城建檔案信息化管理的措施與建議

周霞

摘 要 城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的真實(shí)紀(jì)錄，是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)和寶貴財(cái)富。進(jìn)行城建檔案信息化管理，采用信息化技術(shù)推動(dòng)城建檔案社會(huì)化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化的發(fā)展，其對(duì)于進(jìn)一步加強(qiáng)城市建設(shè)管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞 城建檔案 信息化管理 措施與建議

中圖分類號(hào)：S618 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1注重城建檔案電子文件的收集

在信息化技術(shù)的不斷推動(dòng)下，城建檔案電子文件正在持續(xù)增加。由于城建檔案本身具有極強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，這就對(duì)城建檔案電子文件的收集、歸檔提出了較高的要求。所以，必須要建立健全城建檔案電子文件的收集、歸檔體系，進(jìn)一步規(guī)范城建檔案電子文件的收集、歸檔時(shí)間、范疇、方法以及標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)方面，從而有效提升城建檔案電子文件的歸檔效率。在必要情況下，可以嘗試把城建檔案電子文件的收集、歸檔與員工的績(jī)效進(jìn)行掛鉤。城建檔案機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)增加相應(yīng)的人力、物力，加快檔案電子化歸檔的速度，為城建檔案信息化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，因?yàn)槌墙n案本身的特殊性質(zhì)，針對(duì)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)當(dāng)選擇GIS軟件，通過構(gòu)建GIS數(shù)據(jù)庫(kù)，便于城建數(shù)據(jù)資料的檢索、管理以及查詢，同時(shí)能夠便于數(shù)據(jù)資料的進(jìn)一步加工與提取。信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的信息主體應(yīng)當(dāng)包含城建資料與城建檔案的二次信息與詳細(xì)內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)與建設(shè)項(xiàng)目空間位置信息整合成為一個(gè)具有連續(xù)性的空間數(shù)據(jù)庫(kù)，城市基本比例尺地形圖應(yīng)當(dāng)作為背景數(shù)據(jù)庫(kù)。詳細(xì)的數(shù)據(jù)種類應(yīng)當(dāng)囊括地名、環(huán)保資料、城市園林綠化、地下綜合管線、市政共用設(shè)備、城市勘測(cè)、城市建筑以及城市規(guī)劃等信息資源。

2加大城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

從原建設(shè)部辦公廳正式頒布《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》以后，我國(guó)各個(gè)城市的城建檔案部門都開始興建門戶網(wǎng)站，使得社會(huì)各界都能夠從主頁(yè)當(dāng)中獲取相應(yīng)的城建信息資源，使得越來越多的城建檔案資源得到了有效的共享。然而，當(dāng)前主頁(yè)當(dāng)中共享的城建檔案資源仍然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這就需要持續(xù)加大城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)力度，并且要將城建檔案信息化建設(shè)歸納到當(dāng)?shù)卣娮诱?wù)建設(shè)的整體框架當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)與城建檔案信息化建設(shè)共同發(fā)展，逐漸達(dá)成城建檔案管理與公文管理一體化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)。必須要主動(dòng)應(yīng)用電子政務(wù)平臺(tái)，主動(dòng)向社會(huì)開展城建檔案信息資料網(wǎng)上查詢服務(wù)，全方位提升城建檔案資料利用的質(zhì)量與效率，從而有效滿足社會(huì)各界對(duì)城建檔案方面的需要。首先，要根據(jù)地方政府電子政務(wù)建設(shè)的實(shí)際情況與相應(yīng)建設(shè)規(guī)劃，切實(shí)推動(dòng)城建檔案信息化管理與政府電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展。其次，進(jìn)一步增加資金投入，切實(shí)加大城建檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，打造優(yōu)質(zhì)的城建檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。最后，不斷建立健全城建檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，將社會(huì)各界的需求作為城建檔案信息化建設(shè)的重要導(dǎo)向，將城建檔案信息資料進(jìn)行深層次的加工與整合之后，及時(shí)在互聯(lián)網(wǎng)中進(jìn)行發(fā)布，使得更多的檔案信息資料能夠得到社會(huì)共享，從而有效促進(jìn)城建檔案信息化管理工作的有序發(fā)展。

3建立健全城建檔案保密體系

城建檔案?jìng)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，能夠方便檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的收集、登記、查詢、保存以及轉(zhuǎn)移，而城建檔案在實(shí)施信息化管理以后，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)本身所具有的高風(fēng)險(xiǎn)，保密工作就變得越來越重要。我們可以參考發(fā)達(dá)國(guó)家在城建檔案保密工作的做法，比如美國(guó)的城建檔案只是針對(duì)本人或者其所授權(quán)的人進(jìn)行開放，并不會(huì)對(duì)所有的公眾進(jìn)行開放，在某些州中，未經(jīng)城建檔案主體授權(quán)而看其檔案屬于違法行為，并且對(duì)執(zhí)法部門也不例外。這就需要城建檔案部門建立健全相應(yīng)的保密體系，通過制度進(jìn)行有效地制約，保障城建檔案信息查詢系統(tǒng)與電子文件只有在獲得授權(quán)的情況下才能夠進(jìn)行使用。

4重視城建檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

（1）城建檔案部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，通過開展多門類、多層次的知識(shí)體系培訓(xùn)教育，根據(jù)城建檔案部門與檔案管理人員自身的實(shí)際情況，組織多形式、多渠道的培訓(xùn)教育方式，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識(shí)體系，力爭(zhēng)打造一支綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的城建檔案隊(duì)伍。

（2）城建檔案部門應(yīng)當(dāng)積極組織相應(yīng)的專題學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)交流會(huì)議，積極舉辦形式豐富的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，通過邀請(qǐng)相關(guān)專家舉辦講座的模式，積極向檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)層與基層員工講解城建檔案管理的先進(jìn)方法、發(fā)展趨勢(shì)等，切實(shí)提升領(lǐng)導(dǎo)層與工作人員的管理水平與工作能力。

（3）組織住房城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域的檔案調(diào)研工作，主動(dòng)向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)提出促進(jìn)城建檔案信息化發(fā)展的建議。

（4）高度重視檔案管理的繼續(xù)教育，積極引入專業(yè)人才，通過制定一套科學(xué)合理的激勵(lì)體系，切實(shí)加強(qiáng)檔案有關(guān)的學(xué)歷教育，進(jìn)一步提升檔案管理隊(duì)伍的職稱水平。

（5）全面提升城建檔案管理隊(duì)伍的道德修養(yǎng)與綜合素質(zhì)，通過改革創(chuàng)新服務(wù)模式，切實(shí)提升服務(wù)水平。綜上所述，城建檔案管理工作必須要正視當(dāng)前存在的不足，通過深層次的分析，高度重視城建檔案信息化建設(shè)工作，制定對(duì)應(yīng)的優(yōu)化方案，努力探索現(xiàn)代化的檔案管理模式，進(jìn)一步提升城建檔案的信息化程度，充分發(fā)揮城建檔案的重要作用。

參考文獻(xiàn)

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