淺談新形勢下地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的幾點思考

李翠 阮枝梅

摘 要：地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是檔案發(fā)展的必然趨勢，檔案信息化建設(shè)也是衡量著行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的高低。本文基于當(dāng)前地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合實際工作經(jīng)驗，提出以檔案信息化建設(shè)為中心，創(chuàng)新地質(zhì)檔案智慧收集、存管、利用等服務(wù)，在中海油能源發(fā)展股份有限公司工程技術(shù)湛江分公司地質(zhì)檔案管理中進行了探索實踐，并取得良好的成效，為中海油勘探開發(fā)提供高效優(yōu)質(zhì)的大數(shù)據(jù)支持服務(wù)。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案;數(shù)字化;智慧型;共享

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子政務(wù)、電子商務(wù)越來越成熟，無紙化辦公、無紙化交易越來越普遍，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能的研究應(yīng)用也越來越深入，這些都對檔案工作產(chǎn)生極其深刻的影響，檔案工作正隨著信息技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)歷著一場深刻的變革過程。因此，如何做好新形勢下地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是我們當(dāng)前的現(xiàn)實課題。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性

中海油能源發(fā)展股份有限公司工程技術(shù)湛江分公司信息檔案室（以下簡稱“信息檔案室”）具備國家二級檔案館和自然資源部地質(zhì)資料委托保管單位的資質(zhì)，承擔(dān)著南海西部油田礦區(qū)1964年至今五十多年的地質(zhì)資料與實物巖心巖屑檔案的保管與利用服務(wù)。目前，實物檔案館藏量達到1300余口井50萬包巖心巖屑、紙質(zhì)地質(zhì)檔案30余萬卷，且每年新井資料接收量逐年上升，給檔案庫存帶來巨大壓力。另外，隨著檔案年份的久遠(yuǎn)與反復(fù)的借閱，部分檔案出現(xiàn)紙張破損，字跡褪色等情況，給檔案長期保管帶來很大困難。近年來，我們逐步加強和重視電子文件的歸檔與管理，并在企業(yè)生產(chǎn)管理中取得了較好的成效，為中海油勘探開發(fā)提供了高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，全面實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化工作迫在眉睫。

1.1 減輕工作強度，降低人力成本

現(xiàn)階段地質(zhì)實物檔案管理樣品類型多樣，檔案存管自動化程度低，數(shù)據(jù)存儲分散，圖片庫、A2系統(tǒng)、實驗分析庫等數(shù)據(jù)孤島 ，暫時只實現(xiàn)了50萬條巖心巖屑檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè);資料接收、入庫、取樣等以傳統(tǒng)的手工操作為主，每年接待看樣取樣人員高達千人次，實物樣品利用上萬件，相對來說工作量較大，而且人工操作效率也比較低，費時費力。如果企業(yè)采用檔案信息化的手段，就能夠更快速的實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的收集管理，擁有著自動化、網(wǎng)絡(luò)化以及實時化的優(yōu)勢。大幅節(jié)省工作人員人工統(tǒng)計的工時，有效提高工作效率。

1.2 方便檢索，利于保存

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)飛躍發(fā)展，地質(zhì)檔案的信息化程度有所提高，不僅實現(xiàn)了電子目錄檢查，庫內(nèi)一部分紙質(zhì)檔案完成了資源化建設(shè)，近十萬卷資料實現(xiàn)了原文掛接。這樣不僅減輕了管理人員的工作強度，檢索更加精確、快速方便，更加高效地為油氣勘探提供重要的數(shù)據(jù)保障。通過對地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，近幾年來，地質(zhì)檔案利用率逐年上升，每年通過檔案系統(tǒng)提交借閱利用一千多人，電子文檔案瀏覽上萬次，紙質(zhì)檔案利用率逐年下降，檔案原件近兩年來丟失率為零，有效保護了原始資料的完整。

2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 “雙軌制”歸檔

隨著信息時代的飛速發(fā)展，各種形式的電子記錄大量產(chǎn)生，信息檔案室在地質(zhì)檔案接收過程中，實行以紙質(zhì)檔案與電子文件相結(jié)合的“雙軌制”接收方法，共同歸檔。自2000年以后，電子文件成為我們重點管理的對象之一。針對2000年以前無電子文件的舊資料，進行數(shù)字檔案資源建設(shè)，通過掃描、轉(zhuǎn)化等現(xiàn)代化信息手段轉(zhuǎn)化為電子資源，為檔案信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。

