如何豐富科研院所館藏提高檔案的利用率

馬連英

科研院所館藏主要保存了本單位在科研、生產(chǎn)、管理等活動中具有保存價值的文書、科技和會計(jì)檔案，是科研院所的寶貴財富，館藏檔案直接為科研院所的科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造及管理等工作提供檔案服務(wù)。館藏檔案是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，科研院所的檔案部門需要采取不斷豐富館藏檔案的種類、數(shù)量，并提高館藏檔案的質(zhì)量等手段，才能為科研院所的科研、生產(chǎn)及管理等工作提供更加有效的服務(wù)。目前有些科研院所館藏檔案的種類及載體形式比較單一，有些種類的檔案存在應(yīng)歸未歸的現(xiàn)象，使得科研院所的館藏檔案不夠豐富，影響科研人員和管理人員對館藏檔案的利用率。

1 科研院所館藏檔案的現(xiàn)狀

1.1 館藏檔案種類載體單一

科研院所館藏檔案種類大致分為文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案，科技檔案包括科研課題檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、成果檔案等。而實(shí)物檔案、名人檔案、電子文件和電子檔案等歸檔很少或根本沒有。而館藏檔案的載體以紙質(zhì)檔案為主，輔以光盤、照片、錄音磁帶，錄像帶等。而獎杯獎狀等實(shí)物檔案大都保存在獲獎單位，周年慶典收到的題詞、禮品等收納在行政管理部門;電子文件只限于部分檔案的數(shù)字化掃描件，電子文件與電子檔案及異地異質(zhì)保存的縮微膠片等載體檔案的內(nèi)容缺失。

1.2 館藏檔案存在應(yīng)歸未歸現(xiàn)象

科研院所館藏的文書檔案主要來源于辦公室來往文件，而各個職能部門產(chǎn)生的文件如紀(jì)檢監(jiān)察文件，外事文件、安全保密文件等歸檔及時或多年不歸檔?？萍紮n案中的科研課題檔案歸檔了通過了檔案驗(yàn)收的檔案，而沒有要求進(jìn)行檔案驗(yàn)收的科研課題檔案在科研課題結(jié)題后，大都保存在課題組或課題負(fù)責(zé)人處，只要少部分會在結(jié)題后主動移交檔案館歸檔保存。使得科研院所館藏檔案的內(nèi)容不全。

1.3 檔案編研工作開展少

檔案編研成果是豐富館藏的一種方式，檔案部門可以挑選業(yè)務(wù)強(qiáng)的檔案人員，充分利用館藏檔案，開展檔案的編研工作，為科研、生產(chǎn)及管理工作提供檔案信息服務(wù)。

2 提高館藏檔案的措施及建議

豐富科研院所的檔案館藏，檔案部門除了按照歸檔要求督促職能部門按時歸檔要求按時整理本部門具有保存價值的文件資料并進(jìn)行歸檔、接收驗(yàn)收通過的固投項(xiàng)目檔案和科研課題檔案及會計(jì)檔案的賬簿、憑證外，還需要加大各類檔案的征集力度，采取多種措施，豐富館藏檔案的種類及數(shù)量，并嚴(yán)格控制其質(zhì)量。

2.1 多種方式征集各類各種載體檔案

1）加大各類紙質(zhì)檔案的收集。文書檔案除了按照規(guī)定接受辦公室的文件外，還要對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行了統(tǒng)籌調(diào)查，與職能部門接洽，檔案館派專人指導(dǎo)職能部門制定本部門的歸檔范圍及保管期限表，并定期進(jìn)行移交歸檔?？蒲姓n題檔案除了檔案驗(yàn)收的外，檔案館應(yīng)與科研管理部門溝通，建立科研課題檔案歸檔責(zé)任制，要求承擔(dān)科研課題的負(fù)責(zé)人在科研課題立項(xiàng)時，制定科研課題檔案的歸檔計(jì)劃，檔案館派專人指導(dǎo)及時收集積累本課題的文件材料，按照科研課題的研究周期進(jìn)行歸檔?？蒲泄芾聿块T根據(jù)本單位科研課題檔案的立項(xiàng)批復(fù)情況，每年下達(dá)科研檔案歸檔計(jì)劃，延期的科研課題，其歸檔時間順延。

