對黨校檔案管理工作的思考

（中共肥城市委黨校，山東肥城 271600）

近年來，黨校檔案管理工作嚴(yán)格按照 《檔案法》的規(guī)定，通過定期組織參加各級(jí)檔案專、兼職人員檔案知識(shí)講座、專題研討會(huì)和培訓(xùn)班等活動(dòng)，不斷改善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步提高檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力，切實(shí)做到各項(xiàng)制度的保證與落實(shí)，確保檔案管理的連貫性，促進(jìn)了黨校檔案事業(yè)的長足發(fā)展。但由于各種主客觀原因，目前黨校檔案管理工作依舊存在重視程度不夠、專業(yè)人才不足、信息化手段落后等方面的問題，本文擬就對現(xiàn)形勢下黨校的檔案管理工作談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1 充分認(rèn)識(shí)黨校檔案管理的重要意義

黨校是在各級(jí)黨委領(lǐng)導(dǎo)下對黨員和黨員干部進(jìn)行進(jìn)行培訓(xùn)、教育的學(xué)校。檔案管理是黨校培訓(xùn)教育工作中重要的組成部分，做好檔案管理工作尤為重要。黨校檔案一般來說分為兩種：一是行政檔案，二是教學(xué)檔案。過去一提到檔案一般就認(rèn)為文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、建設(shè)檔案等行政檔案比較重要，殊不知在目前新形勢下，組織人事部門要對各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)歷等教育培訓(xùn)經(jīng)常進(jìn)行普查，教學(xué)檔案越發(fā)顯得重要。如基層黨校自80年代中期舉辦過的各類學(xué)歷班次，學(xué)員在校期間的函授學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)輪訓(xùn)工作的檔案，反映了黨校在教學(xué)和管理活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄，是科學(xué)管理公務(wù)員培訓(xùn)教育的基礎(chǔ)。因此，黨校檔案管理系統(tǒng)的良性運(yùn)行對黨員干部教育培訓(xùn)工作具有長遠(yuǎn)的重要意義。

2 檔案管理目前存在的問題

2.1 檔案管理工作重視程度不夠

黨校長期以來存在對檔案工作重視不夠，管理人員認(rèn)識(shí)不足，軟件硬件等基礎(chǔ)設(shè)施落后薄弱等現(xiàn)象，更多情況下黨校各部門部室的檔案資料都是各自以檔案柜的形式保管，“人治”在檔案管理中發(fā)揮了過重的作用，一旦發(fā)生人員調(diào)動(dòng)，該部室的資料就會(huì)存在移交和持續(xù)性保管的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理人員普遍變動(dòng)頻繁，有的工作人員認(rèn)為檔案材料只是公式性的收藏而已，并不具什么探究價(jià)值，只要做好本職的工作能應(yīng)對檢查就夠了，以至于檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范，存在一些歷史欠賬。另外，經(jīng)費(fèi)問題也是檔案工作處于落后狀態(tài)的主要原因。由于黨校檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)比較單薄，存在經(jīng)費(fèi)緊張問題，在有限的經(jīng)費(fèi)當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)多不愿意把更多的錢花在檔案管理工作上。因此，時(shí)代發(fā)展與檔案工作的脫節(jié)在諸多黨校普遍存在，檔案工作在黨校各部門項(xiàng)目、內(nèi)容與要求有諸多的不統(tǒng)一，致使檔案管理無法達(dá)到完美與系統(tǒng)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)有些檔案材料有頭無尾，有計(jì)劃無總結(jié)，有方案無實(shí)施過程，影響了檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.2 檔案管理專業(yè)人才不足

