提高社區(qū)檔案管理水平的措施

韓敏娜

（河北省承德市圍場(chǎng)滿(mǎn)族蒙古族自治縣圍場(chǎng)鎮(zhèn)人民政府錐峰社區(qū)，河北承德 068450）

0 引言

社區(qū)是城市建設(shè)最基礎(chǔ)的單元，對(duì)于穩(wěn)定城市的和諧發(fā)展具有重要的作用，當(dāng)前社區(qū)日常管理內(nèi)容相對(duì)繁瑣，需要保障社區(qū)發(fā)展秩序,同時(shí)，也要進(jìn)一步強(qiáng)化自身的內(nèi)部管理，當(dāng)前我國(guó)社區(qū)檔案管理工作中還存在一些漏洞，影響了社區(qū)管理的效率和水平，本文通過(guò)進(jìn)一步分析社區(qū)檔案管理的重要性，對(duì)于新形勢(shì)下社區(qū)檔案管理工作的改進(jìn)提出針對(duì)性的發(fā)展建議，以此來(lái)有效提高社區(qū)檔案管理工作在社區(qū)管理中的地位。

1 社區(qū)檔案管理工作的作用和必要性

1.1 有利于整合資源提高社區(qū)管理效率

社區(qū)對(duì)于維護(hù)城市區(qū)域發(fā)展的秩序具有重要的影響和作用，而社區(qū)的檔案管理記錄了城市的建設(shè)和發(fā)展歷程，社區(qū)檔案在一定程度上發(fā)揮著資料效能，能夠?yàn)樯鐓^(qū)的發(fā)展以及城市物業(yè)的的管理提供一定的依據(jù)。同時(shí)，在社區(qū)的管理當(dāng)中通過(guò)整合社區(qū)檔案資料，也可以大大降低社區(qū)的管理成本，提高社區(qū)管理的效能。除此之外，強(qiáng)化社區(qū)檔案管理也可以為物業(yè)和社區(qū)的管理儲(chǔ)備資源，有效避免知識(shí)的流失，可以實(shí)現(xiàn)社區(qū)管理經(jīng)驗(yàn)的有效積累，有效避免因?yàn)閸徫缓腿藛T調(diào)整影響正常的社區(qū)管理工作，在根本上提高社區(qū)管理的效率和水平。

1.2 有利于為社區(qū)的經(jīng)營(yíng)管理提供有效的指導(dǎo)

社區(qū)檔案管理往往充分整合了多方面的歷史資料以及管理資料，通過(guò)對(duì)社區(qū)檔案的有效管理和利用，可以從檔案中挖掘到有價(jià)值的內(nèi)容，可以為社區(qū)的檔案管理工作提供有效的參考和指導(dǎo)。而社區(qū)的檔案管理工作，由于其涉及多方面的內(nèi)容和資料，可以整合有效的管理資源，為社區(qū)的經(jīng)營(yíng)管理以及決策提供科學(xué)的指導(dǎo)，以此來(lái)保證社區(qū)管理的科學(xué)性和有效性。

2 目前我國(guó)社區(qū)檔案管理的現(xiàn)狀和不足

2.1 檔案管理意識(shí)匱乏，缺乏對(duì)檔案管理應(yīng)有的重視

在城市的建設(shè)和發(fā)展中，社區(qū)起到了基本的協(xié)調(diào)和控制作用，在社區(qū)的日常管理中很多人沒(méi)有給予檔案管理有效的重視，社區(qū)自身的檔案管理意識(shí)也相對(duì)匱乏。一方面，工作人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)知度不高，沒(méi)有客觀認(rèn)識(shí)到社區(qū)檔案管理的重要性，只將檔案管理工作視為簡(jiǎn)單的資料整理以及保管工作，使得社區(qū)的檔案管理無(wú)法充分實(shí)現(xiàn)自身的效能。另一方面，社區(qū)自身的檔案管理工作組織效率也相對(duì)低下，檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與日常管理工作的有效同步，這在一定程度上影響了社區(qū)檔案管理的完整性以及準(zhǔn)確性，對(duì)于社區(qū)的可持續(xù)管理是非常不利的。

2.2 社區(qū)檔案管理缺乏規(guī)范性

當(dāng)前很多城市社區(qū)對(duì)于檔案的管理工作并沒(méi)有真正的投入到實(shí)踐當(dāng)中，使得檔案管理缺乏有效的規(guī)范性。一方面，基層社區(qū)對(duì)于檔案缺乏統(tǒng)一的管理，很多重要的管理資料散落在部分人員的手中，很難保證社區(qū)檔案管理的安全性和完整性。另一方面，在社區(qū)的日常管理當(dāng)中，對(duì)于相關(guān)檔案以及信息的搜集不夠完整，基層社區(qū)的工作人員對(duì)于檔案的收集和歸檔意識(shí)還相對(duì)薄弱，極大的影響了社區(qū)檔案管理的有效性。除此之外，縱觀當(dāng)前基層社區(qū)的檔案管理工作，其整體檔案保管條件也相對(duì)較差，甚至沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，社區(qū)對(duì)于檔案管理工作缺乏有效的投入，極大的影響了社區(qū)檔案管理完整性和有效性，在根本上不符合檔案管理工作的基本要求。

