知識(shí)管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新探討

于瑤

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)高水平、高速度發(fā)展的知識(shí)化時(shí)代。建設(shè)優(yōu)質(zhì)的高等學(xué)府，是國(guó)家和社會(huì)賦予廣大教育工作者重大的使命，也是高校教育改革的必然方向。本文圍繞知識(shí)管理的相關(guān)概念展開(kāi)探究，圍繞高校辦公室管理工作的價(jià)值意義實(shí)施策略及發(fā)展特點(diǎn)展開(kāi)探究，以此提出具體的實(shí)施拓展方法，希望能夠?yàn)楦咝＾k公室管理工作起到一些參考和幫助。

當(dāng)前，高等教育綜合改革逐步推進(jìn)，高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)的改革也即將進(jìn)入一個(gè)深入發(fā)展的階段。從高校辦公室管理的工作層面上看，這一工作作為高校行政工作的主導(dǎo)中心，承擔(dān)著信息反饋和溝通協(xié)調(diào)的重要作用。而要想增進(jìn)高校教育工作的發(fā)展，辦公室管理人員要立足當(dāng)前實(shí)際，全面提升工作效率，為高校教育事業(yè)的穩(wěn)定有序奠定基礎(chǔ)。

1 知識(shí)管理背景下的高校辦公室管理價(jià)值

顧名思義，知識(shí)管理是在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的一種新型管理模式，它是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代涌現(xiàn)出來(lái)的一種最新管理思想和方法。奎達(dá)斯認(rèn)為，知識(shí)管理其實(shí)質(zhì)上是對(duì)各種知識(shí)管理的連續(xù)開(kāi)發(fā)，這樣才能夠滿足各種出現(xiàn)的需求。從根本上說(shuō)，知識(shí)管理融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論和現(xiàn)代管理思想，將其運(yùn)用到高校辦公室管理，能夠提升知識(shí)管理團(tuán)隊(duì)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。

當(dāng)前，在教育行業(yè)對(duì)于知識(shí)管理和高校工作的融合研究尚處于初級(jí)階段，尚未達(dá)成統(tǒng)一的共識(shí)，但是這一管理模式能夠幫助高校辦公室管理人員，實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)管理和隱形知識(shí)管理的共享。能夠使高校管理者在面臨環(huán)境變化的過(guò)程中，能夠提升自己的專業(yè)能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)資源的有效管理，從而達(dá)到提升高校應(yīng)變能力及創(chuàng)新能力的作用。

2 知識(shí)管理背景下的高校辦公室管理特點(diǎn)

2.1 基礎(chǔ)性

在高校教育過(guò)程中，知識(shí)管理能夠借助于知識(shí)創(chuàng)造行為，為教育管理子和實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值、集體價(jià)值的創(chuàng)造。高校辦公室管理涉及到人力資源管理、教學(xué)研究等多個(gè)方面，能夠?yàn)閷W(xué)校所出的環(huán)境塑造良好的發(fā)展空間，從而針對(duì)高校教育工作中的問(wèn)題提出應(yīng)對(duì)策略，幫助學(xué)校進(jìn)一步提升教育競(jìng)爭(zhēng)力。

2.2 組織性

高校辦公室管理圍繞學(xué)校的日常管理者而展開(kāi)，它本身就是教育環(huán)境的一項(xiàng)分支。因此，辦公室工作在整體教學(xué)管理工作中，體現(xiàn)到紀(jì)律、衛(wèi)生、科教等各個(gè)方面。作為一種顯性的管理模式，高校教育工作者更加重視對(duì)教師、學(xué)生個(gè)人素質(zhì)的培養(yǎng)，通過(guò)各項(xiàng)教育內(nèi)容，組織成為一個(gè)核心的教育總體，因此知識(shí)管理也成為高校中教育一個(gè)重要的組成部分。

2.3 共享性

在教育工作中，知識(shí)管理融合了高校內(nèi)部知識(shí)、外部知識(shí)等多個(gè)層面。重視這一教育模式，其實(shí)質(zhì)就是重視對(duì)于人力資源的管理，通過(guò)“以人為本”的發(fā)展策略，更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代人才培養(yǎng)模式的創(chuàng)新，通過(guò)信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)字管理的智能交互和資源共享。