2）加強(qiáng)電子文件和音像檔案的收集。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，科研人員在從事研究中會通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。這些具有憑證、查考和保存價值的信息記錄經(jīng)過歸檔保存的電子檔案將為科研人員的以后研究工作查考相關(guān)數(shù)據(jù)、信息帶來極大的便利?，F(xiàn)實(shí)是有的檔案館還沒有建立電子文件和電子檔案管理系統(tǒng)，無法對產(chǎn)生的電子文件和電子檔案進(jìn)行保存、利用。還在以紙質(zhì)文件材料為主，部分電子文件與紙質(zhì)文件雙軌進(jìn)行。收集著錄。如某研究所建立了一套數(shù)據(jù)評價系統(tǒng)，按照檔案驗(yàn)收要求歸檔了一套完整的紙質(zhì)文件材料，其系統(tǒng)軟件只歸檔了一部分。當(dāng)該評價系統(tǒng)因電腦故障需要重裝時系統(tǒng)時，科研人員利用歸檔保存的系統(tǒng)軟件順利重建了系統(tǒng)，而未歸檔的軟件卻無法及時找到只能聯(lián)系廠家重新購買。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件和電子檔案已不僅僅限于軟件，其范圍覆蓋檔案的各個階段的內(nèi)容。

3）加大實(shí)物檔案、名人檔案的收集。實(shí)物檔案是檔案館中重要的檔案載體，主要包括本單位或個人榮獲上級機(jī)關(guān)授予的獎?wù)?、獎杯、獎狀、錦旗、證書，本單位舊的公章、著作、書稿、字畫、題詞等。是單位的特殊檔案載體。特別是國家領(lǐng)導(dǎo)人對本單位的題詞、批示等。檔案館需要建立實(shí)物和名人檔案的收集范圍與保管期限，專人負(fù)責(zé)實(shí)物檔案和名人檔案征集、整理工作的指導(dǎo)，并建立實(shí)物檔案庫房，加強(qiáng)實(shí)物檔案的管理和向社會及個人征集名人檔案的相關(guān)信息。

2.2 制定歸檔責(zé)任制，并落實(shí)到部門

檔案部門解決本單位應(yīng)歸未歸的檔案，需要與職能部門及科研管理部門溝通、建立歸檔制度，職能部門檔案按照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局10號令）的要求，制定本單位的文件材料歸檔范圍和保管期限，報上級檔案管理部門備案后，于第二年6月底前完成上一年度文件材料的歸檔工作，并作為一項(xiàng)制定貫徹?？蒲袡n案需要科研管理部門在項(xiàng)目立項(xiàng)時，提出歸檔要求，于科研課題結(jié)題后完成歸檔工作。確定科研課題負(fù)責(zé)人為歸檔第一責(zé)任人，并納入年終考核。實(shí)物檔案和名人檔案需要檔案部門與宣傳部門、人事部門合作，加強(qiáng)實(shí)物檔案和名人檔案的收集、積累和征集工作，將落在社會上、個人手中的一些重要檔案，征集入庫。

2.3 加強(qiáng)檔案編研的工作

科研院所的館藏檔案中存儲了大量科技、管理、生產(chǎn)等信息，檔案人員可以通過館藏檔案進(jìn)行編研工作，從而豐富館藏，為科研、生產(chǎn)和管理提供服務(wù)。如，科研檔案管理人員編制科研檔案內(nèi)容摘要匯編，將每年的歸檔的科研檔案的內(nèi)容摘要，按照年度、單位編輯成冊，并在本單位內(nèi)部發(fā)放?？蒲腥藛T通過該匯編信息檢索自己所需內(nèi)容，如果需要進(jìn)一步查閱檔案，通過內(nèi)容摘要中的檔號、案卷題名、責(zé)任者等信息快速查找館藏檔案。檔案部門也可以針對某特定要求，開展某項(xiàng)編研工作，如編輯某單位自成立到現(xiàn)在所有獲獎信息，通過編輯，可以直觀了解獲得國家級、省部級、集團(tuán)級和院級獎項(xiàng)的等級及數(shù)量和獲獎人員等。

3 結(jié)束語

館藏檔案是檔案提供利用的基礎(chǔ)，科研院所的檔案部門需要針對本館藏情況，采取多種措施，豐富館藏，為單位的科研生產(chǎn)及管理工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]閆瑰梅，閆紅梅.關(guān)于豐富館藏檔案的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（2）.

[2]電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016）