不斷健全和完善檔案管理的相關(guān)制度來使從業(yè)人員的行為受到約束，促進資料的開發(fā)與利用。

1 檔案管理的簡要概述

檔案作為企業(yè)工作發(fā)展的關(guān)鍵，其管理效率將對企業(yè)運行與發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。檔案管理主要是把檔案作為企業(yè)終點管理對象所展開的多種活動，涵蓋了單位對于檔案各種信息的收集、整理、鑒別和使用等多個環(huán)節(jié)。隨著信息科技的高速發(fā)展，檔案管理工作也初步建立起一套較為系統(tǒng)、全面和專業(yè)化的管理模式與流程，這讓我國檔案管理工作的展開更加順利，同時也為企業(yè)事業(yè)的可持續(xù)性推進奠定了基礎(chǔ)。目前，檔案作為社會多重信息資源的重要載體，能有效地為企業(yè)日常工作做出有效總結(jié)。所以，實現(xiàn)檔案工作的高效管理就顯得至關(guān)重要。

2 檔案管理工作中所存在的重要問題

2.1 沒有形成足夠的重視

長時間以來，許多從事與檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者都對該工作存在有較大的誤解。他們認(rèn)為檔案工作的主要內(nèi)容是對某些重要信息進行抄寫，屬于保管類的事務(wù)性工作而并非企業(yè)健康發(fā)展中的重要工作，也無法為企業(yè)增加經(jīng)濟收益。以上這些對于檔案管理工作的錯誤認(rèn)識都體現(xiàn)了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員以及工作人員對檔案工作的不夠重視，同時也對其工作的內(nèi)容缺乏了解，這也正是當(dāng)前檔案工作無法適應(yīng)社會需求的重要原因所在。

2.2 管理不當(dāng)

多數(shù)從業(yè)于檔案知識管理的人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，這也就意味著這些人員對于檔案存在的重要性及工作要求不了解，從而無法實現(xiàn)檔案信息的高效率收集與整理。除此之外，多數(shù)檔案人員在從事檔案工作的過程中還身兼數(shù)職，沒有將檔案工作作為自身精力投入的重點對象，對待工作不夠認(rèn)真主要表現(xiàn)在工作人員的不負(fù)責(zé)任以及收集資料都不夠準(zhǔn)確上。在日常工作過程中，檔案人員將材料放入檔案盒中并未及時的整理歸檔，這也正是當(dāng)前檔案管理水平難以提高的關(guān)鍵原因。

2.3 硬件環(huán)境設(shè)施不夠齊全

個別單位對檔案管理必備的設(shè)施設(shè)置不夠齊全。某些單位沒有設(shè)立專門的檔案室，或者檔案室在設(shè)計的過程中沒有充分結(jié)合企業(yè)所有檔案數(shù)量狀況，造成個別單位因為檔案數(shù)量較多而無法放置的現(xiàn)象，當(dāng)然是內(nèi)部環(huán)境的狹窄與潮濕等因素都會導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)變質(zhì)、蟲蛀等現(xiàn)象影響檔案資料所收集信息的完整性。此外，某些管理檔案的單位必備的切刀、檔案夾等沒有購置齊備，最后影響到檔案歸檔的時間。

2.4 資金投放不到位

由于檔案信息在后期的保存過程中需要較高的外界環(huán)境條件，所以企業(yè)需要花費大量資金來保證檔案存放的不會丟失、不會出現(xiàn)質(zhì)量上的問題。在實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，除了某些單位沒有設(shè)立專門的檔案室以外，還存在有造成檔案材料無法保存的惡劣條件。在信息化高速發(fā)展的今天，通過運用科技手段來維護信息檔案已經(jīng)成為當(dāng)今管理檔案的新興模式。如此，這就需要企業(yè)投放大量資金。

2.5 檔案管理作用得不到充分發(fā)揮

現(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作都存在有混亂的現(xiàn)象，在加上當(dāng)管理資料信息的收集不夠齊全、信息的整理與歸檔不夠科學(xué)和規(guī)范，這都造成許多企業(yè)檔案管理工作與服務(wù)發(fā)展背道而馳，其功能與作用也得不到充分的發(fā)揮，最終影響到企業(yè)資料信息歸檔整理的持續(xù)性發(fā)展。眾所周知，如果企業(yè)不能充分發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的作用與功能，就會讓工作人員所辛苦收集的資料變成一堆無人問津的廢紙，根本無人查閱。所以，這將更加不利于我們對單位的背景與情況進行了解。另外，在充分發(fā)揮檔案資料作用的同時，單位也應(yīng)該將精力投放于學(xué)習(xí)其他先進單位對資料管理的經(jīng)驗，從而全面推進檔案管理工作的進步。

3 有效落實檔案管理工作的相關(guān)措施

3.1 提升檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)該重視干部檔案工作的隊伍建設(shè)，任用責(zé)任心強以及作風(fēng)正派的黨員從事檔案工作的管理，并同時加強他們的素質(zhì)教育培養(yǎng)，充分發(fā)揮黨員的先鋒模范作用。檔案工作人員素質(zhì)相對檔案管理效果有著直接影響。身為從事于檔案的工作人員，要充分重視自身專業(yè)水平的提升，可以參加企業(yè)組織的定期培訓(xùn)或者自學(xué)課程來對檔案工作所涉及到的各項環(huán)節(jié)和內(nèi)容有充分了解，并按照其規(guī)定的基本要求來對檔案進行科學(xué)管理，提升檔案質(zhì)量。通過對新型管理模式的積極探索，有利于檔案工作越來越走向科學(xué)化和規(guī)范化，進而為社會進步與發(fā)展提供高質(zhì)量信息。