3 知識(shí)管理背景下的高校辦公室管理中存在的問(wèn)題

3.1 責(zé)任劃分混亂

高校辦公室使學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)部門，是緊密聯(lián)系高校管理者、教師、學(xué)生的一項(xiàng)教育紐帶，起到信息融匯、上傳下達(dá)的作用。但是從當(dāng)前高校辦公室管理工作上看，很多高等院校對(duì)于辦公室工作的重視程度不夠，導(dǎo)致其教育管理責(zé)任的劃分不清、分工不具體，工作人員在權(quán)責(zé)的掌握上，不夠清晰明朗，導(dǎo)致高校辦公室工作出現(xiàn)“一頭輕一頭重”的現(xiàn)象。一些部門的辦公室工作人員較為清閑，而另一些崗位的工作人員的工作任務(wù)則超負(fù)荷。長(zhǎng)此以往，會(huì)導(dǎo)致高校辦公室管理工作內(nèi)部緊密性不夠 ，影響團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié)協(xié)作能力。

3.2 創(chuàng)新意識(shí)較差

高校辦公室工作要隨著時(shí)代的發(fā)展而升華，其內(nèi)容和形式都需要進(jìn)行不斷的優(yōu)化升級(jí)。但是，因?yàn)檗k公室工作的瑣碎性，一些工作人員將自身任務(wù)看做簡(jiǎn)單的跑腿打雜，忽略了對(duì)其內(nèi)在含金量的提升和創(chuàng)新意識(shí)的優(yōu)化，導(dǎo)致很多員工存在“得過(guò)且過(guò)”的發(fā)展意識(shí)，創(chuàng)新意識(shí)存在著一定的匱乏。無(wú)論是從工作態(tài)度、工作方法等方面，都較為保守，因此極大的響應(yīng)了高校辦公室工作的整體效率。

3.3 綜合素養(yǎng)有待提升

受其薪資待遇、招聘渠道等因素的影響，高校辦公室工作人員的來(lái)源途徑十分多元。一些工作人員在綜合能力上，難以達(dá)到和高等教育工作、專業(yè)的匹配，導(dǎo)致辦公室整體工作的實(shí)施面臨巨大的影響。除此之外，由辦公室工作的臨時(shí)性影響，員工在培訓(xùn)機(jī)會(huì)、工作考核上，都存在著一定的問(wèn)題。導(dǎo)致辦公室工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校教務(wù)工作的優(yōu)化。

4 知識(shí)管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新策略

4.1 創(chuàng)新管理機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人

在當(dāng)前教育改革的發(fā)展背景下，要想推進(jìn)辦公室工作效率，工作人員應(yīng)該制定相應(yīng)的工作規(guī)劃，結(jié)合不同崗位的發(fā)展職責(zé)，建立一個(gè)更加新穎、高效、有針對(duì)性的工作機(jī)制。

首先，辦公室工作人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)的工作理念，從思想教育上入手，提升自己的服務(wù)意識(shí)。通過(guò)一系列的教育培訓(xùn)，使辦公室工作人員能夠正確看待自己所面臨的瑣碎工作，意識(shí)到自身所承擔(dān)工作的重要性。其次，要通過(guò)精準(zhǔn)的崗位職責(zé)確立，確立“一人一崗，一人一則”，從制度上實(shí)施科學(xué)規(guī)劃，避免工作中出現(xiàn)負(fù)荷不一的現(xiàn)象，使工作人員能夠承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，進(jìn)一步提升辦公室的工作效率。以此創(chuàng)新更加科學(xué)、流暢的高校教育管理機(jī)制，提升辦公室工作的發(fā)展水平。

4.2 創(chuàng)新知識(shí)傳播，提高人員的綜合素養(yǎng)

高校辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)決定著工作的成效，因此在推進(jìn)發(fā)展創(chuàng)新的過(guò)程中，高校工作人員要立足科研服務(wù)的教育主題，輔助學(xué)院各部門，推進(jìn)對(duì)知識(shí)的創(chuàng)新。在知識(shí)資源的積累和使用上，逐步提升工作人員的綜合素養(yǎng)，從人員知識(shí)管理、意識(shí)培養(yǎng)等方面，推進(jìn)辦公室工作的緊密性。

首先，辦公室工作人員要積極參加各項(xiàng)教育培訓(xùn)，提高自身的專業(yè)技能，在辦公室工作中逐漸積累良好的溝通和協(xié)調(diào)能力、具備深入的文字功底、熟練掌握數(shù)字化辦公軟件，使工作人員能夠具備更加全面的文化形態(tài)，具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。其次，學(xué)校要從實(shí)際情況出發(fā)，通過(guò)制動(dòng)合理的薪資待遇、考核機(jī)制、激勵(lì)和獎(jiǎng)懲制度，結(jié)合個(gè)人所擁有的知識(shí)提供，為他們塑造一個(gè)開(kāi)放的思想交流和創(chuàng)意空間。而在獎(jiǎng)懲策略的制定上，學(xué)校管理者要?jiǎng)?chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)措施，針對(duì)辦公室工作人員建立一個(gè)合理的創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，把相關(guān)的知識(shí)和技能存儲(chǔ)的知識(shí)庫(kù)之中，供辦公室工作人員樹(shù)立學(xué)習(xí)熱情，讓教師能夠擁有自主決策的空間。同時(shí)，高校教育管理者在制定獎(jiǎng)勵(lì)措施的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)辦公室工作中的知識(shí)屬性進(jìn)行考慮，通過(guò)個(gè)性化和自主化的追求，在獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制之中，確保價(jià)值的公平性和公正性。

