加強(qiáng)高校干部人事檔案信息化管理之我見

摘 要：加強(qiáng)高校干部人事檔案信息化管理，是提高工作效率的需要，是優(yōu)質(zhì)服務(wù)干部選拔的需要，是高等教育信息化建設(shè)的需要。應(yīng)強(qiáng)化意識，建章立制;培養(yǎng)人才，加大投入;科學(xué)建設(shè)，講究實效。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;信息化

基金項目：2018年度廣西高校中青年教師基礎(chǔ)能力提升項目“新常態(tài)下高校干部人事檔案信息化建設(shè)研究”（項目編號：2018KY1108）。

高校干部人事檔案是組織、人事部門對干部職工進(jìn)行管理、考核的原始記錄，它記載著個人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，是識人用人的第一手資料，在高校人才選拔、職稱評聘、工資晉升等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，校內(nèi)外各方面對干部人事檔案管理提出更高要求，傳統(tǒng)的管理辦法已難以滿足高校管理發(fā)展之需， 亟需加強(qiáng)高校干部人事檔案信息化管理。

1 加強(qiáng)高校干部人事檔案信息化管理的重要性

加強(qiáng)高校干部人事檔案信息化管理，既能提高檔案工作水平，還能更好地服務(wù)干部工作，進(jìn)而促進(jìn)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

1.1 是提高工作效率的需要

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理，主要是紙質(zhì)手工操作和封閉式管理，費(fèi)時費(fèi)力，工作量大且易出差錯，對檔案的補(bǔ)充更新也不及時。實施信息化管理，可以發(fā)揮計算機(jī)智能之長，提高工作效率，還可對檔案信息直接進(jìn)行歸類、分析與采取，更便于儲存、查詢和修改，既降低成本還提升準(zhǔn)確率，且優(yōu)化工作環(huán)境。

1.2 是優(yōu)質(zhì)服務(wù)干部選拔的需要

干部人事檔案是識別、培養(yǎng)、考察和任用優(yōu)秀干部的重要依據(jù)，尤其在當(dāng)前干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的嚴(yán)格要求下，通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，可快速便捷查詢干部人事的個人履歷表、基本信息、職位變動特別是干部忠誠干凈擔(dān)當(dāng)?shù)认嚓P(guān)資料，為全面歷史辯證地評價干部提供更全面翔實的檔案信息，對學(xué)校干部隊伍的整體情況有基本的把握和判斷。

1.3 是高等教育信息化建設(shè)的需要

高等教育信息化是高等教育事業(yè)發(fā)展的重要支撐。高校干部人事檔案信息化管理是高等教育信息化建設(shè)的重要一環(huán)，關(guān)系到高校治理、綜合改革、內(nèi)涵建設(shè)，是推動高等教育信息化建設(shè)的主要力量。

2 高校干部人事檔案信息化管理存在問題

當(dāng)前，在互聯(lián)網(wǎng)的推動和支持下，高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展很快，但仍存在一些問題。

2.1 認(rèn)識不足，重視不夠

個別領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員對干部人事檔案信息化工作的功能和作用片面認(rèn)識，認(rèn)為這只是一項輔助性的工作，可有可無，與學(xué)校中心工作關(guān)系不大，致使嘴上指示，紙上批示，實際上不落實。

2.2 人員經(jīng)費(fèi)，難以落實

由于編制所限，干部人事檔案信息化工作不設(shè)專崗，只由其它崗工作人員兼職，或有專人負(fù)責(zé)，但業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，有的甚至一邊進(jìn)行信息化建設(shè)，一邊依然采用傳統(tǒng)的手工方式來進(jìn)行分類、裝訂，難以適應(yīng)新常態(tài)下干部人事檔案信息化工作;干部人事檔案信息化有賴于硬件支持，而很多高校經(jīng)費(fèi)緊張，或舍不得投入，以致項目建設(shè)或設(shè)備更新比較滯后，影響檔案信息化的發(fā)展。

2.3 功能不全，難以共享

從一些高校干部人事檔案信息系統(tǒng)平臺看，數(shù)據(jù)庫相對簡單，信息完整度不夠，難以滿足工作之需。由于系統(tǒng)軟件問題、技術(shù)問題造成信息不兼容或不接地氣，或標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，很難形成資源共享，各個部門真正實際應(yīng)用系統(tǒng)平臺于工作中的依然有限，只好各自運(yùn)作部門小平臺。

3 高校干部人事檔案信息化管理對策

3.1 強(qiáng)化意識，建章立制

高校領(lǐng)導(dǎo)要帶頭樹立先進(jìn)的檔案信息化管理意識，把此項工作放在一個比較重要的位置。大力宣傳、支持干部人事檔案信息化建設(shè)，組織成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，謀劃、推進(jìn)項目建設(shè)。影響帶動教職員工特別是檔案管理人員，不斷強(qiáng)化人事檔案信息化管理意識，推動信息化建設(shè)發(fā)展。

要建立健全規(guī)章制度，確保檔案信息化管理工作在制度規(guī)范下進(jìn)行。從外部環(huán)境看，要注重法律條例的保護(hù)運(yùn)用，確保檔案管理的信息化建設(shè)“有法可依”，“依法”是檔案工作得以順利開展的前提條件，而計算機(jī)信息技術(shù)是憑借的工具手段;從內(nèi)部環(huán)境看，要在嚴(yán)格落實信息化管理基本職責(zé)、基本制度基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善工作機(jī)制， 建立監(jiān)督檢查制度。要對信息化工作定期檢查監(jiān)督， 通過自查互查，及時發(fā)現(xiàn)、解決工作中存在的問題，促進(jìn)干部人事檔案信息化管理工作。

3.2 培養(yǎng)人才，加大投入

高校要從實際出發(fā)，爭取上級人事政策支持，科學(xué)設(shè)置干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，合理配備管理人員。在不斷提高思想政治素質(zhì)的同時，要加強(qiáng)管理人員的信息化培訓(xùn)，樹立信息化管理理念，完善知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)水平，打造出一支政治可靠、技術(shù)過硬的檔案信息化人才隊伍。

爭取將學(xué)校干部人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入當(dāng)?shù)刎斦A(yù)算。根據(jù)自身財力，有計劃、有步驟地加大投入，在完善基礎(chǔ)設(shè)施的前提下不斷加強(qiáng)檔案的技術(shù)裝備。對常用又易損的材料搶救式進(jìn)行數(shù)字化，待條件成熟后再建設(shè)其余，既減少盲目投入，還可避免資源浪費(fèi)。

3.3 科學(xué)建設(shè)，講究實效

應(yīng)建設(shè)符合學(xué)校實際情況的干部人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具有檔案掃描、圖像處理、目錄管理、數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)上查閱、業(yè)務(wù)管理、輸出打印等功能，既有安全性、可升級還能兼容，并能對接數(shù)字化校園建設(shè)，起到共享作用。

從目前廣西部分高校情況看，完全依靠學(xué)校自身的人力、物力和財力來獨(dú)立完成干部人事檔案信息化建設(shè)還不太現(xiàn)實。于是，有的高校探索選擇外包方式，即選擇具備“檔案工作”和“保密工作”雙資質(zhì)的專業(yè)公司，完成檔案信息化的審核、錄入、掃描和系統(tǒng)建設(shè)等，短期內(nèi)基本實現(xiàn)干部人事檔案的信息化，這是當(dāng)前快速高效實現(xiàn)信息化的捷徑。

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作者簡介

黃彪虎（1963-），男，壯族，廣西龍州人，碩士研究生，廣西經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教授，研究方向：農(nóng)村現(xiàn)代流通與人力資源管理，教授。