公路檔案信息化探索

黃忠英

科技發(fā)展日新月異，信息技術(shù)發(fā)展之快，對各行各業(yè)各部門各項(xiàng)工作都提出了更高的要求。而檔案，是人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，檔案信息的收集、分析、傳播等都變得更加便利，但同時也給檔案管理等工作帶來了新的挑戰(zhàn)。公路檔案管理作為檔案管理的一種，其管理水平極大地影響著公路管理的相關(guān)決策制定，與人們的生活息息相關(guān)。在新形勢下，大數(shù)據(jù)時代，檔案進(jìn)入信息化管理模式，公路的檔案工作要緊跟科技發(fā)展的步伐，積極改革和完善。本文分析了信息化管理在公路檔案工作中的重要意義，剖析了當(dāng)前公路檔案信息化工作的現(xiàn)狀，提出了在新形勢下公路檔案信息化管理的建議，希望能對提升公路系統(tǒng)的檔案管理水平有所幫助。

1 公路檔案信息化管理的重要意義

檔案的最新定義是：“檔案是組織或個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！惫窓n案包括公路的道路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理、監(jiān)督等的重要資料。公路檔案包括文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時代，交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展迅速，對公路檔案的要求也越來越高，內(nèi)容形式多樣化，傳統(tǒng)意義上的公路檔案管理已經(jīng)滿足不了公路發(fā)展的現(xiàn)狀的要求。在新形勢下，要順應(yīng)發(fā)展要求，就要開展檔案的信息化管理和建設(shè)。公路檔案的信息化管理和建設(shè)包含的內(nèi)容很多。首先是數(shù)據(jù)信息庫，在科技發(fā)展的今天，公路檔案的數(shù)據(jù)也越來越大，數(shù)據(jù)信息庫需要不斷根據(jù)需要進(jìn)行完善。其次是管理手段的轉(zhuǎn)變，要利用現(xiàn)代化科技，在管理過程中轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，與時俱進(jìn)，不斷增強(qiáng)和提高公路檔案的服務(wù)功能，為公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)提供服務(wù)。公路的綜合服務(wù)性能與百姓息息相關(guān)，國省干線更是連接區(qū)域發(fā)展的重要通道，是城市的經(jīng)濟(jì)命脈。公路檔案信息化管理的提高有助于公路的發(fā)展。公路檔案的科學(xué)收集和整理對后期的查詢起到了至關(guān)重要的作用，有助于提升公路檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2 公路檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

公路檔案信息化管理工作還處于不斷完善的階段，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，不斷提升檔案的服務(wù)質(zhì)量。據(jù)調(diào)查，隨著科技信息化的發(fā)展，很多地區(qū)都已經(jīng)在積極推進(jìn)信息化管理，公路部門也不例外。但是，目前形勢來看，要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主的形式困難還很大。要建立公路檔案信息化管理模式，需要大家轉(zhuǎn)變思維，更需要技術(shù)的不斷提升和投入。隨著科技的日新月異，發(fā)展迅速，自動化管理和無紙質(zhì)形態(tài)工作模式改變著公路檔案管理工作。通過電子文檔等模式存檔，利用軟件等技術(shù)手段對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，都是檔案發(fā)展的模式。然而人們還是很重視傳統(tǒng)意義上紙質(zhì)檔案的管理模式，而投入技術(shù)也需要一定的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，在一些不發(fā)達(dá)的地區(qū)，要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理還是存在一定的困難。有技術(shù)還要有人才資源。公路檔案管理人員的專業(yè)性還有待加強(qiáng)，如果走上信息化管理，對管理員則提出了更高的要求，需要提升管理人員的素質(zhì)。當(dāng)然，我國各地區(qū)的檔案管理分類方式和管理形式也存在差異，在軟件技術(shù)上無法形成統(tǒng)一，需要根據(jù)單位的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和管理形式來設(shè)計，這樣對技術(shù)的資金投入就更大、更難，這些也制約著公路檔案信息化管理的發(fā)展。

3 新形勢下公路檔案信息化管理的建議

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識，轉(zhuǎn)變管理觀念

在專業(yè)領(lǐng)域，領(lǐng)導(dǎo)可能更加注重的是專養(yǎng)業(yè)務(wù)方面的任務(wù)，對檔案工作的管理意識不強(qiáng)，檔案管理硬件上沒有什么更新，更談不上信息化。在管理人員上，大多都是兼職，沒有專職管理人員。在新時代，要做好公路檔案的信息化管理，首先要增強(qiáng)管理意識，與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識到檔案管理發(fā)展的重要性和意義，重視檔案的信息化管理工作。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和使命感，不斷提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，及時跟進(jìn)檔案管理的信息和發(fā)展情況。作為公路部門的檔案管理人員，則需對公路部門的主業(yè)有深入了解，從而更懂得如何對檔案進(jìn)行分門別類，從紙質(zhì)的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變到信息化管理，完善信息化檢索，提高公路檔案的服務(wù)質(zhì)量。

