探究建筑工程資料管理中存在的問(wèn)題及其改進(jìn)策略

謝建梅 姜彩寧

摘 ? ?要：工程資料的管理水平不但影響著建筑工程的順利進(jìn)行，還與施工建筑企業(yè)的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。作為建筑項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程的記錄，建筑工程資料管理可以說(shuō)是工程項(xiàng)目運(yùn)行、管理、施工、技術(shù)改造等多方面工作的第一手?jǐn)?shù)據(jù)理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：建筑工程;資料管理;問(wèn)題

1 ?建筑工程資料管理的特點(diǎn)

1.1 ?全面性

建筑工程資料形成于工程實(shí)施的各個(gè)階段，具體如下：在工程項(xiàng)目建設(shè)前期階段，工程資料包括項(xiàng)目政府批文、工程規(guī)劃許可證、用地批準(zhǔn)等;在工程施工階段，主要包括施工許可證、備案登記、技術(shù)核定、工程變更、材料檢驗(yàn)、隱蔽工程驗(yàn)收、材料合格證明等資料;在竣工階段，主要包括與工程結(jié)算、決算相關(guān)的資料。這就要求建筑工程資料管理必須重視資料的全面性，將工程資料管理工作貫穿于工程實(shí)施的各個(gè)階段。

1.2 ?持續(xù)性

在工程建設(shè)的不同階段會(huì)產(chǎn)生不同的工程資料，這些資料具備一定的規(guī)律性、程序性和持續(xù)性的特點(diǎn)，各個(gè)資料之間存在著緊密聯(lián)系，相互補(bǔ)充、相互印證，都是工程管理的有力依據(jù)。所以，在建筑工程實(shí)施過(guò)程中，要做到持續(xù)不斷地收集資料，避免出現(xiàn)資料遺漏。

1.3 ?系統(tǒng)性

建筑工程資料管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，其資料管理工作涉及工程管理、機(jī)電安裝、通風(fēng)空調(diào)、裝飾裝修等方面的專業(yè)知識(shí)，以及合同管理、造價(jià)管理、進(jìn)度管理、安全管理、質(zhì)量管理等領(lǐng)域知識(shí)，這對(duì)資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了高要求。同時(shí)，工程資料管理還要嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定進(jìn)行資料分類、立卷、造冊(cè)、歸檔，杜絕資料管理雜亂無(wú)序。

1.4 ?時(shí)效性

建筑工程資料管理要對(duì)工程資料的形成過(guò)程進(jìn)行管理，及時(shí)收集各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料。如，及時(shí)收集審批環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，保證資料上的簽字、蓋章真實(shí)有效，將其作為工程竣工結(jié)算的重要依據(jù);及時(shí)上報(bào)、審核、下發(fā)和存檔圖紙會(huì)審資料、技術(shù)核定資料，并及時(shí)歸檔整理資質(zhì)報(bào)審、材料報(bào)審、隱蔽驗(yàn)收、質(zhì)量檢驗(yàn)等方面的工程技術(shù)資料。

2 ?建筑工程資料管理的常見問(wèn)題

2.1 ?缺乏重視

對(duì)施工過(guò)程中產(chǎn)生的資料進(jìn)行管理的要求在很多年前就已經(jīng)開始推行，然而很多建設(shè)施工單位并沒(méi)有給予足夠的重視，從而阻礙了工程資料在后期保管過(guò)程中向規(guī)范化發(fā)展的進(jìn)程。由于重視程度不夠，導(dǎo)致參與檔案管理的工作人員水平不足。正是由于缺乏足夠的重視使得參與工作的檔案管理人員在資料收集時(shí)存在較大的隨意性，造成資料缺乏其原有的價(jià)值意義，這種問(wèn)題廣泛存在于建筑行業(yè)中。

2.2 ?管理不規(guī)范

由于目前經(jīng)濟(jì)增速較快，城市人口數(shù)量不斷增加，使得建筑行業(yè)獲得了空前的發(fā)展，也導(dǎo)致行業(yè)的入門門檻降低，很多中小型的建筑加入進(jìn)來(lái)，造成整個(gè)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)下降、規(guī)范缺失。檔案管理部門進(jìn)行資料的收集和編制，而檔案管理部門與實(shí)際施工情況相互脫節(jié)，使得資料在管理收集時(shí)存在缺失，降低了資料專業(yè)化的程度。有的企業(yè)甚至完全忽視了對(duì)工程資料的重視，缺少完整的收集體系直到要竣工驗(yàn)收時(shí)才開始進(jìn)行資料收集和編制，這不僅增加了資料在制作過(guò)程中的主觀性，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致資料的編制內(nèi)容出現(xiàn)造假的問(wèn)題，降低了資料應(yīng)有的真實(shí)性。

2.3 ?資料收集不及時(shí)

資料收集和編制應(yīng)當(dāng)是在整個(gè)施工過(guò)程中同步推進(jìn)的，并在施工時(shí)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和添加，以確保相應(yīng)資料的完整性和真實(shí)性，這種收集方式對(duì)整個(gè)建筑施工工程能夠起到一定的指導(dǎo)作用。而如果在施工后期再進(jìn)行資料收集則很難確保工程資料的完整度，其真實(shí)性也無(wú)法確定，如此一來(lái)不僅會(huì)降低資料的價(jià)值，同時(shí)也會(huì)對(duì)建筑工程的后期竣工驗(yàn)收造成延誤。

