關于信息化環(huán)境下的檔案信息資源共享研究

陳婉君

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，人們能夠從更多的渠道獲取更廣泛的信息資源，檔案信息資源是信息資源的一個重要組成部分。在信息化的環(huán)境下，如何更好的實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案信息資源的利用效率是目前檔案管理事業(yè)應用應該認真思考的問題，本文通過分析檔案信息化共享的影響因素，探索完善檔案信息資源共享的策略，期待能夠為發(fā)揮檔案信息的價值發(fā)揮作用。

關鍵詞：信息化;檔案信息資源;共享

檔案信息資源是本身一種靜態(tài)的信息資源，開展檔案信息資源管理工作的一個主要目的是將檔案信息的價值開發(fā)好，利用好，最后服務于社會。在信息化背景下實現(xiàn)檔案信息資源共享就是將檔案信息資源從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)，更好的發(fā)揮檔案信息的價值，實現(xiàn)檔案信息的價值，推動社會更好的發(fā)展。本文旨在通過分析檔案信息資源共享的發(fā)展要素，探討信息共享的新思路，以更好實現(xiàn)檔案信息資源共享。

1 檔案信息資源共享的必要性

做好檔案信息采集工作，是希望通過獲得信息資源，挖掘信息潛藏的價值。檔案信息資源管理工作的最終目的就是做好信息資源的開發(fā)利用工作，將檔案信息隱藏的價值轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣a(chǎn)力，為社會帶來一定的回報。在信息時代，檔案的信息資源為各種決策的制定，經(jīng)濟建設方案的制定以及歷史的研究，提供著重要的參考，發(fā)揮著越來越非常重要的作用。

首先，從檔案事業(yè)自身發(fā)展來看，實現(xiàn)檔案信息資源共享是實現(xiàn)檔案自身價值的一個重要途徑，是發(fā)展檔案事業(yè)發(fā)展的價值體現(xiàn)。檔案信息資源本身是一種靜態(tài)的信息資源，只有合理的開發(fā)和利用檔案信息資源，挖掘其隱藏的價值，并實現(xiàn)一定的經(jīng)濟和社會效益，檔案信息資源才有其存在的社會價值。如果不能及時開發(fā)和利用好檔案信息資源，便是對社會資源的一種浪費。做好檔案信息資源共享是實現(xiàn)檔案信息資源價值的一個重要途徑。

其次，現(xiàn)代化的發(fā)展也需要做好檔案信息資源的利用，為發(fā)展中所遇到的問題提供參考信息。隨著改革的進一步深入，社會結(jié)構(gòu)和人們的生活方式發(fā)生了極大的變化，決策制定的科學性需要有準確的數(shù)據(jù)信息參考。有價值的檔案信息對各種決策的制定具有很大的參考價值。一方面一些重要的歷史數(shù)據(jù)資源能夠為現(xiàn)在的決策指定提供一定的參考，另一方面在遇到需要解決的問題時，還可以依據(jù)檔案信息，尋找解決問題的理論依據(jù)和數(shù)據(jù)憑證[1]。

2 信息化環(huán)境下，影響檔案信息資源共享的主要因素

檔案信息資源共享的現(xiàn)實價值已得到社會的認可，在實現(xiàn)檔案信息資源共享方面也取得了一定的成效，但目前的檔案信息資源共享工作，仍受到多方面因素的影響，概括起來主要有以下幾個方面。

2.1 檔案工作缺乏創(chuàng)新，信息共享意識淡薄

受封閉落后的傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，很多地方的檔案管理工作人員，信息共享意識淡薄，在工作中缺乏創(chuàng)新精神。信息化已經(jīng)發(fā)展了多年，但是傳統(tǒng)的檔案信息資源服務明顯滯后于經(jīng)濟社會的發(fā)展，難以滿足人們對信息資源的需求，部分檔案管理部門對檔案信息資源共享的工作不夠重視，檔案的管理工作，只是簡單的檔案信息保管，沒有意識到檔案信息資源的重要價值，檔案信息資源未能很好的開發(fā)利用。