面對新時(shí)期黨校檔案管理服務(wù)領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，也越來越廣的局面，檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)，需要檔案人員素質(zhì)更強(qiáng)，管理和信息服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)。從現(xiàn)實(shí)情況看，檔案管理工作中能進(jìn)行較深較廣層次開發(fā)而且有創(chuàng)新管理思維的檔案專業(yè)性人才普遍缺乏，導(dǎo)致后期出現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管指導(dǎo)不到位的問題。即便是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，但能獨(dú)立從事檔案研究的工作人員少之又少。多數(shù)黨校大都是非檔案學(xué)專業(yè)的人員在從事這項(xiàng)工作，這些人員經(jīng)過正規(guī)檔案學(xué)繼續(xù)教育培訓(xùn)的并不多，而且他們計(jì)算機(jī)水平有限，檔案管理有隨意性，檔案收集分類與歸結(jié)不及時(shí)，導(dǎo)致檔案工作到檢查時(shí)才做，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)混亂狀態(tài)，進(jìn)而影響到檔案質(zhì)量。因此，黨校檔案管理人員必須具備一定的知識(shí)水平，包括歸結(jié)能力、豐富的語言水平、深厚的文化功底、學(xué)習(xí)新技能的積極性、扎實(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)等，方能勝任此項(xiàng)工作。

2.3 檔案管理工作信息化手段落后

目前，檔案內(nèi)容的檢索主要有兩種，即手動(dòng)檢索與電腦檢索。諸多黨校特別是基層黨校在檔案管理中普遍重視紙質(zhì)檔案，輕視電子檔案。對于電子文檔的收集、整理、歸檔沒有明確的要求，對電子文檔規(guī)章制度的建設(shè)緩慢，或者基本處于空缺狀態(tài)。電子計(jì)算機(jī)發(fā)展的日新月異對電子檔案的整理提出了更高的要求，在記錄格式、載體形式、處理方法、管理內(nèi)容等方面做出了明確的規(guī)定，要做到紙質(zhì)檔案和電子檔案的收集、整理、歸檔都有章可循。從現(xiàn)實(shí)情況來看，基層黨校手動(dòng)檢索占據(jù)很大一部分，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難度相對較大，這就需要編制出更加完整科學(xué)的檢索工具，來解決這種困難的局面，促進(jìn)檔案管理工作的高水平發(fā)展。這種情況對于我國當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀是一個(gè)考驗(yàn)，也是鞭策我們前進(jìn)的壓力和動(dòng)力。所以，針對這種狀況和社會(huì)發(fā)展的態(tài)勢，檔案管理方法的改進(jìn)，現(xiàn)代化檢索工具的推廣普及已經(jīng)成為一種必然趨勢。

3 黨校檔案管理問題破解之道

堅(jiān)持依法治檔、科學(xué)管檔，全面加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升檔案管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化水平是當(dāng)務(wù)之急。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

一是從管理意識(shí)上抓起。一把手要真抓實(shí)管，以身作則，加強(qiáng)宣傳，使全體成員對整體工作提高重視，以促進(jìn)檔案管理工作全面有效地進(jìn)行，力求科學(xué)與健康的發(fā)展。黨校的檔案涉及面廣，內(nèi)容繁多，要想做好這方面的工作需要全體人員共同努力，需要在實(shí)際工作中積極參與、支持和配合，及時(shí)做好檔案資料的收集、積累、整理與存檔。同時(shí)，還要把檔案管理工作納入到業(yè)務(wù)考評中，為檔案管理工作長期發(fā)展奠定基礎(chǔ)。二是在人員任用上，要使用新型人才和新的培訓(xùn)手段。檔案信息數(shù)字化的發(fā)展對檔案管理人才的要求越來越高，檔案收集與整理、統(tǒng)計(jì)等過程也發(fā)生了巨大的變化。檔案管理者要承擔(dān)多種角色，比如管理者、分析者、引導(dǎo)者等。檔案管理者不單單要求只懂信息采集與整理，還要能夠更好地運(yùn)用硬件與軟件方面相關(guān)的知識(shí)，比如編程和程序維護(hù)等。三是提高黨校教學(xué)檔案的留存意識(shí)。雖然黨校教學(xué)檔案比較多，但是只要重視提高歸檔的意識(shí)，及時(shí)對教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔整理，就能做好教學(xué)檔案的長期保存和利用，確保今后黨校教學(xué)工作“有案可查、有據(jù)可依”。

