企業(yè)合同檔案管理的問題及對策

呂獻(xiàn)藝

摘 要：企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)一個重要的組成部分，也是涵蓋人群最多的一個經(jīng)濟(jì)體。企業(yè)的合同和檔案記載著企業(yè)的發(fā)展歷程和成長歷史，反映了企業(yè)的資產(chǎn)和信用情況，是外界判斷企業(yè)情況的重要依據(jù)。提高企業(yè)對合同檔案管理的重視，能幫助政府和企業(yè)之間的工作交互更加順暢。本文針對企業(yè)合同檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，以供企業(yè)一個思考的角度相應(yīng)的對策

關(guān)鍵詞：企業(yè);合同檔案管理;對策

檔案管理對每個企業(yè)來講都不陌生，甚至說是每天日常工作中的一環(huán)，但是卻沒引起足夠重視。其實作為一個記載憑證和法律依據(jù)，合同和檔案的重要性遠(yuǎn)比企業(yè)想象的重要。如果不及時地做好歸檔和留存，后續(xù)的使用和保管就會出現(xiàn)問題，很有可能造成資料流失或者損壞，對企業(yè)的經(jīng)營活動或者經(jīng)濟(jì)利益都可能造成負(fù)面影響。因此必須重視合同檔案管理中目前存在的問題，并分析其對策，找到解決之道。

1 合同檔案管理存在的問題

1.1 合同檔案管理的收集問題

檔案記錄了企業(yè)的日常生產(chǎn)活動，是每個公司的一項不可多得的財富。由于檔案的不可復(fù)制性，事后無法更改，讓其變得十分珍貴而重要。如果不妥善保管，日后想要再次利用或者回顧就會出現(xiàn)問題，追悔莫及。在合同檔案管理的收集中，主要有以下幾個問題：

收集不齊全。由于合同檔案的收集工作主要是由基層人員負(fù)責(zé)，因此在收集的時候，往往只注重收集上級的材料，比如一個請示批復(fù)工作中的批復(fù)文件，而忽略了對應(yīng)的請示文件的收集;亦或者只注重結(jié)果材料的收集，而忽略了過程材料的收集，比如在一個會議中，只記錄了會議議程等材料，其中若有發(fā)生相關(guān)的議題材料、照片等就沒有存檔。

收集不準(zhǔn)確。合同檔案除開與政府部門對接外，內(nèi)部溝通關(guān)聯(lián)相對緊密的就是會計部門。而在收集人員收集合同檔案并進(jìn)行分門別類的時候，往往沒有一定的根據(jù)，只能按照粗淺的規(guī)律進(jìn)行分類，沒有明確的標(biāo)識和區(qū)分，導(dǎo)致日后想要復(fù)查或者利用十分困難。

1.2 對合同檔案管理的意義認(rèn)識不夠深刻

鑒于企業(yè)的高度靈活性和自主性，不少企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者既是決策者又是管理者，但是卻只注重企業(yè)看得見的利益——經(jīng)營利潤、工作成果等，對企業(yè)的合同檔案管理難以兼顧又不了解其重要性。合同檔案管理經(jīng)常陷入這樣一個尷尬局面，當(dāng)談到這個話題時，都能認(rèn)同檔案資料很重要，但是做起來時，從來沒有把它放在心上，甚至沒有專門的人員或者部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。這種認(rèn)識上的膚淺，需要每個人的通力合作去改變，要由膚淺到深刻，忽視到重視的轉(zhuǎn)變。

1.3 對合同檔案管理的經(jīng)費給予不足

雖然合同檔案管理聽上去是個小活，但實際上也需要有所投入，并且比想象中來的更花錢。企業(yè)的管理者在做決策的時候，往往優(yōu)先想到的是投入與回報，包括人力、物力、財力，在合同檔案管理問題上，往往覺得只要人力、物力便能解決問題，而且由于這項工作所帶來的收益具有滯后性和隱蔽性的特點，讓他們有所麻痹，不想投入金錢。這樣一來，實際的檔案管理人員在工作的時候，往往會寸步難行。這也是為什么許多企業(yè)難以做大做強(qiáng)的緣故，總是忽略小細(xì)節(jié)，小關(guān)鍵，太想當(dāng)然不想投入，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展的短期化、規(guī)模局限化。

2 合同檔案管理的解決對策

2.1 制定專門的合同檔案管理規(guī)范

首先，公司要有專門的檔案室或者存檔點存放合同和檔案，在配備相關(guān)的工作人員做好工作。在此基礎(chǔ)上，由公司領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員共同開會協(xié)商，制定專門的合同檔案管理規(guī)范，用于日常工作的執(zhí)行，使得檔案管理人員有據(jù)可依，有跡可循，不少歸錯歸、不滯后懈怠，做好材料的分門別類和長期保存以及階段性總結(jié)，方便后續(xù)工作的順利開展。

