提高EPC總承包工程項(xiàng)目文件過程控制同步率

孔凡蓮

摘 要：如今，項(xiàng)目管理觀念日趨國際化，EPC總承包模式的優(yōu)勢逐步凸顯，火電EPC管理模式逐漸成熟。本文闡述了在EPC模式下，以總承包單位文檔管理人員視角展開談如何提高項(xiàng)目文件過程控制的同步率，進(jìn)而提高項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：EPC總承包工程;項(xiàng)目文件;同步率

EPC總承包是指工程總承包企業(yè)按照合同約定，承擔(dān)工程項(xiàng)目的設(shè)計、采購、施工、試運(yùn)行一體化服務(wù)，并對承包工程的建設(shè)質(zhì)量、安全、工期、造價等全面負(fù)責(zé)。文件控制實(shí)施按照項(xiàng)目文件管理方案，運(yùn)用科學(xué)的手段和方法，高效規(guī)范的對項(xiàng)目文件進(jìn)行管理和控制，使項(xiàng)目文件處于有序合理的狀態(tài)。同步是指項(xiàng)目文件管理與工程建設(shè)同步，避免出現(xiàn)項(xiàng)目文件管理滯后于工程建設(shè)的情況，保證項(xiàng)目文件的質(zhì)量，避免給施工管理、竣工驗(yàn)收等造成影響。

1 為什么要提高項(xiàng)目文件過程控制同步率

項(xiàng)目文件是工程施工過程的真實(shí)記錄，EPC總承包模式下的項(xiàng)目文件除了具有項(xiàng)目文件的基本特點(diǎn)外，還有其自身的特點(diǎn)，包括：種類多，數(shù)量大;專業(yè)性強(qiáng);載體多樣性。這些特點(diǎn)增加了項(xiàng)目文件控制的難度。國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目文件控制要與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，以火電建設(shè)項(xiàng)目為例，一般要求是總承包單位應(yīng)在實(shí)體竣工三個月內(nèi)將整理完畢的項(xiàng)目檔案移交給建設(shè)單位?？偝邪贤幸矔M(jìn)行明確的規(guī)定，文件資料應(yīng)按單位工程進(jìn)行同步收集與管理。但是目前，總承包項(xiàng)目普遍存在重工期、重質(zhì)量、重安全，忽視項(xiàng)目文件過程中收集和整理等工作，忽視項(xiàng)目文件控制同步性，更有工程即將結(jié)束臨時突擊補(bǔ)檔案的情況，所以，提高EPC總承包工程項(xiàng)目文件控制同步率這一問題凸顯出來。

2 造成項(xiàng)目文件過程控制不同步的因素

造成項(xiàng)目文件控制不同步的因素是多方面的，包括環(huán)境因素、制度因素、管理因素和人員因素。環(huán)境因素有：領(lǐng)導(dǎo)以及專業(yè)工程師以進(jìn)度、質(zhì)量和安全為重，忽視了項(xiàng)目檔案的重要;分包層級過多，導(dǎo)致文件層層報審受阻，影響驗(yàn)收記錄報審效率;項(xiàng)目現(xiàn)場進(jìn)度緊張。制度因素有：每個總承包項(xiàng)目都會執(zhí)行新的管理體系，參建人員都是臨時組建的團(tuán)隊，互相之間不熟悉，對新體系不夠了解。管理因素：管理人員對文件控制技術(shù)不明確，過程控制力度比較薄弱;項(xiàng)目文件報審后，簽審時間過長，較長時間內(nèi)不能夠閉合，影響文件同步;人員因素：參建單位文檔人員經(jīng)驗(yàn)和配置不足，文檔人員工作效率低。其中，關(guān)鍵因素是管理因素。

3 提高項(xiàng)目文件過程控制同步率的對策

針對造成項(xiàng)目文件控制不同步的因素，制定相應(yīng)的對策來解決這一問題。

1）加大培訓(xùn)力度。組織總承包項(xiàng)目內(nèi)部及外部專家進(jìn)行文檔專題培訓(xùn)，接收培訓(xùn)的人員涵蓋所有參建單位，通過培訓(xùn)，使得參建單位領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員和文控人員均意識到項(xiàng)目文檔的重要性，并清楚的掌握項(xiàng)目文件清單及其分類方法，為提高項(xiàng)目文件同步率奠定基礎(chǔ)。

2）定期梳理更新單位工程文件包清單。總承包單位文檔人員定期組織施工單位對項(xiàng)目文件進(jìn)行梳理，形成以單位工程為單元的文件包清單，并持續(xù)更新，滾動控制每個單位工程同步情況，及時催報項(xiàng)目文件。能夠使得各參建方均及時掌握了現(xiàn)場進(jìn)度以及項(xiàng)目文件同步情況，并且量化，利于發(fā)現(xiàn)缺失文件并進(jìn)行補(bǔ)報。

3）總承包方文檔人員每月度對施工單位進(jìn)行檔案專項(xiàng)檢查，核實(shí)項(xiàng)目文件完整情況，納入考核。每月度總承包單位文檔人員組織建設(shè)單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)以及總承包各部門對施工單位進(jìn)行月度檔案專項(xiàng)檢查，核實(shí)項(xiàng)目文件完整情況，并提出目前存在的問題，實(shí)行全過程控制，并將檢查結(jié)果作為重要的考核依據(jù)。通過專項(xiàng)檢查，使各參建方進(jìn)一步明確缺失文件以及存在的問題，實(shí)現(xiàn)過程不斷糾偏。檢查結(jié)果納入重要考核依據(jù)，能夠激勵施工單位積極報審，促進(jìn)文件同步率的提高。

4）組織實(shí)施“文件清桌活動”。為引起領(lǐng)導(dǎo)以及全體人員重視，加快文件簽審效率，總承包文檔人員可定期組織“文件清桌活動”，使項(xiàng)目全體人員積極響應(yīng)，高度認(rèn)可，積極利用空余或加班時間進(jìn)行集體簽審文件，直至“清桌”狀態(tài)。

5）制定未閉合文件清單，追溯到人，及時催辦。文檔人員每周更新項(xiàng)目文件清單以及未閉合文件清單，追溯到人，并辦理正式催辦手續(xù)，不斷跟蹤，直至閉合。能夠大大提高文件簽審的效率，大多數(shù)文件保證3天之內(nèi)閉合。

4 提高EPC總承包工程項(xiàng)目文件控制同步率的意義

提高項(xiàng)目文件過程控制同步率，能夠避免項(xiàng)目竣工階段補(bǔ)項(xiàng)目文件帶來的額外的人工費(fèi)用以及考核費(fèi)用。如果不能在過程中有效的提高同步率，竣工期間很有可能不能按時向建設(shè)單位移交檔案，所以，過程中將同步率提高，能夠有效地避免后期不能按時移交，從而避免了因?yàn)橥七t移交資料而進(jìn)行的扣款，為項(xiàng)目節(jié)省了大筆的資金。

同時，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件與工程進(jìn)度同步，有助于項(xiàng)目建設(shè)順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)文件的憑證價值，減少項(xiàng)目管理風(fēng)險，與項(xiàng)目管理相互影響和相互推進(jìn)。同時保證項(xiàng)目文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，真實(shí)有效的記錄工程建設(shè)全過程，為參建單位積累寶貴的信息資源和知識資產(chǎn)。

綜上所述，在EPC 總承包模式下，項(xiàng)目文件控制的難度加大，容易造成項(xiàng)目文件過程控制的不同步，如若我們能通過一系列措施提高項(xiàng)目文件過程控制的同步率，將會為整個項(xiàng)目建設(shè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

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