如何提高電子檔案管理工作的整體效用

王雪蓮

摘 要：在科技信息化高速發(fā)展的今天，很多信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始運(yùn)用到企業(yè)的發(fā)展中，在對(duì)于電子檔案的工作管理的時(shí)候也是沒有例外的。但是對(duì)于電子檔案的管理仍然喲組合很多問(wèn)題，所以應(yīng)該對(duì)管理存在的問(wèn)題采取的應(yīng)對(duì)策略，電子檔案的管理人員就這些存在的問(wèn)題進(jìn)行一一解決實(shí)現(xiàn)檔案電子管理的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理工作;整體效用

我國(guó)的經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，促進(jìn)了我國(guó)的很多行業(yè)的快速發(fā)展，在這樣的大前提下，我國(guó)的生產(chǎn)力以及國(guó)家綜合國(guó)力都呈現(xiàn)了上升的趨勢(shì)。在科技信息化高速發(fā)展的今天，很多信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始運(yùn)用到企業(yè)的發(fā)展中，在對(duì)于電子檔案的工作管理的時(shí)候也是沒有例外的。但是對(duì)于電子檔案的管理仍然喲組合很多問(wèn)題，所以應(yīng)該對(duì)管理存在的問(wèn)題采取的應(yīng)對(duì)策略，電子檔案的管理人員就這些存在的問(wèn)題進(jìn)行一一解決實(shí)現(xiàn)檔案電子管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 目前電子檔案管理中的問(wèn)題

1.1 對(duì)于檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)，管理制度不合理

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)中，電子信息行業(yè)發(fā)展迅速，使得檔案管理模式變得多種多樣。部分檔案管理人員只注重傳統(tǒng)檔案管理工作，沒有對(duì)電子檔案管理的重要性形成一種很好的意識(shí)，所以很多管理人員在對(duì)待電子檔案的時(shí)候缺乏正確的態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理的工作缺乏時(shí)效性和科學(xué)性。同時(shí)，因?yàn)椴恢匾曤娮訖n案的管理，所以在電子檔案的管理中沒有一個(gè)科學(xué)的規(guī)章制度來(lái)約束它，在電子檔案的管理中也缺少考核的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際的操作過(guò)程中很多檔案管理員沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息質(zhì)量、工作效率、以及不按照規(guī)范來(lái)進(jìn)行電子檔案的管理工作，造成了電子檔案工作的無(wú)序性以及低質(zhì)量。另外一個(gè)方面就是，現(xiàn)有的高科技信息技術(shù)沒有有效的應(yīng)用到電子檔案中，這就造成了電子檔案的發(fā)展速度十分的緩慢，約束了電子檔案的管理水平。

1.2 電子檔案利用率低

對(duì)于檔案管理這個(gè)工作來(lái)說(shuō)，它是一個(gè)相對(duì)其他工作來(lái)說(shuō)更加繁瑣的工作，所以在進(jìn)行管理的途中就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，但是電子檔案的管理人員沒有對(duì)出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行收集整理以及分析，所以就會(huì)使得重要的信息丟失，使得電子檔案行業(yè)的發(fā)展舉步維艱。在實(shí)際工作規(guī)程中，電子檔案管理工作對(duì)員工缺少一種有效的績(jī)效考核制度，所以很多電子檔案管理工作人員缺乏工作的責(zé)任感，忽略了建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以及對(duì)收集有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息，造成了電子檔案的利用率非常低，使得電子檔案失去存在的真正價(jià)值。

1.3 缺乏培訓(xùn)，專業(yè)水平不高

目前，電子檔案管理工作開展過(guò)程中，普遍存在檔案管理人員的專業(yè)水平不高，缺少專業(yè)的技術(shù)人才，所以整個(gè)電子檔案管理行業(yè)的管理水平普遍低下，這種情況制約了電子檔案管理的發(fā)展。另外一方面，各種電子設(shè)備的不完善、專業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致電子檔案管理工作缺乏專業(yè)技術(shù)，嚴(yán)重影響電子檔案管理的整體效用。

1.4 人才短缺，管理信息化不強(qiáng)

目前，從事電子檔案管理的工作人員都趨向老齡化，使得電子檔案管理工作專業(yè)人才嚴(yán)重稀缺，從而導(dǎo)致電子檔案管理的信息化速度非常緩慢，給電子檔案管理工作質(zhì)量帶來(lái)一定影響。電子檔案的管理工作中，因?yàn)檫M(jìn)行管理的人才普遍缺少對(duì)于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟練運(yùn)用，沒辦法實(shí)現(xiàn)新技術(shù)的應(yīng)用，所以在管理上信息化綜合素質(zhì)水平不高，根本無(wú)法滿足新形勢(shì)下電子檔案管理工作的實(shí)際需求，給電子檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)極大影響。

