檔案管理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的應(yīng)用

鄭旭

摘 要：近年來，隨著信息技術(shù)以及創(chuàng)新2.0的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃在各個行業(yè)中都取得了廣泛的運用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案管理工作變得更加便捷和高效。從傳統(tǒng)意義上的檔案儲存升華為了檔案數(shù)據(jù)的進(jìn)一步挖掘，不僅可以發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)中的關(guān)聯(lián)，還可以為決策者提供決策依據(jù)，大大提升了檔案管理業(yè)務(wù)的實用價值。本文即針對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代中，檔案管理工作的具體應(yīng)用展開相關(guān)闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;“互聯(lián)網(wǎng)+”;應(yīng)用

1 引言

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用已滲透到各行各業(yè)之中，并為各個行業(yè)的發(fā)展帶來了極大的便利。在檔案管理工作中同樣如此。傳統(tǒng)的檔案管理方式工作量大、效率低、錯誤率高，目前看來已十分落后，需要通過融入計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展。通過對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，能夠使檔案管理逐步向無紙化發(fā)展，并且大大提升了資料傳輸、借閱效率，為檔案的保管和使用帶來極大的便利。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理應(yīng)用特點

2.1 檔案管理模式變革

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越廣泛的應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理模式正逐漸發(fā)生著一系列的變化。首先，在檔案的收集、整理方面，傳統(tǒng)的檔案管理往往要對大量信息進(jìn)行人工記錄，隨后對這些記錄進(jìn)行整理、分類，而后才能進(jìn)行匯總保管。這一過程需要耗費大量精力和時間，且比較容易出現(xiàn)錯誤而不易差錯、修改?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的使用則使這一模式得到了顯著改觀。單位內(nèi)的其他部門可以通過網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)、資料發(fā)送至檔案室，檔案管理人員可以通過excel、word等辦公軟件對接收的檔案進(jìn)行查錯、分類、匯總，工作效率顯著提升。其次，在檔案的儲存方面，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用也使之發(fā)生了很大的變化。過去，各單位設(shè)有專門的檔案室進(jìn)行檔案儲存，紙質(zhì)的檔案材料在檔案室中容易發(fā)生霉變、腐敗，存放時間較長后，會出現(xiàn)自己模糊、辨識度低等現(xiàn)象，且查詢材料或信息的過程比較耗時，導(dǎo)致檔案利用率下降。使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)后，可以將檔案信息數(shù)字化后存儲在計算機(jī)或移動硬盤、云盤中，節(jié)約了檔案室的空間。在需要查找資料時，只需通過計算機(jī)進(jìn)行搜索，即可在較短時間內(nèi)查找到相關(guān)聯(lián)的信息，從而使得檔案的使用更加便捷。

2.2 檔案管理難度增加

雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用給檔案管理帶來了很多的便捷之處，但與此同時，也帶來了一定的管理難度。首先，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用時擺在檔案管理人員面前的首要問題。部分檔案室員工因為接觸計算機(jī)比較晚、接受能力比較差，因此在操作計算機(jī)進(jìn)行檔案管理時會感到比較吃力。特別是使用各類辦公軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、分類，以及利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息平臺維護(hù)等，均另檔案管理人員感到難度頗大。其次，為實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的有效開展，各單位需要購置相關(guān)的電子設(shè)備，甚至聘用專門的技術(shù)人員，這給部分單位帶來了不小的經(jīng)濟(jì)壓力。是選擇原地踏步、維持傳統(tǒng)的管理模式不改革，還是投入較多的經(jīng)費用于管理創(chuàng)新，這也成為各單位檔案管理工作所不得不面對的一個難題。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理的應(yīng)用

3.1 促進(jìn)檔案管理意識改革

從管理意識上做出改變是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入檔案管理工作的過程中各單位所要邁出的第一步。由于過去很多領(lǐng)導(dǎo)、職工都并不重視檔案管理的重要性，認(rèn)為所謂檔案管理，無非是把單位的資料整理、保管起來，不丟失、不外泄即可。正式這種錯誤的觀念阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新改革。因此，要首先使各單位意識到檔案的重要價值，了解到如果在有需要時能夠及時、快速的找到相應(yīng)檔案信息，那么將能夠給當(dāng)前的工作帶來怎樣的便利和指導(dǎo)。只有這樣，各單位才能夠樂于在檔案管理工作中投入更多的人力和經(jīng)費支持，檔案管理創(chuàng)新改革才能更好的開展。此外，檔案管理人員也要改變過去認(rèn)為管理檔案是一成不變的簡單工作的觀念，而是要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并應(yīng)用到日常工作之中，從而更好的履行自身職責(zé)。

3.2 完善檔案查詢方式

如前文所述，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用打破了過去檔案紙質(zhì)保存的傳統(tǒng)模式，轉(zhuǎn)而通過計算機(jī)、移動硬盤等進(jìn)行存儲。當(dāng)其他部門的員工需要借閱檔案時，只需要先到檔案室做信息登記，隨后通過專用電腦進(jìn)行信息搜索，即可很快查找到需要的檔案材料。此外，對于部分并不需要保密的檔案內(nèi)容，可以建立專門的檔案信息共享平臺，將各類資料共享至平臺。此后，單位員工在需要查找相關(guān)資料時，只需登錄該平臺進(jìn)行查找即可，免去了在去檔案室查詢的麻煩。

3.3 增強(qiáng)檔案管理能力

然而，利用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)進(jìn)行檔案資料存儲也有其明顯的弊端。例如一旦機(jī)器出現(xiàn)故障則可能出現(xiàn)資料丟失，或單位系統(tǒng)被攻擊后，可能導(dǎo)致重要信息被竊取等。這些都可能給單位帶來嚴(yán)重的損失。因此，在檔案管理開展互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改革的同時，增強(qiáng)系統(tǒng)管理能力是十分必要的。一方面，單位要聘用專門的技術(shù)人員定期對各類設(shè)備進(jìn)行檢測、維護(hù)，發(fā)現(xiàn)技術(shù)漏洞及時進(jìn)行處理。此外，檔案管理人員也要增強(qiáng)安全意識。注意避免將所有檔案資料存放到同一個設(shè)備中，重要文件要在多臺設(shè)備中進(jìn)行備份存儲。此外，還要積極向?qū)I(yè)技術(shù)人員請教技術(shù)方法，以便掌握基本的系統(tǒng)維護(hù)方法，定期查殺病毒，檢測漏洞。從而最大程度上保證互聯(lián)網(wǎng)管理模式下各類檔案的安全性。

4 結(jié)語

未來的數(shù)字檔案管理發(fā)展方向應(yīng)該是各種載體形式并存，包括有多媒體、縮微載體以及聲像載體等，其中數(shù)字化館藏的建設(shè)尤為重要，需要通過不斷完善逐漸廣泛的應(yīng)用到檔案管理工作之中。總之，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已然到來，檔案管理工作應(yīng)充分利用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)開展管理思路及技術(shù)的創(chuàng)新。改進(jìn)信息存儲及管理意識，完善現(xiàn)有管理體制，并不斷增強(qiáng)檔案管理人員的信息化設(shè)備操作技能。只有這樣，才能充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案管理效率及質(zhì)量的不斷提升。

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