檔案管理數(shù)字化建設(shè)

張新萍 賀惠

摘 要：檔案管理數(shù)字化是對(duì)檔案管理工作的一次有益的推進(jìn)，其對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量有著重要的作用。在今后的工作過(guò)程中，有關(guān)部門(mén)應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，滿(mǎn)足檔案管理工作的實(shí)際需要。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;網(wǎng)絡(luò)

1 檔案管理數(shù)字化的重要意義

檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展無(wú)論是對(duì)單位的發(fā)展還是適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)都有非常深遠(yuǎn)的意義，將會(huì)給各單位的工作提供佐證。迅速提高檔案的利用率，對(duì)提高檔案的利用價(jià)值起著不可估量的作用，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 便于檔案的整理和檔案信息的共享

只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。一些部門(mén)要查閱檔案，要經(jīng)過(guò)很復(fù)雜的工序。需要領(lǐng)導(dǎo)的同意才能到檔案部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱可能要往返檔案部門(mén)多次，過(guò)程相當(dāng)?shù)姆爆崱Ｈ绻麢n案信息化管理，我們完全可以利用局域網(wǎng)進(jìn)行檔案的共享，給予需要查閱的檔案。

1.2 便于保護(hù)檔案原件

檔案數(shù)字化管理可以利用信息化的手段將檔案原件掃描到計(jì)算機(jī)，然后以電子文件的方式分類(lèi)、管理和保存。避免了檔案原件的損壞，同時(shí)大大降低了檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)。使檔案原件管理起來(lái)更加的方便、可靠?？蔀榭茖W(xué)研究和知識(shí)普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享;可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性; 以往檔案的管理模式，過(guò)于繁瑣，需要管理者通過(guò)手工工作來(lái)整理檔案和制作目錄。這樣耗費(fèi)了管理者大量的精力和時(shí)間，并且容易造成一些錯(cuò)誤。信息化的管理方式就可以避免這個(gè)問(wèn)題，只需管理者利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一些指令操作即可完成操作。

1.3 網(wǎng)絡(luò)管理，調(diào)取信息便捷易行

我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜單位內(nèi)部工作展開(kāi)的局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了各區(qū)域部門(mén)的資源共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，各單位中的各部門(mén)可以通過(guò)單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)密碼驗(yàn)證的方式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過(guò)程中的時(shí)間，同時(shí)也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員的檔案資料可以在內(nèi)部進(jìn)行快速的流通，提高政府各部門(mén)間的辦公效率。

2 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存在問(wèn)題

2.1 數(shù)字化管理人才缺失

由于數(shù)字化檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，無(wú)法完成正常的信息錄入與管理工作。

2.2 數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善

配備統(tǒng)一先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件，主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的全覆蓋。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。

2.3 檔案管理制度不完善

“數(shù)字化”檔案順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，但對(duì)于“數(shù)字化”檔案管理制度卻并不十分完善。電子檔案建檔后如何管理，如何規(guī)范使用等問(wèn)題需要解決。電子檔案是否可以實(shí)現(xiàn)共享，如何共享，查閱人員需要注意什么。制度不同，工作進(jìn)行就不順利，檔案“數(shù)字化”就困難重重。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的措施

3.1 培養(yǎng)數(shù)字化管理的專(zhuān)業(yè)人才

有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)。針對(duì)數(shù)字化檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在學(xué)習(xí)一段時(shí)間后進(jìn)行技術(shù)的考核，以便驗(yàn)收培訓(xùn)的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部員工未來(lái)的發(fā)展，以及事業(yè)單位對(duì)員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。

3.2 配備完善基礎(chǔ)設(shè)施

配備統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門(mén)面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。 這樣不僅可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。并在日后查閱檔案中避免對(duì)檔案的磨損，更有利于保存及查閱。

3.3 創(chuàng)新檔案管理制度

檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。檔案管理部門(mén)應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)作為難度、信息量極大的工作，需要建立統(tǒng)一的檔案資源處理機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息的整合、分類(lèi)以及信息資源合理分配，在這個(gè)信息處理機(jī)構(gòu)中要保證工作的合理安排和穩(wěn)步進(jìn)行，需要有一個(gè)強(qiáng)有力的指揮部門(mén)發(fā)揮作用，各部門(mén)明確分工合作，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)傳遞信息的部門(mén)提高工作效率，讓人們快速接收到所需信 息，滿(mǎn)足人們對(duì)檔案資源的基本需求。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中需時(shí)刻把握工作方向，即充分利用檔案資源，一切從實(shí)際出發(fā)，相關(guān)單位可以結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際和信息需求，對(duì)某方面的檔案信息重點(diǎn)開(kāi)發(fā)使用，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)，避免資源的浪費(fèi)。