3.2 多方式收集檔案，完善信息檢索功能

隨著信息化發(fā)展，公路檔案來源更加廣泛，不再局限于傳統(tǒng)的記錄、聲像、實(shí)物檔案和紙質(zhì)文件，還包括電子版的檔案、實(shí)時數(shù)據(jù)等。公路檔案管理工作人員要積極、及時地收集公路檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)實(shí)際需求對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行保存歸檔。檔案收集方式多樣化，對檔案工作提出了更高要求，同時也能更好地服務(wù)于公路工作。那么如何更好地服務(wù)呢？這就是信息化建設(shè)的成果。在檔案信息化管理的軟件上，要不斷完善檔案的信息檢索功能。在查詢檔案時，能通過個別關(guān)鍵詞就能迅速找到相應(yīng)的資料。同時，要及時捕捉和更新具有現(xiàn)實(shí)價值或者潛在價值的檔案數(shù)據(jù)，建立好公路檔案管理信息庫，及時更新和維護(hù)檔案的數(shù)據(jù)信息。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案信息很難做到資源共享，因?yàn)橹挥挟?dāng)檔案信息資源形成一個統(tǒng)一的有機(jī)體，并建立起大范圍的信息資源庫時，才能真正實(shí)現(xiàn)資源的全面共享。而傳統(tǒng)的檔案管理模式比如紙張記錄，是很難做到這一點(diǎn)的。但信息化的檔案管理就能夠通過科技手段，在確保信息安全的同時，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，這進(jìn)一步提高了公路檔案工作的工作效率以及檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

3.3 完善檔案管理機(jī)制，契合實(shí)際制定檔案管理辦法

每一項(xiàng)工作都有相應(yīng)的規(guī)章制度，公路檔案管理工作也不例外。健全和完善公路檔案管理機(jī)制，能夠有效提高檔案管理工作的效率，在信息化時代，既要能最大化實(shí)現(xiàn)資源共享，又要能確保檔案信息的安全性和可靠性。所以檔案管理部門要制定科學(xué)完善的檔案管理制度，在存儲錄入和查閱檔案的過程中，根據(jù)規(guī)章制度辦事，確保信息化時代電子檔案文件的真實(shí)性和完整性，加強(qiáng)技術(shù)投入，實(shí)現(xiàn)檔案的分級加密和分級開放，加強(qiáng)病毒感染防范，提高檔案信息的安全性。要根據(jù)區(qū)域?qū)嶋H，制定科學(xué)合理的檔案管理辦法，這個辦法里包括檔案的分門別類，保存年限，保存方式等等。公路部門還要根據(jù)本部門的實(shí)際工作情況，進(jìn)一步完善檔案管理辦法。

3.4 提升公路檔案管理人員的職業(yè)綜合素養(yǎng)

在信息化時代，公路檔案管理工作的順利開展離不開檔案管理人員的職業(yè)綜合素養(yǎng)。首先是通過定期的專業(yè)培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，熟悉和掌握新形勢下檔案管理的重要意義和信息化時代檔案管理工作的特點(diǎn)，掌握檔案相關(guān)的法律法規(guī)，區(qū)域的規(guī)章制度，提升業(yè)務(wù)綜合水平，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度認(rèn)真對待每一個具有歷史價值的數(shù)據(jù)，增強(qiáng)公路檔案管理工作人員的責(zé)任心和使命感。在信息化時代，熟練掌握計算機(jī)和管理軟件的應(yīng)用。其次是當(dāng)前公路管理檔案工作中，管理人員的普遍年齡較高，較難適應(yīng)信息化時代的檔案管理工作，要多鼓勵年輕人參與到檔案管理這個崗位上來，為這項(xiàng)工作注入年輕的血液，成為發(fā)展的新動力。

4 結(jié)語

信息化發(fā)展對公路檔案管理工作具有極為重要的積極意義，它改變了公路檔案管理的傳統(tǒng)模式，是新時代發(fā)展的趨勢。公路部門要順應(yīng)時代的發(fā)展，及時轉(zhuǎn)變思維方模式，不斷提升自身的服務(wù)功能，在檔案管理工作上就要加強(qiáng)重視，進(jìn)一步強(qiáng)化，投入一定的人力、物力和財力，在技術(shù)上不斷更新，在人才上加強(qiáng)培養(yǎng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善信息化檔案管理，不斷在實(shí)踐中發(fā)展和完善，提高公路檔案管理的效率和水平，從而更好地樹立公路部門的良好形象?？萍伎偸窃诓粩噙M(jìn)步的，這就要求單位要關(guān)注信息的變化，緊跟時代的步伐，在需要的時候及時更新設(shè)備等，檔案管理工作人員也要保持學(xué)習(xí)，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，才能促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。隨著技術(shù)的發(fā)展，公路檔案的信息化管理還有待進(jìn)一步探索。

（作者單位：三明市公路養(yǎng)護(hù)中心）