2.2 強(qiáng)化員工檔案管理認(rèn)識

可以通過現(xiàn)代科技手段，制定合理的培訓(xùn)、考核制度，加強(qiáng)上下員工對合同檔案管理的認(rèn)識，了解其重要性并建立起每個人的歸檔意識，這樣不僅能讓每個人都有一份保護(hù)合同檔案的心，還能極大地促進(jìn)檔案管理人員的工作效率。這既是員工的義務(wù)，也是員工的一份財富。

2.3 做好事前準(zhǔn)備工作

不是每份合同檔案在保存的時候都是完整無誤的，有的檔案由于其特殊性，在形成時可能已經(jīng)是有所欠缺卻難以彌補(bǔ)，比如會議記錄，可能有雨記錄人員的生疏或者紕漏，導(dǎo)致了會議記錄的不完整、關(guān)鍵事項的欠缺、或者照片、語音沒有完全記錄，這些都是可能導(dǎo)致文件缺失的因素。所以在做工作之前，就要溝通好，明確好責(zé)任，并做好培訓(xùn)，提醒負(fù)責(zé)人員完善手中的工作，并及時對文件形成質(zhì)量進(jìn)行審核和監(jiān)督，若有質(zhì)量問題及時的改正。

2.4 檔案室要對歸檔材料嚴(yán)格、全面驗收

檔案室不單單是一個存放的地方，其中的工作人員如果過于被動，只負(fù)責(zé)接收合同和檔案，簡單的進(jìn)行分類，不與各職能部門進(jìn)行溝通，就有可能在收集時就出現(xiàn)錯誤。尤其是電子版資料，在確認(rèn)的時候需要小心，是否能夠打開、是否與相關(guān)的紙質(zhì)材料一致等問題都需要明確。在完成歸類工作之后，還要定期對結(jié)果進(jìn)行匯報和總結(jié)。

2.5 建立相關(guān)的考核制度

既然有專門的工作人員，也必然應(yīng)該有相應(yīng)的績效考核制度。對于合同檔案這類重要物件，還可以建立責(zé)任追究制，做到追責(zé)到人。因為有些檔案的核對并不能馬上就看出問題，需要一段時間后的復(fù)查才能發(fā)現(xiàn)問題，如果當(dāng)初發(fā)生什么錯漏就無法彌補(bǔ)。考核制定和責(zé)任制正是用于此，具體地劃分權(quán)責(zé)，制定相應(yīng)的行政獎懲，能夠有效地提高員工的責(zé)任心。

2.6 建立專門的檔案管理數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)在是信息科技時代，可以利用電腦和科學(xué)技術(shù)，建立專門負(fù)責(zé)合同和檔案的電子數(shù)據(jù)庫。這樣便于查詢和記錄。建立完數(shù)據(jù)庫之后，應(yīng)培訓(xùn)檔案管理人員學(xué)會數(shù)據(jù)庫的運用，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手記模式，學(xué)會信息的錄入、更改、發(fā)送等。在電腦的幫助下，如果存放的合同和檔案信息有變動，比如更新或者被查閱、審查，都可以及時地更新，并傳達(dá)給其它有關(guān)的人員。這樣做可以大大地提高管理人員的工作效率，節(jié)省時間，并且使得查閱等后續(xù)工作也更加便利。

3 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)在的企業(yè)面臨著諸多挑戰(zhàn)與機(jī)遇，企業(yè)必須抓住每一個細(xì)節(jié)，做好充分的準(zhǔn)備，合同檔案管理就是其中的一環(huán)。做好合同檔案管理既是對自身實力與經(jīng)歷的一個映照，也是企業(yè)發(fā)展的要求，社會對企業(yè)提出的義務(wù)。做好合同檔案管理需要提高全體人員的認(rèn)識，建立相關(guān)的制度和準(zhǔn)備工作，保障資料的完整性、準(zhǔn)確性，為日后的企業(yè)順暢經(jīng)營提供有效的保障。企業(yè)的合同檔案是一個企業(yè)機(jī)密，關(guān)系到切身的利益，在企業(yè)對社會發(fā)展影響日益增強(qiáng)的今天，合同檔案管理當(dāng)然也隨著變得愈發(fā)重要，企業(yè)經(jīng)營者務(wù)必引起重視，加大投入，這樣企業(yè)的發(fā)展才會有長遠(yuǎn)性、可持續(xù)性。

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