淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

歐小貝

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的進步和人才市場的發(fā)展，人力資源管理工作越來越受到重視。而檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，對人力資源管理水平影響很大。在檔案管理中，如何提升檔案歸檔整理效率，掌握科學的操作方法和技巧是檔案管理人員的職責和追求，本文就此問題進行分析闡述，期望能夠?qū)n案管理工作人員有所幫助。

關鍵詞：檔案管理;歸檔整理;流程;方法

1 現(xiàn)階段檔案文件的管理特征

1.1 檔案載體的變更

隨著信息技術的不斷進步，檔案載體在不斷地改變，主要表現(xiàn)為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化。隨著這種變化而改變的就是檔案管理方式的改變，依賴于信息技術的檔案管理工作，因檔案來源、結(jié)構(gòu)、屬性等的變化，在管理方式上必然有著極大的不同。在電子檔案管理需求下，構(gòu)建適應原生電子文件整理的歸檔整理系統(tǒng)十分重要。

1.2 檔案文檔歸檔管理的原則

目前傳統(tǒng)檔案管理與歸檔較為簡單，多是以紙質(zhì)檔案與其數(shù)字副本作為管理對象，在歸檔過程中只需按照流程操作歸檔即可，其中數(shù)字副本的管理也相對簡單，一般數(shù)字副本都會與紙質(zhì)檔案掛接在同一目錄下，屬同質(zhì)管理，操作時打開文件瀏覽直接利用。大多紙質(zhì)檔案的數(shù)字副本應用環(huán)境簡明，功能要求不高。而涉及電子檔案歸檔整理的多為原生性電子文件，而對此則應遵循科學的歸檔流程和方法，一般需要經(jīng)過檔案資料采集、檔案文件的分類、檔案資料的格式轉(zhuǎn)換、檔案資料整理歸檔判斷、檢索等幾個環(huán)節(jié)。

2 檔案資料的收集和歸檔流程策略

2.1 電子檔案的重要性鑒別

對于原生性電子檔案的歸檔整理，首先要進行檔案文件的價值鑒別。當檔案文件錄入OA系統(tǒng)，系統(tǒng)會根據(jù)預置文件材料的歸檔范圍和保管期限，對所輸入的文件資料進行自動鑒別，判斷該文件資料是否應該保存以及保存的期限。對于具備保存價值的文件，系統(tǒng)會按照相關要求采集電子文件的元數(shù)據(jù)，為電子文件的后續(xù)流轉(zhuǎn)形成和規(guī)范歸檔做好準備。對于不具備歸檔價值的檔案文件，系統(tǒng)則不需要獲取元數(shù)據(jù)，僅對文件進行處理即可。在對OA系統(tǒng)中預置文件歸檔范圍和保存期限設置時，應盡量詳細描述內(nèi)容，避免出現(xiàn)“重要的、一般的”等模糊性詞語，避免因檔案價值鑒定不準而導致檔案歸檔不全。

2.2 檔案文件預歸檔

電子檔案資料的預歸檔是在檔案正式歸檔前，為避免檔案被修改或刪除而進行的邏輯歸檔操作，一般包括檔案分類、格式轉(zhuǎn)換和預歸檔3個環(huán)節(jié)。在具體的操作過程中，應注意以下問題，以保證檔案歸檔效率。

1）分類。在OA系統(tǒng)進行電子檔案的價值鑒定后，還需在系統(tǒng)中對電子檔案的分類進行人工確認和相關操作。而在此階段也許進行電子檔案的預置分類，一般按照國家檔案局相關規(guī)定，對歸檔范圍、保管期限和分類方法三個方面進行設置。

2）格式轉(zhuǎn)化。電子檔案的保存過程中內(nèi)容是不可以更改的，所有，檔案資料的保存在預歸檔階段應進行格式的轉(zhuǎn)換，使其符合長期保存的條件。而格式的轉(zhuǎn)化最好在系統(tǒng)內(nèi)自動完成，必要時可進行人工手動操作，但值得注意的是，無論是系統(tǒng)自動完成還是人工操作轉(zhuǎn)換，都必須保證在系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)，避免“體外循環(huán)”。

