淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

歐小貝

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和人才市場(chǎng)的發(fā)展，人力資源管理工作越來(lái)越受到重視。而檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，對(duì)人力資源管理水平影響很大。在檔案管理中，如何提升檔案歸檔整理效率，掌握科學(xué)的操作方法和技巧是檔案管理人員的職責(zé)和追求，本文就此問(wèn)題進(jìn)行分析闡述，期望能夠?qū)n案管理工作人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;流程;方法

1 現(xiàn)階段檔案文件的管理特征

1.1 檔案載體的變更

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案載體在不斷地改變，主要表現(xiàn)為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化。隨著這種變化而改變的就是檔案管理方式的改變，依賴(lài)于信息技術(shù)的檔案管理工作，因檔案來(lái)源、結(jié)構(gòu)、屬性等的變化，在管理方式上必然有著極大的不同。在電子檔案管理需求下，構(gòu)建適應(yīng)原生電子文件整理的歸檔整理系統(tǒng)十分重要。

1.2 檔案文檔歸檔管理的原則

目前傳統(tǒng)檔案管理與歸檔較為簡(jiǎn)單，多是以紙質(zhì)檔案與其數(shù)字副本作為管理對(duì)象，在歸檔過(guò)程中只需按照流程操作歸檔即可，其中數(shù)字副本的管理也相對(duì)簡(jiǎn)單，一般數(shù)字副本都會(huì)與紙質(zhì)檔案掛接在同一目錄下，屬同質(zhì)管理，操作時(shí)打開(kāi)文件瀏覽直接利用。大多紙質(zhì)檔案的數(shù)字副本應(yīng)用環(huán)境簡(jiǎn)明，功能要求不高。而涉及電子檔案歸檔整理的多為原生性電子文件，而對(duì)此則應(yīng)遵循科學(xué)的歸檔流程和方法，一般需要經(jīng)過(guò)檔案資料采集、檔案文件的分類(lèi)、檔案資料的格式轉(zhuǎn)換、檔案資料整理歸檔判斷、檢索等幾個(gè)環(huán)節(jié)。

2 檔案資料的收集和歸檔流程策略

2.1 電子檔案的重要性鑒別

對(duì)于原生性電子檔案的歸檔整理，首先要進(jìn)行檔案文件的價(jià)值鑒別。當(dāng)檔案文件錄入OA系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)置文件材料的歸檔范圍和保管期限，對(duì)所輸入的文件資料進(jìn)行自動(dòng)鑒別，判斷該文件資料是否應(yīng)該保存以及保存的期限。對(duì)于具備保存價(jià)值的文件，系統(tǒng)會(huì)按照相關(guān)要求采集電子文件的元數(shù)據(jù)，為電子文件的后續(xù)流轉(zhuǎn)形成和規(guī)范歸檔做好準(zhǔn)備。對(duì)于不具備歸檔價(jià)值的檔案文件，系統(tǒng)則不需要獲取元數(shù)據(jù)，僅對(duì)文件進(jìn)行處理即可。在對(duì)OA系統(tǒng)中預(yù)置文件歸檔范圍和保存期限設(shè)置時(shí)，應(yīng)盡量詳細(xì)描述內(nèi)容，避免出現(xiàn)“重要的、一般的”等模糊性詞語(yǔ)，避免因檔案價(jià)值鑒定不準(zhǔn)而導(dǎo)致檔案歸檔不全。

2.2 檔案文件預(yù)歸檔

電子檔案資料的預(yù)歸檔是在檔案正式歸檔前，為避免檔案被修改或刪除而進(jìn)行的邏輯歸檔操作，一般包括檔案分類(lèi)、格式轉(zhuǎn)換和預(yù)歸檔3個(gè)環(huán)節(jié)。在具體的操作過(guò)程中，應(yīng)注意以下問(wèn)題，以保證檔案歸檔效率。

1）分類(lèi)。在OA系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案的價(jià)值鑒定后，還需在系統(tǒng)中對(duì)電子檔案的分類(lèi)進(jìn)行人工確認(rèn)和相關(guān)操作。而在此階段也許進(jìn)行電子檔案的預(yù)置分類(lèi)，一般按照國(guó)家檔案局相關(guān)規(guī)定，對(duì)歸檔范圍、保管期限和分類(lèi)方法三個(gè)方面進(jìn)行設(shè)置。

2）格式轉(zhuǎn)化。電子檔案的保存過(guò)程中內(nèi)容是不可以更改的，所有，檔案資料的保存在預(yù)歸檔階段應(yīng)進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，使其符合長(zhǎng)期保存的條件。而格式的轉(zhuǎn)化最好在系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)完成，必要時(shí)可進(jìn)行人工手動(dòng)操作，但值得注意的是，無(wú)論是系統(tǒng)自動(dòng)完成還是人工操作轉(zhuǎn)換，都必須保證在系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)，避免“體外循環(huán)”。

