計算機信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：文章以完善管理功能、提升管理水平為切入點，總結(jié)計算機信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用價值。然后基于重視實踐應(yīng)用、優(yōu)化人才培養(yǎng)、創(chuàng)新管理方式、細化管理機制四點，提出具體的應(yīng)用策略。目的是為相關(guān)人員提供參考，強化人事檔案管理的整體效果。

關(guān)鍵詞：計算機;信息技術(shù);人事檔案;檔案管理

在信息化時代的發(fā)展中，計算機信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)的工作中。由于此種技術(shù)形式具有獨特的優(yōu)勢，所以能夠簡化工作流程，最大程度上提升工作質(zhì)量、工作效率，并彌補傳統(tǒng)方式的不足。如果可以將該技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中，必然可以提升信息化水平，減少管理工作的失誤等，并提高檔案信息的利用率。

1 計算機信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用價值

1.1 完善管理功能

通過對計算機信息技術(shù)的合理運用，能夠充分發(fā)揮其自動掃描的價值，實現(xiàn)對檔案信息的自動錄取。其中，計算機信息技術(shù)可以將電子信號直接轉(zhuǎn)化為可以識別的信號，能夠有效解決人工錄入存在的失誤問題，從而有效提高人事檔案管理內(nèi)容的準確性。采用自動的方式對人事檔案進行管理，可以實現(xiàn)對大部分數(shù)據(jù)信息的壓縮，從而將其存儲在管理系統(tǒng)中。實際上，如果采用計算機信息技術(shù)對人事檔案進行管理，能夠?qū)ζ渲械囊曨l資料、聲音資料、文字資料、圖像資料予以針對性處理。這一過程中，可以充分發(fā)揮計算機的編目功能、自動檢測功能，提高檔案管理的完善性，最大程度上彰顯管理系統(tǒng)的功能價值，并有效降低人事檔案管理人員的工作量[1]。

1.2 提升管理水平

受大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響，人事檔案管理所涉及的信息量、信息類型不斷增加，導(dǎo)致檔案管理的系統(tǒng)需要進一步提升，并擴大檔案管理信息體系。從當(dāng)前的情況來看，現(xiàn)行的管理技術(shù)并不能滿足人事檔案數(shù)據(jù)信息增長的需求，導(dǎo)致大部分檔案資料無法被妥善管理，削弱了檔案管理的有效性。因此，如果將計算機信息技術(shù)應(yīng)用在其中，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的全面搜索、系統(tǒng)保存。具體而言，如果實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫方式的合理運用，可以提高檔案管理的工作效率，主要包括數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)登記、數(shù)據(jù)接收等，且可直接對聲像資料，文字表格等內(nèi)容予以快速、直接的處理。另外，以計算機信息技術(shù)為基礎(chǔ)開展檔案管理工作，還能夠結(jié)合不同的角度對數(shù)據(jù)予以處理，從而可以充分發(fā)揮計算機技術(shù)的多種功能，提高認識檔案管理的整體水平。

2 計算機信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用策略

2.1 重視實踐應(yīng)用

為了能夠?qū)⒂嬎銠C信息技術(shù)合理應(yīng)用在人事檔案管理中，相關(guān)人員必須加大對實踐應(yīng)用的重視，目的是發(fā)揮該項技術(shù)的作用，實現(xiàn)對管理方式模式的創(chuàng)新與調(diào)整。因此，工作人員需要將計算機信息技術(shù)主動應(yīng)用在人事檔案管理中，并制定與之相關(guān)的方案、計劃。為了實現(xiàn)這一目標，需要在人事檔案管理工作中投入更多的財力、物力、人力，并加大計算機軟件設(shè)備、硬件設(shè)備的投入，建立更具規(guī)范性、現(xiàn)代化的人事檔案管理體系。在人事檔案管理工作期間，對于數(shù)字化信息的形成、發(fā)送、識別、傳輸以及控制的環(huán)節(jié)，應(yīng)該充分發(fā)揮計算機信息技術(shù)的功能，實現(xiàn)對其中信息的拓展、利用，并對復(fù)雜的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行整合歸納。通過這一方式，可以在海量的數(shù)據(jù)中實現(xiàn)對有價值信息的挖掘，便于利用人事檔案信息實現(xiàn)對潛在風(fēng)險的分析、控制。只有如此，才能夠制定具有針對性的解決方案，彰顯人事檔案管理的價值。實際上，在人事檔案管理中實現(xiàn)對計算機信息化技術(shù)的應(yīng)用，還能夠發(fā)揮管理人員的潛力，使其對其中的數(shù)據(jù)信息予以更具準確性的分析，有效提高人事檔案管理方式的科學(xué)性，滿足新時期發(fā)展對于管理工作的需求[2]。

