淺談中小學(xué)校檔案的作用及管理

朱萬云

摘 要 檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結(jié)教育工作經(jīng)驗(yàn)，探索掌握教育工作規(guī)律，還是在維護(hù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員合法權(quán)益方面，都具有不可估量的作用。尤其在中職教育競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的今天，檔案在擴(kuò)大學(xué)校影響力和知名度，爭(zhēng)創(chuàng)教育品牌，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，推進(jìn)社會(huì)文明建設(shè)等方面具有不容忽視的作用。

關(guān)鍵詞 學(xué)校檔案管理 服務(wù)功能 學(xué)?；A(chǔ)工作

中圖分類號(hào)：G640文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中小學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，是學(xué)校開展各項(xiàng)工作的見證，是反映學(xué)校歷史的真實(shí)資料，囊括了上級(jí)有關(guān)文件、學(xué)校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個(gè)方面，檔案工作的根本目的在于利用，在于通過認(rèn)真收集保存好第一手資料，為學(xué)校做好翔實(shí)的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更加便捷的服務(wù)。具體來說，要從以下幾方面體現(xiàn)檔案的價(jià)值和服務(wù)功能：

1強(qiáng)化服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

1.1為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)

學(xué)校的檔案材料中匯集著不同時(shí)期國家方針政策的精髓，記錄著廣大教職工工作和活動(dòng)的方方面面，反映著學(xué)校事業(yè)發(fā)展的歷史過程.科學(xué)合理地開發(fā)教學(xué)檔案資源，不僅可以為學(xué)校的改革和發(fā)展提供理論支持，也可以把握發(fā)展趨勢(shì)，為深化教育教學(xué)改革、強(qiáng)化內(nèi)部管理、提高辦學(xué)效益等提供參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據(jù)。

1.2為教學(xué)科研服務(wù)

檔案信息的分享性為實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研信息資源的共享提供了平臺(tái).特別是在信息時(shí)代，借助多媒體技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)教學(xué)科研檔案信息進(jìn)行深層開發(fā)，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉(zhuǎn)換成新的載體形式，將會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大教學(xué)科研檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)共享相同的教學(xué)檔案信息，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高教學(xué)檔案信息的服務(wù)功能。

1.3為各類咨詢查證服務(wù)

依據(jù)檔案資料的權(quán)威性，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)、對(duì)廣大教職工負(fù)責(zé)的原則，在管理要求范圍內(nèi)，通過查詢有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會(huì)有關(guān)方面提供服務(wù).如教職工業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢、畢業(yè)生學(xué)籍資料查詢、校園活動(dòng)資料查詢等。

就中小學(xué)校檔案的服務(wù)功能而言，還可根據(jù)服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式的不同，從不同角度進(jìn)行具體闡釋。但不管怎樣，都要求中小學(xué)校檔案工作要積極適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，不僅要強(qiáng)化對(duì)服務(wù)功能的認(rèn)識(shí)，還要在進(jìn)一步完善和提高服務(wù)功能，不斷發(fā)揮其應(yīng)有的作用上下工夫。要圍繞學(xué)校中心工作，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，積極進(jìn)行檔案工作的探索，不斷提高檔案工作服務(wù)的及時(shí)性、針對(duì)性和有效性。

2提高管理素質(zhì)，拓寬服務(wù)渠道

2.1轉(zhuǎn)變思想觀念

由于長(zhǎng)期受檔案神秘的影響，大家對(duì)檔案資料的開發(fā)利用不同程度存在顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了中小學(xué)校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮，學(xué)校有關(guān)方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想，更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動(dòng)樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)服務(wù)功能，努力為學(xué)?？茖W(xué)決策服務(wù)，為廣大師生員工服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)。

2.2立足服務(wù)改革檔案管理方式

（1）著眼發(fā)揮服務(wù)功能，健全和完善檔案管理制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、利用實(shí)行科學(xué)管理，使之規(guī)范化、制度化.

（2）利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升管理水平，依托學(xué)校信息化建設(shè)，有重點(diǎn)、成體系、分步驟地開發(fā)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案信息服務(wù)水平，著力改變信息收集、加工、處理、存儲(chǔ)、傳播等方面的落后狀況。

（3）及時(shí)收集資料信息，適時(shí)編排歸檔。學(xué)校各部門資料信息繁雜，頭緒多，尤其教學(xué)檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求各不相同，量大面寬，學(xué)術(shù)交流和專家教授講課的偶然性等，都要求檔案部門必須加強(qiáng)平時(shí)的收集工作。

3提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理素質(zhì)

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)思想政治教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面要注重檔案人員的繼續(xù)教育，組織參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，著力選拔熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。

4加強(qiáng)信息匯總編研工作

改變過去那種看攤守業(yè)現(xiàn)狀，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)功能，用前瞻性的眼光研究利用者的需求，積極主動(dòng)地提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)，在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上，通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式，有針對(duì)性地開展中小學(xué)校檔案編研工作，如編制《學(xué)校沿革》《大事記匯編》《教學(xué)科研成果匯編》《專業(yè)技術(shù)職稱匯編》等，從而更好地提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

5強(qiáng)化檔案工作的條件保障

要把檔案工作納入學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃中，規(guī)劃好中小學(xué)校檔案工作的未來，采取切實(shí)有效的措施，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為中小學(xué)校檔案工作的開展提供充分的條件保障。在此基礎(chǔ)上，建立完善檔案工作管理體制及組織機(jī)構(gòu)，建立健全切合實(shí)際的《檔案管理工作制度》，從體制上暢通服務(wù)渠道，以便能全方位、多途徑、多角度地利用好中小學(xué)校檔案資源，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步和社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)揮自身不可替代的作用。

總之，中小學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)。使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把中小學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

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