大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的創(chuàng)新思路

林晨

（河南省中醫(yī)院，河南鄭州 450000）

大數(shù)據(jù)時代的到來，滲透經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個領(lǐng)域，因此企業(yè)的檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，注重電子檔案管理水平的提升，關(guān)注高效的電子檔案管理在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展及提升企業(yè)整體管理水平中的重要意義。在大數(shù)據(jù)時代背景下展開的電子檔案管理，無論對于企業(yè)、公民、事業(yè)單位還是商戶來講，均為一種行之有效的信息管理及企業(yè)管理手段，因此在這樣的發(fā)展背景下，應(yīng)注重提升相關(guān)人員的電子管理專業(yè)化水平，更新管理理念，與時俱進(jìn)，緊跟時代發(fā)展步伐，不斷優(yōu)化管理，以促進(jìn)我國電子檔案管理水平更上一個臺階。

1 大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行電子檔案管理的創(chuàng)新具有的優(yōu)勢

首先，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相較，電子檔案的安全性更高，信息處理效率更佳，可有力保障企事業(yè)單位的信息安全。信息檔案中管理的內(nèi)容不僅僅是記錄企事業(yè)單位發(fā)展的過程，也涉及大量關(guān)于企事業(yè)單位重要的文件及信息，諸多檔案中包含了許多具有很高法律效力的文件及資料，因此無論是泄漏或損壞均可直接影響企事業(yè)單位的核心利益，對企事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展帶來巨大影響。而通過優(yōu)化電子信息檔案管理，我們不僅可以快速訪問所需的文件，而且還實(shí)現(xiàn)了對重要文件進(jìn)行的必要的保護(hù)，以盡量減少在訪問檔案的過程中，出現(xiàn)檔案泄漏或有損壞等不良事件的發(fā)生，對檔案保密管理水平的提升具有積極作用。

其次，在大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展的背景下，不斷優(yōu)化電子信息檔案的管理，可以提高員工的整體素質(zhì)和工作效率，提供信息輸入及共享可有效減輕員工的工作量，推動企業(yè)管理向現(xiàn)代化發(fā)展。與此同時，電子信息管理在企事業(yè)單位中的應(yīng)用，可以及時、高效地對文件進(jìn)行檢查并實(shí)現(xiàn)缺失文件的快速補(bǔ)充，操作方面快捷，且安全性高。除此之外，電子檔案管理水平的不斷，使企事業(yè)單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，提高智能化管理水平，為各項(xiàng)任務(wù)的具體實(shí)施奠定良好基礎(chǔ)，推動企事業(yè)單位的管理向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

最后，為公民信息和社會穩(wěn)定發(fā)展提供了強(qiáng)有力的保障。目前，大多數(shù)公民的信息通過電子信息檔案存儲在計(jì)算機(jī)中，這些信息不僅與公民生活及工作的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，而且關(guān)系到公民的隱私，一旦發(fā)生大范圍的個人隱私信息泄漏，公民的隱私得不到有力保護(hù)，不僅會給公民的生活帶來麻煩，還可能會引發(fā)社會動蕩，影響社會穩(wěn)定及發(fā)展。因此，要為公民的信息安全和社會穩(wěn)定提供強(qiáng)有力的保障，就必須探索電子信息檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新，這一點(diǎn)需要從不同層次進(jìn)行探討研究。

2 現(xiàn)階段電子信息檔案管理存在的不足

2.1 管理模式落后，重要資料收集及管理不佳

在傳統(tǒng)電子信息檔案管理中，多使用分散管理模式，這種管理模式對于企事業(yè)單位來講管理成本最低，但這種分散管理模式存在著一個難以避免的缺陷，即數(shù)據(jù)不完整性突出，如在工作中需要對某個時間段的某一個事件的資料進(jìn)行調(diào)取或者翻閱時，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能將一個電子信息的所有信息全部傳送出去，而是需要來回地至多處進(jìn)行資料調(diào)取，有時由于部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失或操作失誤，使電子信息不完整的發(fā)生率升高。

2.2 電子信息檔案登記信息不夠細(xì)致，資料丟失率高

電子信息檔案管理的重要數(shù)據(jù)需要通過電子信息檔案反映出來，而登記信息是一個重要的環(huán)節(jié)，是把控電子檔案管理質(zhì)量的第一個質(zhì)量關(guān)。但傳統(tǒng)的電子信息檔案登記信息不夠細(xì)致，因此在過去的檔案管理中，重要資料的缺失、遺留或者錯亂現(xiàn)象普遍存在，此外，傳統(tǒng)的電子信息檔案登記完全借助人工輸入完成，雖然管理載體是計(jì)算機(jī)，但一般來說，電子信息檔案登記信息本身的安全性并不高，丟失重要信息的概率居高不下。

2.3 單純的人力管理，人力物力消耗大

我國人口眾多，廉價(jià)勞動力人口也較多，以廉價(jià)勞動力彌補(bǔ)傳統(tǒng)的電子信息檔案管理中人力資源管理的不足的現(xiàn)象是十分普遍的。在勞動密集型的生產(chǎn)方式中，純?nèi)斯す芾硪彩莻鹘y(tǒng)電子信息檔案管理中的一個方式，集中管理大量電子信息檔案是檔案工作者的浪費(fèi)時間和精力，由于人工管理的存在，不可避免地會出現(xiàn)大量的管理失誤，因此大量檔案信息數(shù)據(jù)隱患存在在其中。