3）預(yù)歸檔。電子檔案的預(yù)歸檔是指對(duì)已經(jīng)鑒定和分類(lèi)完成的應(yīng)歸檔的檔案進(jìn)行內(nèi)容和元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的檢測(cè)，主要檢驗(yàn)其齊全性和規(guī)范性，對(duì)于檢驗(yàn)無(wú)誤的文件進(jìn)行固化修改和刪除工作，并將電子文件流轉(zhuǎn)為“準(zhǔn)”歸檔狀態(tài)。對(duì)于檢查不合格的電子文件，根據(jù)OA系統(tǒng)提示進(jìn)行信息的補(bǔ)充或修改。在進(jìn)行預(yù)歸檔操作中，可以將不同保存位置的文件集中處理，從而提高歸檔效率，降低管理難度。

2.3 檔案資料的系統(tǒng)整理歸檔

電子檔案的系統(tǒng)歸檔一般包括收集、分類(lèi)、編號(hào)、補(bǔ)充著錄、封裝、檢測(cè)和歸檔幾個(gè)步驟。

1）收集。電子檔案的收集是對(duì)OA系統(tǒng)中預(yù)歸檔電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)移，將其轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)中。檔案管理部門(mén)可根據(jù)系統(tǒng)實(shí)際建設(shè)情況，將預(yù)歸檔檔案拉進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)中。系統(tǒng)間的接口可采用數(shù)據(jù)管道、中間庫(kù)或Web Service等方式完成。在電子文件收集過(guò)程中，電子文件的管理權(quán)限應(yīng)由OA系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理系統(tǒng)。在檔案轉(zhuǎn)移前，）OA系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行檔案文件的電子簽名，轉(zhuǎn)以后檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)其驗(yàn)證并記錄結(jié)果。

2）分類(lèi)。在電子檔案管理系統(tǒng)接收檔案后，應(yīng)對(duì)所接收檔案分類(lèi)處理。一方面，人工檢查OA系統(tǒng)中的自動(dòng)分類(lèi)是否正確，另一方面，人工與系統(tǒng)自動(dòng)相結(jié)合的方式檢查手工錄入的電子檔案和其他系統(tǒng)批量導(dǎo)入的電子檔案是否存在錯(cuò)誤。

3）編號(hào)。該過(guò)程需要將系統(tǒng)收集、分類(lèi)后的電子檔案按照預(yù)定的序列賦予檔號(hào)。

4）補(bǔ)充著錄。在電子檔案編號(hào)完成后，需對(duì)檔案在OA系統(tǒng)中不具備的屬于電子檔案管理系統(tǒng)范疇內(nèi)的內(nèi)容補(bǔ)充完整，如主題詞、分類(lèi)號(hào)、管理權(quán)限等信息，同時(shí)對(duì)OA系統(tǒng)攜帶的元數(shù)據(jù)進(jìn)行格式檢查，對(duì)不符合電子檔案管理系統(tǒng)的部分進(jìn)行著錄完善。為保證工作規(guī)范性和減少人為操作誤差，大部分著錄部分可由系統(tǒng)自動(dòng)完成，對(duì)于其中較難的復(fù)雜內(nèi)容，需人工輔助完成。

5）封裝、檢測(cè)。電子檔案文件的封裝類(lèi)似于紙質(zhì)檔案的裝盒與排架，主要是對(duì)歸檔整理和著錄后的電子檔案進(jìn)行固化處理。電子檔案的封裝并不是必須的流程，可根據(jù)單位自身需要，如需進(jìn)行電子檔案的系統(tǒng)遷移則可實(shí)施封裝操作。封裝時(shí)，可將原文打包，使用雙層PDF利用卷封裝。電子檔案的檢測(cè)對(duì)于電子檔案的真實(shí)性、可靠性和完整性影響關(guān)鍵，對(duì)之前各個(gè)操作環(huán)節(jié)的安全和規(guī)范性具有保障作用。如在檢測(cè)中發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的檔案，應(yīng)對(duì)相應(yīng)環(huán)節(jié)進(jìn)行返修。

6）歸檔保存。在完成上述一系列的操作后，檔案所有內(nèi)容和元數(shù)據(jù)均已整理完畢。此時(shí)，檔案整理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理人員的要求進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存和保管，并將電子檔案操作權(quán)限轉(zhuǎn)移至檔案管理人員，電子檔案將由管理人員進(jìn)行日常監(jiān)督和維護(hù)。至此，電子檔案的歸檔保存和移交工作已經(jīng)順利完成，電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)處于固化狀態(tài)成為標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案歸檔整理是檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，我單位和檔案管理部門(mén)要認(rèn)識(shí)到檔案整理對(duì)于檔案管理工作的重要影響，并不斷的改進(jìn)和優(yōu)化檔案整理方法，保證檔案歸檔整理過(guò)程的科學(xué)性和高質(zhì)量、高效性，使其充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，促進(jìn)單位的健康運(yùn)轉(zhuǎn)。

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