2.2 搭建信息系統(tǒng)平臺

2014年以來，信息檔案室結(jié)合中心南北區(qū)域地質(zhì)檔案的實際管理情況，共同搭建《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》，實現(xiàn)了地質(zhì)檔案南北跨區(qū)域的資源共享，并通過局域網(wǎng)為客戶提供查借閱利用服務(wù)，基本滿足了線上提交借閱申請、審批、催還、利用統(tǒng)計等功能。有效節(jié)省了人力成本，提高了檔案利用效率。

3 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)存在的問題

3.1 檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)不足，重視程度不夠

現(xiàn)有資深檔案管理人員更為重視紙質(zhì)檔案的管理，對電子文件形成、信息的存儲、檢索、利用等技術(shù)欠缺;年輕的檔案管理人員對計算機的操作較為熟練，但檔案管理理論知識欠缺，無法將計算機知識與檔案管理規(guī)范有機結(jié)合。

3.2 缺乏嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。地質(zhì)檔案管理主要遵循國家檔案法律法規(guī)以及中海油行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，隨著電子政務(wù)的推行，文本、圖像等檔案信息資源已多元化，檔案文件、電子文檔信息化處理中，必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行處理，才能使多元的信息資源得以順利存儲、管理、使用。

4 新形勢下地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的幾點思考

4.1 完善數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作正在經(jīng)歷一個從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程。因此，完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，是最根本的要求。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。信息檔案室經(jīng)過多年來資源建設(shè)項目的實施，不斷規(guī)范電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)了一批信息化處理技術(shù)人才，還需進一步建立健全檔案數(shù)字化操作標(biāo)準(zhǔn)和優(yōu)化流程，確保檔案數(shù)字化成果質(zhì)量100%。

4.2 提高整合技術(shù)，完善系統(tǒng)功能

地質(zhì)檔案信息資源共享需在現(xiàn)有的應(yīng)用平臺上進行優(yōu)化升級，不再局限于簡單的目錄檢索，還應(yīng)進一步推進數(shù)字化檔案資源的融合，把資料文件輸入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子文件的完整歸檔，并實現(xiàn)全文電子瀏覽。滿足用戶通過登錄檔案信息系統(tǒng)平臺快速查詢到所需資料電子檔，并能流暢地瀏覽閱讀，從而減少對紙質(zhì)資料的依賴，有效防止原始資料的損壞和丟失，大幅提高工作效率，真正實現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)管理。

4.3 地質(zhì)檔案“智慧化”轉(zhuǎn)型

隨著地質(zhì)檔案數(shù)字化程度的普及與廣泛運用，在國家提出建設(shè)智慧城市大目標(biāo)的體系下，作為檔案館系統(tǒng)提出智慧檔案館建設(shè)是實施中國夢的一個組成部分。因此，地質(zhì)檔案業(yè)務(wù)重點將從傳統(tǒng)的管理方式發(fā)展成圍繞“智慧收集、智慧管理、智慧存儲、智慧利用”智能轉(zhuǎn)型。

4.4 以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，建成數(shù)據(jù)共享中心

在當(dāng)今信息化發(fā)展日新月異的大數(shù)據(jù)時代，油田勘探開發(fā)的迅猛，地質(zhì)資料增長迅速。充分利用互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)和新媒體等現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建互通、協(xié)同高效、安全便捷的服務(wù)共享平臺，從檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息采集系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、資源利用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理策略等五個方面對石油企業(yè)資源建設(shè)管理進行發(fā)展與優(yōu)化，以大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的地質(zhì)數(shù)據(jù)應(yīng)用與服務(wù)為目標(biāo)，向企業(yè)提供高效的地質(zhì)資料“一站式”服務(wù)。

5 結(jié)語

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)階段檔案管理的一個重要內(nèi)容，隨著科技、互聯(lián)網(wǎng)時代的井噴式發(fā)展，我們要應(yīng)時而動、乘勢而為，結(jié)合現(xiàn)有的地質(zhì)檔案數(shù)字化經(jīng)驗，以檔案信息化建設(shè)為中心，創(chuàng)新地質(zhì)檔案智慧收集、存管、利用等服務(wù)，加快推進地質(zhì)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級，不斷探索新思路、新方法，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平而不懈努力。

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