2.4 精細(xì)化管理難度大

社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)信息及社會信息也隨其逐漸增加，這樣的形式下電子檔案管理需要處理的信息量也就越來越大，這些龐大的電子信息檔案，如果只采用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行處理，必然會出現(xiàn)檔案歸檔不及時、資料缺乏實(shí)時性或真實(shí)性等現(xiàn)象，檔案資料遭到破壞甚至丟失，成為許多重要的電子信息檔案普遍存在的現(xiàn)象，使其實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理難度更加大，與電子信息檔案管理的初衷和目的相背而行。

3 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 注重強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備投入

在大數(shù)據(jù)時代背景下，基礎(chǔ)設(shè)備的投入是提升檔案管理綜合質(zhì)量的關(guān)鍵，企事業(yè)單位應(yīng)積極學(xué)習(xí)新的管理觀念與知識，提升將計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、數(shù)字掃描輸入輸出設(shè)備等硬件層面輸入作為提升整體檔案管理水平的基礎(chǔ)。同時，還要注意文件管理制度、檢索系統(tǒng)及識別管理系統(tǒng)的建立，并在具體操作中持續(xù)改進(jìn)完善，為有效實(shí)施各種信息檔案管理工作奠定良好的設(shè)備基礎(chǔ)。此外，我們還應(yīng)注意對職業(yè)管理人員近的培訓(xùn)和引入，要求檔案管理人員不僅要掌握電子信息檔案管理的相關(guān)知識，還要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，在這樣的背景下發(fā)展電子檔案管理，其管理質(zhì)量及效率才能等進(jìn)一步提升，才能充分發(fā)揮其利用價(jià)值。

3.2 注重管理模式的完善及改進(jìn)

一是優(yōu)化檔案管理體系。企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案資料的收集、整理及提取環(huán)節(jié)時，應(yīng)將企事業(yè)單位的實(shí)際情況作為基礎(chǔ)，采取綜合管理的形式，進(jìn)行科學(xué)管理。在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景下，全面落實(shí)相關(guān)的評價(jià)機(jī)制，督促相關(guān)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，接受新的管理理念及手段，真正與時俱進(jìn)，與各項(xiàng)任務(wù)的具體實(shí)施相結(jié)合，對各項(xiàng)管理制度進(jìn)行不斷完善，督促有關(guān)人員充分調(diào)動工作積極性。其次，實(shí)施紙電子一體化的管理模式，兩種檔案管理方式各有利弊，傳統(tǒng)管理方式難以保存海量數(shù)據(jù)，但也具有固定的管理優(yōu)勢，因此不容忽視。與現(xiàn)代電子檔案管理措施相較，雖然電子數(shù)據(jù)管理在安全保護(hù)方面存在一些不足，但它可以實(shí)現(xiàn)海量的數(shù)據(jù)保存、數(shù)據(jù)添加、刪除及快速查詢，并具有很高的效率。因此，在大型數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)中，機(jī)密信息及重要信息可不錄入互聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)中，通過裁判員的分流使信息安全防護(hù)水平得到提升。

3.3 注重管理人員綜合素質(zhì)的全面提升

大量的檔案資料在經(jīng)濟(jì)發(fā)展及社會發(fā)展中產(chǎn)生，在大數(shù)據(jù)的背景下，面對越來越復(fù)雜、越來越多的信息數(shù)據(jù)，對電子檔案管理者的綜合管理能力也提出了更加高的要求，要求相關(guān)管理人員不僅具備更強(qiáng)的信息處理、分析和實(shí)時更新數(shù)據(jù)庫及海量數(shù)據(jù)處理能力，提升對計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和升級也有所了解，企業(yè)在設(shè)備維護(hù)及升級方面可根據(jù)實(shí)際需要安排專項(xiàng)人員開展工作，實(shí)行人員負(fù)責(zé)。因此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)及時了解時代發(fā)展理念，將創(chuàng)新科學(xué)管理理念引進(jìn)至實(shí)際工作中，注重檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)水平，以確保企事業(yè)單位的檔案管理專業(yè)化水平及技術(shù)水平緊跟時代發(fā)展，同時制定大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，科學(xué)技術(shù)的掌握，為進(jìn)一步開發(fā)利用檔案資料的利用價(jià)值奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)電子信息檔案使用范圍的不斷擴(kuò)大。

4 結(jié)語

傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化海量數(shù)據(jù)處理及管理的要求，隨著海量電子信息檔案資料的產(chǎn)生，企事業(yè)單位的檔案管理壓力也隨之之間加大，因此轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新檔案管理模式勢在必行。電子檔案管理的創(chuàng)新必須順應(yīng)時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行的電子信息檔案管理創(chuàng)新，可有效推動企事業(yè)單位檔案管理水平及管理質(zhì)量的全面提升，不斷創(chuàng)新和完善管理理念及管理制度，發(fā)揮電子檔案管理在推動企事業(yè)單位中的真正價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造出更高的社會及經(jīng)濟(jì)效益。