2.2 優(yōu)化人才培養(yǎng)

在人事檔案管理工作中，要想充分發(fā)揮計算機信息技術(shù)的價值，需要進一步提高管理人員的能力水平。為此，相關(guān)部門需要加大對人才培養(yǎng)的重視，并制定合理的培養(yǎng)計劃，實現(xiàn)對人才能力的提升。具體而言，在人才培訓(xùn)方面需要聘請具有專業(yè)技能的人員，實現(xiàn)對內(nèi)部管理人員的教育、培訓(xùn)，以此來共享管理知識、管理經(jīng)驗。這種方式的應(yīng)用，便于人事檔案管理人員掌握更加先進的計算機技術(shù)，從而實現(xiàn)對設(shè)備的熟練操作。長此以往，人事檔案管理的專業(yè)人員能夠成長為綜合性人才，符合社會的發(fā)展趨勢。除此之外，相關(guān)部門還應(yīng)該對計算機信息技術(shù)的檔案管理人員操作能力進行培養(yǎng)提升，使其能夠在日常工作中最大程度發(fā)揮計算機信息技術(shù)的作用，對人事檔案管理期間存在的問題予以合理解決。通過長久的人才培養(yǎng)，能夠在內(nèi)部形成良好的文化氛圍、人事檔案管理氛圍，對于調(diào)動管理人員的積極性具有重要意義。同時也可以深化計算機信息技術(shù)的應(yīng)用價值，提高檔案管理的整體效果。

2.3 創(chuàng)新管理方式

對于人事檔案管理人員而言，除了需要掌握基礎(chǔ)的計算機技能之外，還應(yīng)該具備辯證性的思維方式。具體而言，在運用計算機信息技術(shù)開展人事檔案管理的過程中，需要制定更具完善的管理體系，實現(xiàn)對各項工作內(nèi)容、責(zé)任、義務(wù)的界定與劃分，確保檔案管理能夠達到一絲不茍的效果。同時，還應(yīng)該結(jié)合部門的實際需求，對以往的紙質(zhì)檔案管理方式進行創(chuàng)新，充分展現(xiàn)計算機信息技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)對檔案的電子化管理。其中，在運用計算機進行管理的過程中，必須對人事檔案的內(nèi)容進行分類，將其作為基礎(chǔ)建設(shè)檢索引擎。也就是說，如果在日后的工作中需要對檔案信息進行利用，那么可以輸入關(guān)鍵字、關(guān)鍵詞實現(xiàn)對檔案的調(diào)取。這種方式的應(yīng)用，能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中資料利用率低的問題，現(xiàn)在根本上實現(xiàn)數(shù)字化管理的目標。

2.4 細化管理機制

雖然計算機信息技術(shù)在人事檔案管理中具有不可比擬的優(yōu)勢，但受網(wǎng)絡(luò)等因素的影響，也存在諸多安全性問題，因此需要在管理期間細化相關(guān)機制，最大程度上增強檔案管理的安全性。例如：設(shè)計人事檔案信息化管理體系的過程中，需要充分發(fā)揮防火墻技術(shù)、病毒技術(shù)的價值，實現(xiàn)對安全隱患的預(yù)防、規(guī)避。另外為了確保人事檔案信息能夠得到安全合理的利用，還需要利用指紋技術(shù)、面部識別技術(shù)等，結(jié)合工作人員的職責(zé)、權(quán)利，對信息的查詢范圍進行確定。在這一基礎(chǔ)上，能夠確保人事檔案信息利用的合理性，避免出現(xiàn)信息泄露等安全性問題。由此發(fā)現(xiàn)，運用計算機信息技術(shù)開展人事檔案管理工作期間，應(yīng)該對以往的管理機制進行細化，使其明確不同人員的職責(zé)義務(wù)，實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的保護。

3 結(jié)語

綜上所述，本文詳細闡述了人事檔案管理中應(yīng)用計算機信息技術(shù)的價值，并結(jié)合自身的經(jīng)驗提出了具體的策略、建議。為了切實展現(xiàn)技術(shù)的優(yōu)勢，必須將其落實在實踐工作中，同時通過人才培養(yǎng)、創(chuàng)新方式、細化機制等方式為其提供保障。長此以往，可以形成全新的人事檔案管理局面，順應(yīng)新時期的發(fā)展趨勢。

參考文獻

[1]高鵬.計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書館檔案管理中的應(yīng)用[J].中國新通信，2019，21（03）：81.

[2]徐彩云.計算機信息處理技術(shù)在人事檔案信息化進程中的應(yīng)用淺析[J].數(shù)字通信世界，2018（09）：209-210.

作者簡介

嚴浩文（1986-），男，山西省臨縣人，本科，畢業(yè)于東北師范大學(xué)，中級經(jīng)濟師，研究方向：檔案。