事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思考

魏艷麗

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理對于事業(yè)單位相關(guān)職能的實現(xiàn)具有重要意義，本文在總結(jié)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析了其中存在的問題;之后結(jié)合檔案管理需求，詳細闡述了檔案管理創(chuàng)新的路徑與方法，旨在進一步提高檔案管理能力，為支持事業(yè)單位各項職能實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

目前增強檔案管理能力已經(jīng)成為事業(yè)單位內(nèi)部管理的重點內(nèi)容，就目前而言，事業(yè)單位檔案管理所涉及的范圍很廣，不僅包括了單位全體員工的基本信息，也涵蓋各項工作資料，對于事業(yè)單位正常運行產(chǎn)生直接影響。但是在實際上，事業(yè)單位在檔案管理中還存在一定不足，需要進行改進與創(chuàng)新。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理方法落后

管理方法落后是事業(yè)檔案管理中普遍存在的問題，對于事業(yè)單位而言，其工作的重點是各項社會職能的實現(xiàn)，而檔案管理這種無法第一時間體現(xiàn)效果的管理工作容易被工作人員忽視，造成管理方法、管理制度陳舊等，造成整體管理工作能力不滿意。也有研究認為，目前事業(yè)單位在檔案管理中存在嚴重的形式化問題，很多檔案管理工作都是遵照既往的工作思路開展的，雖然設(shè)置了專門的檔案管理部門，但是在方式方法以及管理理念上長期沒有實現(xiàn)創(chuàng)新，最終成為影響檔案管理能力的重要因素[1]。

1.2 檔案管理體系存在缺陷

目前事業(yè)單位尚未構(gòu)建完整的檔案管理體系，很多的檔案管理工作都是依靠工作人員自覺或者所學知識完成的，最終造成檔案管理體系落后，整個工作中缺乏科學指導，最終影響了檔案管理工作能力。就目前而言，各地區(qū)事業(yè)單位在檔案管理中依然按照原始的管理模式開展工作，檔案管理無法適應(yīng)未來工作需求，導致整個檔案管理工作的時間長、誤差率高，最終無法適應(yīng)事業(yè)單位的工作需求。除此之外，部分單位沒有認識到檔案管理體系優(yōu)化的重要性，不僅忽視了檔案管理體系建設(shè)工作，且對相關(guān)檔案資料的收集率低，最終形成惡性循環(huán)，檔案管理對事業(yè)單位相關(guān)工作的推動作用沒有得到顯現(xiàn)。

1.3 檔案信息資源缺乏安全保護措施

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案資料的信息化管理已經(jīng)基本實現(xiàn)。但是在信息時代下，檔案資源的安全性、完整性問題逐漸凸顯，在缺乏相應(yīng)保護措施的情況下，事業(yè)單位檔案信息中一直存在安全隱患，可能引發(fā)嚴重后果。這是因為目前事業(yè)單位在檔案管理中依然采用傳統(tǒng)的工作模式，雖然已經(jīng)基本完成了檔案從紙質(zhì)向電子檔案的轉(zhuǎn)換，導致對紙質(zhì)檔案的管理能力下降，且電子信息缺乏相應(yīng)的保密措施，一旦出現(xiàn)電子信息安全風險，可能造成系統(tