下崗職工人事檔案管理創(chuàng)新

劉明尉

摘 要：在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)過程中，為了提高管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展，必須做好下崗職工人事檔案管理工作。但是，在目前的企業(yè)下崗職工人事檔案管理工作中，普遍存在一系列問題，這些問題的存在會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量造成不利影響，不利于企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。因此，我們必須對(duì)下崗職工人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，提高管理水平，保證管理質(zhì)量。本文將對(duì)下崗職工人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，探討下崗職工人事檔案管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：下崗職工;人事檔案;管理;創(chuàng)新

1 引言

對(duì)于企業(yè)下崗職工而言，人事檔案具有重要的意義，對(duì)下崗職工人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，能夠準(zhǔn)確的掌握下崗職工的各類信息，體現(xiàn)他們的個(gè)人優(yōu)勢(shì)，有利于企業(yè)內(nèi)部資源的合理配置，促進(jìn)企業(yè)服務(wù)意識(shí)的提升，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，傳統(tǒng)的管理方法無(wú)法滿足下崗職工人事檔案管理對(duì)信息化與數(shù)據(jù)化的要求。因此，企業(yè)需要重視下崗職工人事檔案管理的創(chuàng)新，提高檔案管理水平。

2 下崗職工人事檔案管理遇到的問題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)管理制度也逐漸完善，對(duì)于下崗職工人事檔案的管理水平也有所提高。但是，在具體的工作中，仍然存在一系列問題，無(wú)法滿足企業(yè)下崗職工人事檔案管理工作的相關(guān)需求，這些問題主要包括以下幾個(gè)方面：

1）人事檔案管理觀念落后。在企業(yè)對(duì)下崗職工人事檔案進(jìn)行管理的過程中，由于檔案管理觀念落后，對(duì)檔案管理水平的提升造成不利影響。這一問題主要體現(xiàn)在企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足，沒有意識(shí)到下崗職工人事檔案的重要性，沒有將相關(guān)工作納入到日常管理工作中。因此，下崗職工人事檔案存在疏于管理的問題，無(wú)法形成完善的管理制度，造成相關(guān)工作沒有制度作為依據(jù)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新。

2）人事檔案管理制度不規(guī)范。在企業(yè)下崗職工人事檔案中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)擅自更改資料的現(xiàn)象，對(duì)下崗職工的年齡、學(xué)歷以及工齡進(jìn)行更改，造成檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性受到一定的影響。造成這種現(xiàn)象的原因是人事檔案管理制度不規(guī)范，無(wú)法對(duì)下崗職工人事檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。

3）檔案管理信息化水平不足。在目前的下崗職工人事檔案管理工作中，大部分企業(yè)采取傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用不足，管理方法相對(duì)落后，存在嚴(yán)重的安全隱患。與此同時(shí)，在這種管理方式中，可能會(huì)出現(xiàn)下崗職工人事檔案信息過時(shí)，與實(shí)際情況不一致的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率。

4）人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制存在缺陷。在企業(yè)的發(fā)展過程中，下崗職工人事檔案是十分重要的信息資源，相關(guān)的管理工作需要受到行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。但是，在實(shí)際工作中，行政管理部門對(duì)相關(guān)工作的監(jiān)督與指導(dǎo)力度不足。與此同時(shí)，人事檔案的整理與管理流程相對(duì)簡(jiǎn)單，行政管理部門也放松了對(duì)這方面工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，造成人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制存在缺陷。

5）檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。企業(yè)下崗職工人事檔案管理工作與下崗職工的個(gè)人利益息息相關(guān)，為了保證下崗職工的切身利益，必須保證檔案資料的完整性與有效性。但是，在實(shí)際的管理過程中，檔案管理人員通常只重視對(duì)檔案資料的收集與整理工作，而對(duì)于下崗職工個(gè)人的檔案資料是否齊全卻沒有引起足夠的重視。與此同時(shí)，一些檔案管理人員存在責(zé)任心不強(qiáng)的現(xiàn)象，利用職權(quán)對(duì)檔案資料進(jìn)行更改，通過這種行為謀取不正當(dāng)?shù)睦妗?/p>