3.2 建立健全檔案管理制度，細(xì)化檔案管理規(guī)范操作

檔案規(guī)范化管理，建立健全檔案管理制度是基礎(chǔ)。黨校制定檔案制度要以確保歸檔文件的真實(shí)、完整、有效為目的，并應(yīng)將其管理納入黨校信息化建設(shè)。要具體明確此項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職責(zé)，黨校檔案管理人員、設(shè)備的配置要求和管理職責(zé)，文件形成部門的管理崗位設(shè)置、業(yè)務(wù)規(guī)范、處理程序、工作要求，特別是要明確黨校檔案管理部門對上述工作負(fù)有督促、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)，使檔案管理對文件的前端具有實(shí)際的控制權(quán)。對于黨校來說，不同教研室、不同部門的檔案整理和歸檔要建立首問責(zé)任制，從頭到尾進(jìn)行檔案管理的信息追蹤和反饋，直到檔案進(jìn)入檔案庫陳列環(huán)節(jié)。

3.3 引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理

對于黨員干部來說，其在黨校的培訓(xùn)記錄關(guān)系到他的工作情況和政治前途，黨校在這方面必須如實(shí)做好原始記錄，為組織人事部門考察、提拔干部提供詳盡、真實(shí)的資料依據(jù)。所以，黨校的檔案管理一定要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才從事專職的檔案管理工作。因?yàn)楦咚刭|(zhì)的檔案管理人員決定著檔案管理工作的好與壞，檔案管理人員要有較好的職業(yè)素養(yǎng)和很強(qiáng)的責(zé)任感、良好的道德修養(yǎng)以及全心全意為人民服務(wù)的思想。在業(yè)務(wù)方面，要有過硬的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，要有對新軟件等產(chǎn)品使用的能力，而且能積極參加行業(yè)內(nèi)的培訓(xùn)，不斷培養(yǎng)自己、完善自己、提高自己的業(yè)務(wù)水平。

3.4 完善電子檔案的管理，推進(jìn)黨校檔案工作信息化進(jìn)程

目前，黨校的教學(xué)檔案實(shí)體已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，在黨校教學(xué)檔案保存的過程中，既要保存書面檔案，又要留存相對應(yīng)的電子檔案，以提高文檔的查閱速度和利用便利。由于歸檔電子文件存儲(chǔ)的密集性，其保管期限也不能完全參照紙質(zhì)文件。因此，歸檔電子文件的保管期限可以與紙質(zhì)檔案一致，也可延長，原則上能保存多久就保存多久。黨校檔案管理從過去單純的文件整理到如今的檔案管理拓展服務(wù)，信息化管理的引入使黨校教學(xué)檔案工作越來越受到重視，其作用也愈加明顯，黨校檔案工作信息化已成為重要趨勢。

同時(shí)，結(jié)合國家檔案局《系統(tǒng)測試指標(biāo)》的要求，黨校要通過配備、更新硬件設(shè)施，研發(fā)、升級(jí)軟件系統(tǒng)，補(bǔ)充、完善文字材料等措施，盡快建立健全學(xué)校層面的檔案管理部門，并劃撥專屬的辦公場所，設(shè)置專職的檔案管理崗位，專門從事檔案資料的管理。同時(shí)，在檔案建設(shè)中要不斷豐富檔案的種類，與黨校發(fā)展的各部室、各教研室的專業(yè)分類和專業(yè)擴(kuò)展相匹配，提高為黨?；A(chǔ)部門提供信息資源保障的內(nèi)容和水平。

3.5 打破舊思維，推動(dòng)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，也是保證檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵。隨著社會(huì)的不斷變革，黨校檔案工作者要重新認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。要和其他領(lǐng)域一樣，改變安于現(xiàn)狀的思想，強(qiáng)化參與意識(shí)，在檔案管理方面實(shí)現(xiàn)不斷探索和創(chuàng)新。在現(xiàn)代化的辦公環(huán)境中，紙質(zhì)文件和電子文件并存要求檔案管理更加合理化，管理系統(tǒng)中文件和檔案工作的共同融入，把電子文件變成電子檔案并與文書部門相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了信息相通，既提高了應(yīng)用時(shí)效性和便捷性，又使檔案管理向前邁進(jìn)了一步。依據(jù)國家對檔案部門的要求，黨校檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)造性的制定符合本單位特點(diǎn)的制度，借鑒相關(guān)行業(yè)或同行業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，在比較探討中促提高，在管理機(jī)制上求創(chuàng)新，使檔案工作科學(xué)發(fā)展，應(yīng)用性更強(qiáng)。