2.2 提供的檔案信息資源共享服務與利用者的實際需求存在偏差

目前的檔案信息資源共享服務，主要偏向有準確檔案需求的用戶，對潛在用戶關注不夠，受各方面因素的影響，潛在用戶的需求，也較難準確的把握，或尚未被激發(fā)。用戶即使有實際的信息需求，一般不會主動向檔案部門尋求幫助，潛在用戶需求往往被檔案部門忽略。檔案信息資源共享的普及程度較低，對社會提供信息服務的范圍有待進一步擴大。

2.3 檔案信息資源整合工作有待進一步加強

我國的檔案信息管理工作開始較早，而檔案管理的信息化的建設，相對較晚。目前各區(qū)域的檔案信息資源管理是相對封閉，各自為政的，不同區(qū)域之間缺乏溝通，形成了多個“信息孤島”。隨著社會信息化的不斷發(fā)展，檔案信息資源的數(shù)量和種類越來越多，但各區(qū)域整合工作的標準不統(tǒng)一，信息資源共享受到了一定的限制，即使本區(qū)域內(nèi)的檔案信息得到了有效整合，但涉及到全國范圍內(nèi)的整合工作，由于各地區(qū)的標準差異，仍需要花費大量的人力物力進行重新整合，檔案信息資源的整合工作的效率低下[2]。

2.4 各地檔案信息化發(fā)展不平衡

首先，因為區(qū)域的差異，各地的對檔案信息化建設的認識便存在差異，信息化發(fā)展程度不高的地區(qū)，檔案信息化建設仍處于初步階段，對檔案信息化管理內(nèi)涵的認識不夠全面，將檔案的信息化管理簡單等同于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，而信息化發(fā)達的地方，檔案信息化的管理已經(jīng)取得了一定的發(fā)展，對檔案的信息化管理也有全面深刻的了解，能夠意識到檔案信息化是為了實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡化和高度共享，其次，各地區(qū)的網(wǎng)絡信息化設施設備部建不平衡，欠發(fā)達地區(qū)受條件限制，檔案網(wǎng)站的建設質(zhì)量較差，硬件設施建設滿足不了實際需求，而較為發(fā)達的地區(qū)，良好的硬件設施，幫助檔案信息化的管理工作實現(xiàn)了真正的網(wǎng)上檔案業(yè)務。最后，各地區(qū)之間的檔案信息化管理的技術手段發(fā)展不平衡。部分地區(qū)已經(jīng)建立了辦公自動化的系統(tǒng)和機關的信息化系統(tǒng)，但機關的信息系統(tǒng)涉及大量的國家機密，在沒有掌握相關技術的前提下，難以確保國家機關檔案信息的安全。

2.5 檔案管理工作各業(yè)務環(huán)節(jié)對檔案信息資源共享的影響

各類檔案需要工作人員進行人工鑒定，工作量大，任務繁重，鑒定期間難免出現(xiàn)隨意鑒定和滯后鑒定，工作中存在為了提高鑒定工作速度和效率，濫用彈性方法和就高不就低原則，對檔案保存期限，也一律從長。這種粗放的檔案鑒定，使檔案的歸檔范圍和留存時間被認為的擴大，影響了檔案信息的整體質(zhì)量，檔案信息資源共享的效率也會受到影響。隨著信息化的發(fā)展，檔案的管理除了有傳統(tǒng)的實體檔案以外還出現(xiàn)了電子文件的形式，實體檔案主要受人為和自然因素的影響，而電子檔案由于存檔的特點在其保管上要防止各種不可抗的突發(fā)事件發(fā)生。網(wǎng)絡信息技術的不斷升級、變化，電子文件的檔案可能受到網(wǎng)絡入侵的損壞，檔案的完整性和卷宗質(zhì)量受到影響，進而影響檔案信息資源共享。

3 信息化環(huán)境下，如何推動檔案信息資源共享

3.1 以用戶需求為導向，提升共享信息質(zhì)量

首先要改變公眾心目當中的檔案館的神秘和陌生的印象，使用戶知曉、熟悉檔案館的館藏，了解館藏的內(nèi)容及數(shù)量。檔案館要加強宣傳工作，既要宣傳檔案館的檔案內(nèi)容，還要宣傳檔案館的檔案工作。檔案工作人員要學習與工作內(nèi)容相關的政策、法規(guī)和標準規(guī)范，讓社會大眾更好了解檔案館的館藏內(nèi)容，工作范圍和服務形式。讓公眾能夠了解自己在檔案館中可以收獲哪些方面的檔案信息資源和服務。另外對更好的優(yōu)化檔案館的資源類目，在保證全面系統(tǒng)的基礎上，充分考慮用戶的實際利用需要，將內(nèi)容結(jié)構(gòu)整理的更為合理，最快喚起用戶的利用需求。