2.4 ?無(wú)法保障真實(shí)性

建筑工程項(xiàng)目相關(guān)資料的真實(shí)性無(wú)法得到保證，主要是由兩個(gè)方面的原因?qū)е拢阂皇怯捎谑占Y料的工作人員專業(yè)性不高造成的。一些建筑施工單位將資料收集交由相關(guān)檔案管理工作部門，很多時(shí)候在開展工作時(shí)只是在辦公室進(jìn)行，并未到施工現(xiàn)場(chǎng)了解情況，導(dǎo)致收集到的資料與現(xiàn)實(shí)情況不符。二是由資料管理部門自身原因?qū)е碌?。由于缺乏足夠的重視，?dǎo)致施工時(shí)并沒(méi)有及時(shí)收集資料，而到項(xiàng)目接近尾聲需要驗(yàn)收和竣工結(jié)算時(shí)才開始進(jìn)行資料整理和編制，因此造成所收集的數(shù)據(jù)存在偏差，甚至還會(huì)出現(xiàn)造假的問(wèn)題，降低了資料本身的真實(shí)性。

3 ?建筑工程資料管理的改進(jìn)策略

3.1 ?提高資料管理意識(shí)

對(duì)于建筑工程而言，影響工程資料管理效果的仍然是資料管理意識(shí)較為薄弱，導(dǎo)致資料管理難以獲得良好的效果，其中存在諸多問(wèn)題。因此，需要加強(qiáng)工程檔案知識(shí)體系的建設(shè)，通過(guò)培訓(xùn)活動(dòng)提高人們的思想意識(shí)，對(duì)人們的行為加以規(guī)范。通過(guò)提升全體員工的檔案意識(shí)，讓資料管理工作得到有序推進(jìn)。建筑施工前，施工單位要注意加強(qiáng)檔案管理的宣傳力度，使用設(shè)置學(xué)習(xí)班、個(gè)別指導(dǎo)以及集中化宣傳的方法展開宣傳教育，讓檔案資料管理的價(jià)值受到全體員工的認(rèn)可。例如：在各部門的培訓(xùn)中，插入資料管理工作的培訓(xùn)，以具體的數(shù)據(jù)和案例強(qiáng)調(diào)資料管理的重要作用，讓全體員工正視資料管理的重要作用，提高資料管理的能力，通過(guò)資料管理意識(shí)的加強(qiáng)，讓全體員工在工作中共同維護(hù)資料管理工作，提高資料管理的意識(shí)。

3.2 ?收集記錄技術(shù)資料

完善的技術(shù)資料可以直接反饋工程質(zhì)量和施工水平，要求將技術(shù)資料按照施工進(jìn)度進(jìn)行整理，安排專門的管理人員負(fù)責(zé)整理技術(shù)資料，跟蹤工程逐項(xiàng)收集資料，并對(duì)資料的完整度進(jìn)行評(píng)價(jià)。技術(shù)資料不僅包括施工計(jì)劃，還包括工程階段性評(píng)價(jià)以及原始數(shù)據(jù)等資料，保證資料完整性，得到同步性管理。施工期間要注意及時(shí)收集資料，如果發(fā)現(xiàn)漏洞，需要對(duì)資料及時(shí)補(bǔ)漏，工程竣工以前，保證資料的完整性。技術(shù)人員要對(duì)資料進(jìn)行準(zhǔn)時(shí)記錄，并安排多名人員進(jìn)行重復(fù)校驗(yàn)，避免資料內(nèi)容出現(xiàn)遺漏或者錯(cuò)誤，影響后續(xù)項(xiàng)目審核。項(xiàng)目部門要安排專門的員工收集并審查資料，如果出現(xiàn)缺項(xiàng)和落項(xiàng)的情況，要立即補(bǔ)充資料。檢查資料期間發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，需要在查實(shí)后進(jìn)行修改。

3.3 ?執(zhí)行分類管理資料

對(duì)于建筑工程而言，施工期間會(huì)產(chǎn)生大量的文件，資料管理期間，要注意細(xì)化分類，展開管理。分類管理有助于后續(xù)資料查詢，避免資料混亂缺失。如按照基建文件、施工資料、監(jiān)理資料以及竣工圖紙四個(gè)分類進(jìn)行區(qū)分，對(duì)資料展開分類管理。按照不同分類對(duì)資料進(jìn)行分類存放，避免文件混淆。在后續(xù)使用文件時(shí)，可以按照需求有針對(duì)性的查找，提高文件查找效率。分類裝訂過(guò)程中，按照資料準(zhǔn)許整理文件，避免管理資料過(guò)程中出現(xiàn)缺漏問(wèn)題。

3.4 ?強(qiáng)化過(guò)程管理

總承包方督促分供商按照工程需要分階段、定期對(duì)資料進(jìn)行自查，并按相關(guān)要求整改。分供商要嚴(yán)格按照建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站和城建檔案館的要求使用和填寫資料。針對(duì)于單獨(dú)備案的資料，分供商需將已備案資料和備案驗(yàn)收表交付總承包方。專業(yè)分包工程竣工驗(yàn)收不合格不得交付。施工過(guò)程中，不接受資料移交。檔案移交資料必須按照交檔目錄進(jìn)行歸檔，并向總承包方提供全套資料電子掃描件。工程竣工前總承包方將根據(jù)規(guī)范規(guī)程的要求，進(jìn)行工程竣工資料的預(yù)檢工作;總承包方編制工程預(yù)檢計(jì)劃，按計(jì)劃組織項(xiàng)目分供商進(jìn)行竣工工程預(yù)檢，預(yù)檢通過(guò)后方可進(jìn)行“五方”驗(yàn)收及成都市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站的核驗(yàn)。

4 ?結(jié)語(yǔ)

雖然建筑工程資料只是建筑施工項(xiàng)目中的一部分內(nèi)容，但卻可以對(duì)建筑施工項(xiàng)目的質(zhì)量和最終的經(jīng)濟(jì)收益產(chǎn)生非常明顯的作用。所以，在建筑施工工程開展期間對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行科學(xué)、合理的管理是非常必要的。

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