3）預歸檔。電子檔案的預歸檔是指對已經(jīng)鑒定和分類完成的應歸檔的檔案進行內(nèi)容和元數(shù)據(jù)準確性的檢測，主要檢驗其齊全性和規(guī)范性，對于檢驗無誤的文件進行固化修改和刪除工作，并將電子文件流轉(zhuǎn)為“準”歸檔狀態(tài)。對于檢查不合格的電子文件，根據(jù)OA系統(tǒng)提示進行信息的補充或修改。在進行預歸檔操作中，可以將不同保存位置的文件集中處理，從而提高歸檔效率，降低管理難度。

2.3 檔案資料的系統(tǒng)整理歸檔

電子檔案的系統(tǒng)歸檔一般包括收集、分類、編號、補充著錄、封裝、檢測和歸檔幾個步驟。

1）收集。電子檔案的收集是對OA系統(tǒng)中預歸檔電子文件進行轉(zhuǎn)移，將其轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)中。檔案管理部門可根據(jù)系統(tǒng)實際建設情況，將預歸檔檔案拉進電子檔案管理系統(tǒng)中。系統(tǒng)間的接口可采用數(shù)據(jù)管道、中間庫或Web Service等方式完成。在電子文件收集過程中，電子文件的管理權(quán)限應由OA系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理系統(tǒng)。在檔案轉(zhuǎn)移前，）OA系統(tǒng)應進行檔案文件的電子簽名，轉(zhuǎn)以后檔案管理系統(tǒng)應對其驗證并記錄結(jié)果。

2）分類。在電子檔案管理系統(tǒng)接收檔案后，應對所接收檔案分類處理。一方面，人工檢查OA系統(tǒng)中的自動分類是否正確，另一方面，人工與系統(tǒng)自動相結(jié)合的方式檢查手工錄入的電子檔案和其他系統(tǒng)批量導入的電子檔案是否存在錯誤。

3）編號。該過程需要將系統(tǒng)收集、分類后的電子檔案按照預定的序列賦予檔號。

4）補充著錄。在電子檔案編號完成后，需對檔案在OA系統(tǒng)中不具備的屬于電子檔案管理系統(tǒng)范疇內(nèi)的內(nèi)容補充完整，如主題詞、分類號、管理權(quán)限等信息，同時對OA系統(tǒng)攜帶的元數(shù)據(jù)進行格式檢查，對不符合電子檔案管理系統(tǒng)的部分進行著錄完善。為保證工作規(guī)范性和減少人為操作誤差，大部分著錄部分可由系統(tǒng)自動完成，對于其中較難的復雜內(nèi)容，需人工輔助完成。

5）封裝、檢測。電子檔案文件的封裝類似于紙質(zhì)檔案的裝盒與排架，主要是對歸檔整理和著錄后的電子檔案進行固化處理。電子檔案的封裝并不是必須的流程，可根據(jù)單位自身需要，如需進行電子檔案的系統(tǒng)遷移則可實施封裝操作。封裝時，可將原文打包，使用雙層PDF利用卷封裝。電子檔案的檢測對于電子檔案的真實性、可靠性和完整性影響關鍵，對之前各個操作環(huán)節(jié)的安全和規(guī)范性具有保障作用。如在檢測中發(fā)現(xiàn)有問題的檔案，應對相應環(huán)節(jié)進行返修。

6）歸檔保存。在完成上述一系列的操作后，檔案所有內(nèi)容和元數(shù)據(jù)均已整理完畢。此時，檔案整理人員應根據(jù)檔案管理人員的要求進行檔案的儲存和保管，并將電子檔案操作權(quán)限轉(zhuǎn)移至檔案管理人員，電子檔案將由管理人員進行日常監(jiān)督和維護。至此，電子檔案的歸檔保存和移交工作已經(jīng)順利完成，電子檔案的元數(shù)據(jù)應處于固化狀態(tài)成為標準化的電子檔案。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案歸檔整理是檔案管理工作的基礎保障，我單位和檔案管理部門要認識到檔案整理對于檔案管理工作的重要影響，并不斷的改進和優(yōu)化檔案整理方法，保證檔案歸檔整理過程的科學性和高質(zhì)量、高效性，使其充分發(fā)揮檔案管理的價值，促進單位的健康運轉(zhuǎn)。

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