2 新形勢(shì)下電子檔案管理中問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

2.1 增強(qiáng)電子檔案管理意識(shí)

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，電子檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)陳舊的觀念和工作態(tài)度，對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)應(yīng)該有一個(gè)很大的提高，有效的落實(shí)電子檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，從而達(dá)到增強(qiáng)管理意思的效果，促進(jìn)電子檔案管理規(guī)范化發(fā)展。在實(shí)際工作過(guò)程中，同時(shí)要規(guī)范管理的規(guī)章制度，制定有效的切實(shí)的電子檔案管理績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，有效的提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平，最后達(dá)到有效的提升電子檔案管理工作的整體效用。在日常工作中，對(duì)電子檔案管理工作人員的實(shí)行有效的監(jiān)督，在工作過(guò)程中嚴(yán)格把關(guān)他們是否按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，才能確保電子檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性。

2.2 加強(qiáng)管理，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

在實(shí)際工作中，電子檔案管理的有效性對(duì)于電子檔案信息的建設(shè)有著非常重要的意義，關(guān)乎著它的安全性，所以管理人員應(yīng)該有效的監(jiān)督電子的檔案管理的工作，切實(shí)的貫徹規(guī)章制度，有效的將管理人員的認(rèn)識(shí)提高，實(shí)現(xiàn)有效的考核制度加強(qiáng)他們的責(zé)任感?，F(xiàn)行的市場(chǎng)條件下，檔案的發(fā)展是朝著自動(dòng)化、現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展的，為了保證它的安全性，首要任務(wù)就是要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行管理。所以相關(guān)人員要進(jìn)行電子檔案信息的查詢時(shí)，必須要按照規(guī)定程序進(jìn)行查看。例如，首先，在檔案的建設(shè)過(guò)程中必須要設(shè)立個(gè)人賬戶和密碼，這是為了自助登陸檔案中心，然后登記簽字方可進(jìn)入檔案管理室，并且在進(jìn)入檔案管理時(shí)候要進(jìn)行安檢，主要是防止進(jìn)入的人員帶有便攜式設(shè)備進(jìn)行拷貝資料，這樣做的目的是有序開展電子檔案管理工作

2.3 培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才

我國(guó)現(xiàn)階段的電子檔案管理工作人員的工作水平和技能都不夠?qū)I(yè)，因此，在實(shí)際工作過(guò)程中，要加強(qiáng)電子檔案管理工作人員的培訓(xùn)，吸收高素質(zhì)、高技能、高水平的電子檔案管理工作人員，并有效培養(yǎng)專業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才。為了滿足我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，提升電子檔案管理工作的水平務(wù)必要提高管理人員的綜合素質(zhì)，建立規(guī)范化的電子檔案管理隊(duì)伍，使得電子檔案工作快而好的有效發(fā)展。例如，在開展培訓(xùn)電子檔案管理人員的活動(dòng)在的，舉行一些技能大賽，并實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度，可以提高電子檔案管理工作人員的自我提升意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，對(duì)于推動(dòng)電子檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展具有重要作用。

2.4 提升素質(zhì)，提高電子檔案信息安全性

在不斷加強(qiáng)電子檔案管理的同時(shí)，要注重全體員工綜合素質(zhì)能力的提升，才能有效調(diào)整電子檔案管理的人才結(jié)構(gòu)，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化。在信息技術(shù)發(fā)展的今天，電子檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)自身的素質(zhì)意識(shí)，有效的提高自身的素質(zhì)，在檔案管理的工作中，與同事密切溝通，取長(zhǎng)補(bǔ)短，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能真正意義上實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的信息化。所以，根據(jù)電子檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展需求，完善信息技術(shù)同時(shí)引進(jìn)各種電子信息設(shè)備，促進(jìn)檔案管理工作的效率，從而保證電子檔案管理中各種信息的安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，隨著高科技信息技術(shù)的不斷推廣和應(yīng)用，新形勢(shì)下電子檔案管理的不斷加強(qiáng)，必須注重上述的相關(guān)問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際情況采取應(yīng)對(duì)策略，才能真正提高電子檔案管理工作的整體效用，從而在提升全體工作人員綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，推動(dòng)我國(guó)電子檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。