3 下崗職工人事檔案管理創(chuàng)新措施

1）建立完善的檔案管理體系。在對(duì)下崗職工人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，為了建立完善的檔案管理體系，需要根據(jù)國(guó)家與檔案管理相關(guān)的要求，做好以下工作：第一，建立企業(yè)包括所有下崗職工檔案資料的管理體系。第二，建立可以為下崗職工提供便利條件的管理體系。第三，建立具有良好保密性與安全性的管理體系。在具體的工作中，需要實(shí)現(xiàn)以上三個(gè)方面的有機(jī)結(jié)合，形成完善的下崗職工人事檔案管理體系，提高下崗職工人事檔案管理的規(guī)范化程度。

2）加大力度管理下崗職工人事檔案。在目前的下崗職工人事檔案管理工作中，普遍存在原單位不重視下崗職工檔案管理的情況，不利于檔案管理工作水平的提升。一般情況下，企業(yè)職工在下崗后，其人事檔案應(yīng)由原單位管理，這些職工雖然已經(jīng)下崗，但是他們自身具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)以及優(yōu)秀的生產(chǎn)能力。因此，原單位對(duì)下崗職工檔案的管理具有較高的價(jià)值，需要加大力度對(duì)其進(jìn)行管理，做好人事檔案的收集與管理。

3）積極應(yīng)用信息化管理方法。為了有效的提高下崗職工人事檔案管理效率，需要積極應(yīng)用信息化管理方法，開發(fā)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，通過循序漸進(jìn)的方式實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須做好以下工作：第一，提高檔案管理信息化水平。應(yīng)用信息化管理方法，需要對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，提高檔案信息錄入的準(zhǔn)確性與有效性。第二，建立規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)檔案信息化管理要求，建立規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)下崗職工人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，提高檔案資源的豐富性與完整性。第三，應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，提高檔案管理水平。在檔案管理工作中應(yīng)用智能搜索技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)，其中智能搜索技術(shù)的應(yīng)用能夠?yàn)闄n案的檢索提供便利條件，提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠優(yōu)化電子檔案的結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。這些信息化管理方法的應(yīng)用，可以滿足下崗職工人事檔案管理對(duì)于規(guī)范性、科學(xué)性的要求。

4）建立完善的人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制。在對(duì)下崗職工人事檔案管理的監(jiān)督工作中，需要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理過程中的資料收集、整理、歸檔、移交以及檔案的保管、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的監(jiān)督，保證所有檔案管理工作都能夠嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度與規(guī)范。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督與考核，規(guī)范工作人員的行為，防止出現(xiàn)通過利用職權(quán)對(duì)檔案信息進(jìn)行修改與泄露等現(xiàn)象。此外，還要做好下崗職工人事檔案的安全監(jiān)管，建立完善的檔案信息維護(hù)制度，保證人事檔案的安全性。

5）增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心。下崗職工人事檔案與下崗職工的個(gè)人利益息息相關(guān)，只有保證檔案信息的完整性，才能使下崗職工獲得應(yīng)有的個(gè)人利益。因此，企業(yè)需要安排責(zé)任心強(qiáng)的人員進(jìn)行檔案管理工作，在檔案管理工作中做好相關(guān)信息的收集與整理工作，并對(duì)檔案的完整性進(jìn)行核實(shí)。對(duì)于責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員，如果存在利用職權(quán)更改或泄露人事檔案信息的現(xiàn)象，必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)厲的懲處。此外，還要定期組織對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)與工作能力，有利于人事檔案管理質(zhì)量的提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在目前的企業(yè)下崗職工人事檔案管理工作中，存在管理觀念落后，信息化程度不足等方面的問題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率與質(zhì)量。因此，企業(yè)需要重視下崗職工人事檔案管理工作，采取針對(duì)性的措施解決工作中存在的問題，建立完善的檔案管理體系，積極應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，提高工作人員的責(zé)任心，提高企業(yè)下崗職工人事檔案管理水平，保證下崗職工的切身利益。

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