3.2 完善檔案管理制度體系

健全檔案管理制度是保證高質(zhì)量管理的重要措施，對其工作制度的建立主要按照以下幾個方面的要求。首先，規(guī)章制度的建立應(yīng)該體現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化，同時必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際狀況與檔案管理的實際要求，保障所建立起來的規(guī)章制度能夠滿足單位管理需要。其次，制度的建立應(yīng)該滿足可操作性，通過建立方便實用的規(guī)章制度將有利于發(fā)揮制度對檔案管理過程的指導(dǎo)作用。另外，企業(yè)還要堅持制度約束的雙向性和執(zhí)行的嚴(yán)肅性。其主要目的為對領(lǐng)導(dǎo)和職工的言行進行約束，同時以嚴(yán)肅的態(tài)度貫徹落實部門對各項規(guī)定的執(zhí)行力，做到獎罰分明，充分體現(xiàn)出其制度建立的權(quán)威特點。

3.3 不斷改進檔案功能

通過結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展特征，企業(yè)應(yīng)該對檔案的功能不斷重新定位，使其檔案所記錄的各種信息趨于客觀性和全面性。第一，工作人員應(yīng)該對過去所收集的檔案信息進行綜合整理，發(fā)現(xiàn)并保留信息當(dāng)中所包含的重要部分。第二，豐富和擴充檔案的具體內(nèi)涵，從而使檔案所具備的各項功能能夠更加符合企業(yè)對信息的個性化需求，最終用最好的信息來服務(wù)單位。除此之外，在信息化加速發(fā)展的現(xiàn)階段，這一背景對我國檔案工作的各項要求也逐漸提高，需要盡最大努力利用當(dāng)代科技新技術(shù)和新手段實現(xiàn)高效率的信息化管理。目前階段，無論是國內(nèi)還是國外檔案管理都在利用計算機進行工作。從這一趨勢上來看，用計算機輔助人事檔案管理將成為發(fā)展的一大趨勢。

3.4 努力提升服務(wù)化水平

增強服務(wù)意識是檔案管理人員做好檔案管理工作的重要出發(fā)點與落腳點。工作人員應(yīng)該對服務(wù)的方向、態(tài)度充分明確，在思想上形成創(chuàng)新意識、使服務(wù)質(zhì)量得到提升。服務(wù)質(zhì)量在很大程度上將成為衡量檔案工作人員職業(yè)道德素質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)。充分發(fā)揮檔案所收集信息資源的重要作用將成為推動社會現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的堅實基礎(chǔ)，同時也是從事管理工作所必須完成的任務(wù)。在新的歷史條件趨勢下，檔案工作必須充分結(jié)合時代發(fā)展的要求，從改變?nèi)藛T思想上出發(fā)，樹立人員創(chuàng)新與服務(wù)意識。

3.5 加大對檔案工作的資金投入力度

為了更好的保證檔案資料的完整保存，企業(yè)每年都需要拿出一定預(yù)算來完成檔案室內(nèi)部硬件設(shè)備的修葺，對于已經(jīng)被蟲蛀了的檔案柜要進行更換。同時，為了充分順應(yīng)社會信息發(fā)展的趨勢，檔案室內(nèi)部還應(yīng)該配備相關(guān)的計算機的現(xiàn)代化設(shè)備來輔助辦公，同時利用計算機等多媒體手段來實現(xiàn)檔案管理的信息化也是一種很好的選擇。這不僅為檔案資料的保存提供了良好的外界環(huán)境條件，還使管理檔案的模式得到了明顯的創(chuàng)新，利用信息化手段為檔案在后期歸檔、保存提供了重要的作用。

3.6 促進檔案資料的開發(fā)與利用

檔案資料的科學(xué)與合理利用是檔案管理工作的最終目標(biāo)。在新的形勢發(fā)展下，企業(yè)必須加強對于檔案管理資料最大限度的開發(fā)和利用，從而充分發(fā)揮檔案管理的效益。企業(yè)需要積極開展形式多種多樣、內(nèi)容內(nèi)涵豐富的有關(guān)檔案管理的咨詢服務(wù)、走訪宣傳等活動，認(rèn)真搞好單資料的開發(fā)與利用。除此之外，工作人員也應(yīng)該按照相關(guān)制度與規(guī)定做好檔案的登記工作，學(xué)會利用先進的計算機等科技手段輔助辦公，做好對檔案管理資料的高效率調(diào)閱和整理，真正達到讓檔案管理為社會發(fā)展所服務(wù)的目標(biāo)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為企業(yè)平時管理工作的組成部分，對于促進企業(yè)健康發(fā)展有著重要的影響意義。針對現(xiàn)階段檔案管理當(dāng)中管理方式以及步驟所存在的問題，企業(yè)必須采取具有針對性的措施來增強其管理的效率。管理人員在做好對于資料進行收集與整理工作的同時，還要樹立創(chuàng)新思維，努力提供較為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而使檔案管理的價值與功能得到充分發(fā)揮。對于不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的工作人員來說，更需要對所收集的資料進行及時查閱，從中發(fā)現(xiàn)問題解決問題，以客觀和公正的態(tài)度投身于檔案管理工作當(dāng)中，讓這一工作發(fā)揮出更大的成效與作用。