4.3 創(chuàng)新技術(shù)，提高高?？蒲泄芾硭?/p>

在高校教育工作中，知識(shí)管理推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)科研項(xiàng)目成果不斷轉(zhuǎn)化。當(dāng)前，在高?？蒲许?xiàng)目管理中，存在著線性模式、交互模式、一體化模式等不同的網(wǎng)絡(luò)形式。為此，創(chuàng)新技術(shù)，能夠使高?？蒲许?xiàng)目管理的內(nèi)容逐步增加，使科研項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)技術(shù)化的轉(zhuǎn)變。在技術(shù)平臺(tái)的積累上，要利用高校教育中凝聚的知識(shí)管理作用，整合不同類型的知識(shí)，在高校辦公室工作人員之間，實(shí)現(xiàn)“以人為本”的知識(shí)主體間的資源共享。將不同的知識(shí)主體，轉(zhuǎn)化為緊密的駕馭成果，進(jìn)一步提高高?？蒲泄芾砣藛T的管理水平。高校辦公室工作人員要在新技術(shù)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，不斷挖掘其中存在的各項(xiàng)潛能，在辦公室工作中融合技術(shù)、組織結(jié)構(gòu)、制度和方法，使高校辦公室工作人員能夠擴(kuò)大自己的知識(shí)覆蓋面積，進(jìn)一步提高高校科研管理的發(fā)展水平和實(shí)施速度。

4.4 創(chuàng)新體系，建設(shè)學(xué)習(xí)型專業(yè)隊(duì)伍

隨著知識(shí)時(shí)代的更迭，知識(shí)更新不斷加快。要想獲得更好的發(fā)展，高校辦公室工作人員要進(jìn)行不斷的優(yōu)化，著力建設(shè)一支經(jīng)驗(yàn)豐富、能力卓越、敢于奉獻(xiàn)的高校管理隊(duì)伍。高校辦公室工作人員要在自身教育工作體系的建立上，推進(jìn)對(duì)辦公室工作人員的建設(shè)、執(zhí)行和創(chuàng)新。不斷完善高校教育工作的更新和發(fā)展，建立一種學(xué)習(xí)型組織。使所有的辦公室工作人員都能夠不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力，以積極、開(kāi)放、包容的思考模式，不斷進(jìn)行自我完善和自我塑造。對(duì)于高等院校來(lái)說(shuō)，學(xué)習(xí)型專業(yè)隊(duì)伍的建立基礎(chǔ)是“開(kāi)放的教育管理團(tuán)隊(duì)”。辦公室工作人員之間，要相互學(xué)習(xí)、相互接納、相互信任，在辦公室工作組織之內(nèi)凝結(jié)團(tuán)隊(duì)合作和智力應(yīng)用。同時(shí)，通過(guò)對(duì)辦公室學(xué)科、專業(yè)及項(xiàng)目的優(yōu)化，行成一個(gè)穩(wěn)定的知識(shí)管理體系，使辦公室工作人員作為知識(shí)管理承載者，最大限度的開(kāi)發(fā)高校辦公室工作人員隊(duì)伍知識(shí)的利用和創(chuàng)新。使高校教師隊(duì)伍和學(xué)生隊(duì)伍形成一個(gè)融洽的教學(xué)體系，促使知識(shí)創(chuàng)新系統(tǒng)能夠獲得更加優(yōu)異的發(fā)展。

5 總結(jié)

綜上所述，在教育綜合改革的發(fā)展背景下，高校內(nèi)部改革要實(shí)現(xiàn)深化發(fā)展，就必須要對(duì)當(dāng)前的工作狀態(tài)進(jìn)行不斷的優(yōu)化和改善。高校管理工作者要進(jìn)一步提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)，使每一名辦公室工作人員能夠改進(jìn)和完善自己，立足行政管理工作的實(shí)施價(jià)值，對(duì)知識(shí)管理背景下的高校辦公室管理進(jìn)行逐步的創(chuàng)新，以此提高辦公室工作的實(shí)施效果，確保高校各項(xiàng)事業(yè)獲得可持續(xù)的發(fā)展。

（作者單位：明達(dá)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）