2.3 缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員和隊(duì)伍

現(xiàn)如今我國(guó)社區(qū)檔案管理工作還處于探索的層面上，甚至很多社區(qū)的檔案管理工作都流于形式。縱觀當(dāng)前社區(qū)檔案管理的現(xiàn)狀，其在整體上還缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員以及團(tuán)隊(duì)。一方面，檔案管理工作需要具備專(zhuān)業(yè)化的檔案管理思想和理論基礎(chǔ)，顯然當(dāng)前的社區(qū)在人才結(jié)構(gòu)上并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才，檔案管理工作大多是由文員來(lái)負(fù)責(zé)整理和保管，沒(méi)有按照我國(guó)檔案管理工作的基本要求以及規(guī)范進(jìn)行科學(xué)的管理，降低了社區(qū)檔案管理的實(shí)用性。另一方面，現(xiàn)有的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)以及管理手段不夠全面，針對(duì)檔案管理工作缺乏一定的積極性，在管理的過(guò)程中相對(duì)隨意，極大的影響了社區(qū)檔案管理的安全性和完整性。

3 新形勢(shì)下提高社區(qū)檔案管理水平的對(duì)策分析

3.1 進(jìn)一步提高社區(qū)檔案管理的重視和關(guān)注

社區(qū)的檔案管理工作記錄著社區(qū)的發(fā)展以及城市的建設(shè)，對(duì)于社區(qū)的管理具有重要的作用，因此新形勢(shì)下無(wú)論是社區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)層還是基層的檔案管理人員，都需要進(jìn)一步提高對(duì)于社區(qū)檔案管理的重視和關(guān)注。首先，要積極強(qiáng)化對(duì)于社區(qū)檔案管理工作的投入，進(jìn)一步改善社區(qū)檔案管理的條件，完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，例如：為社區(qū)的檔案管理配備專(zhuān)業(yè)化的檔案管理辦公室、檔案柜以及現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，以此保證社區(qū)檔案管理工作的有序開(kāi)展。其次，社區(qū)的管理層要定期檢查社區(qū)檔案管理內(nèi)容以及進(jìn)度，而檔案管理人員也要及時(shí)的向社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)檔案管理的主要內(nèi)容，切實(shí)為社區(qū)的管理提供有效的參考。在根本上提升社區(qū)的管理水平和服務(wù)效能。

3.2 建立健全檔案管理制度和體系，保證檔案管理工作的規(guī)范性

新形勢(shì)下隨著社區(qū)檔案管理工作逐步改革，對(duì)于社區(qū)檔案管理工作也提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，在此背景下社區(qū)要進(jìn)一步建立健全相關(guān)的檔案管理制度。首先要按照我國(guó)檔案法的基本流程和要求，依法開(kāi)展基層的檔案管理工作，對(duì)于社區(qū)檔案管理資料進(jìn)行及時(shí)歸檔和保管，切實(shí)保證社區(qū)檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。其次，要針對(duì)檔案管理人員的工作效能建立完善的考核機(jī)制和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)為社區(qū)檔案管理工作做出貢獻(xiàn)的人員給予有效的獎(jiǎng)勵(lì)措施，而對(duì)于損壞社區(qū)檔案，影響檔案管理工作的人員也要給予相應(yīng)的懲戒，切實(shí)提高社區(qū)服務(wù)人員以及檔案管理人員對(duì)于檔案的重視。除此之外，要將社區(qū)的檔案管理工作與社區(qū)的工作計(jì)劃相結(jié)合，對(duì)于社區(qū)重要的管理事項(xiàng)要及時(shí)記錄，保證社區(qū)檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性，這是社區(qū)檔案有效利用的重要基礎(chǔ)和前提。

3.3 組建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理水平

為了更好的保障社區(qū)檔案管理工作的有效性，需要從社區(qū)檔案管理人員入手，組建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，在根本上提升檔案管理的效率和水平。一方面，針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員掌握專(zhuān)業(yè)化的檔案管理思想和理論，以此來(lái)有效提升檔案管理人員的服務(wù)認(rèn)知。與此同時(shí)也可以組織檔案管理人員進(jìn)行外出培訓(xùn)和交流，幫助檔案管理人員汲取更加先進(jìn)的檔案管理辦法，積累更多的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以此為社區(qū)改進(jìn)檔案管理工作提供有效的支持。另一方面，為了切實(shí)提升當(dāng)前社區(qū)檔案管理工作的有效性，社區(qū)還需要積極強(qiáng)化對(duì)于現(xiàn)代化專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，明確當(dāng)前社區(qū)檔案管理中的不足，為社區(qū)檔案管理注入新鮮的活力和血液，以此來(lái)保證社區(qū)檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮最大的管理價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合上面的論述和分析，在新的時(shí)代背景下社區(qū)檔案管理工作至關(guān)重要，針對(duì)當(dāng)前檔案管理的不足，工作人員要及時(shí)采取針對(duì)性的改進(jìn)對(duì)策，優(yōu)化社區(qū)檔案管理工作，促進(jìn)社區(qū)工作健康發(fā)展。