3.2 提升檔案信息資源質(zhì)量，提高信息整合水平

檔案信息的質(zhì)量直接影響檔案信息共享的效率，檔案信息整合也是為了更好地實現(xiàn)信息共享，首先要豐富檔案信息資源，提升檔案信息質(zhì)量。另外在信息化的條件下，統(tǒng)一的標準，能夠幫助更好的實現(xiàn)信息資源共享。各地區(qū)各部門要打破之前的“信息孤島”局面，增加交流溝通，通過建立統(tǒng)一的標準，整體提升信息資源共享的效率。相關的管理部門，要對整合的標準規(guī)范，及應當共同遵守的原則，進行進一步的確認，達成統(tǒng)一。使各區(qū)域各系統(tǒng)的信息資源整合工作，在統(tǒng)一的標準下有序進行。在具體的檔案信息管理中，各檔案部門及信息中心各層級都要遵守整合后的工作標準，在職責范圍內(nèi)提高資源信息整合水平，實現(xiàn)國家范圍內(nèi)的檔案信息資源整合[3]。

3.3 促進各地區(qū)檔案信息化管理均衡發(fā)展

各地區(qū)檔案信息化管理的平衡發(fā)展，能夠幫助減少全國范圍內(nèi)檔案信息資源共享的阻力，更好的實現(xiàn)檔案信息資源共享，首先要加大對落后地區(qū)檔案信息管理的支持，在人、財、物各方面增加對落后地區(qū)的投入。其次，落后地區(qū)的檔案管理人員要向信息化較為發(fā)達的地區(qū)進行學習，學習其先進模式和經(jīng)驗，并引進高素質(zhì)的專業(yè)化管理人才，加強對本地區(qū)檔案管理人員的專業(yè)化培訓。另外針對不同地區(qū)的實際需要，針對性的提供相應的幫助，在政策上予以不同程度的支持，保證檔案信息化管理建設順利進行，合理配置資源，有效開展檔案數(shù)字化工作，豐富檔案數(shù)據(jù)庫，均衡各地區(qū)檔案數(shù)字化管理水平。

3.4 嚴格把關檔案管理各環(huán)節(jié)工作流程，保證檔案信息資源質(zhì)量

對處理檔案信息資源的各工作環(huán)節(jié)進行有機整合，嚴格把關提高檔案信息資源的質(zhì)量，從而提高檔案管理工作的效率，為實現(xiàn)檔案信息資源共享節(jié)省時間，提高利用效率。通過整合，達到各環(huán)節(jié)工作功能最優(yōu)，各環(huán)節(jié)相互配合，實現(xiàn)檔案共建共享，最大程度實現(xiàn)檔案信息資源共享。

4 結(jié)束語

隨著信息化的發(fā)展，檔案的信息化管理將成為未來檔案管理的主要方式，檔案的信息資源共享，將會在檔案的管理中發(fā)揮巨大的作用。綜合來說，檔案信息資源共享是一個復雜的系統(tǒng)工程，單靠技術并不能做好檔案信息資源的共享工作，還涉及信息資源本身及各方面的要素。檔案管理者對檔案信息資源共享問題的認識是漸進的，需要在實際的工作不斷的完善和更新，最后提高檔案信息資源共享的水平。

參考文獻

[1]朱鳳嬌.信息化環(huán)境下的檔案信息資源共享研究[J/OL].電子技術與軟件工程，2019（17）：257-258

[2]朱水芳.網(wǎng)絡信息化環(huán)境下對檔案信息資源的利用研究[J].蘭臺世界，2015（20）：120-121.

[3]石莉萍，張鴻業(yè).信息化環(huán)境下檔案信息資源整合的實現(xiàn)策略研究[J].中國外資，2011（02）：168+170.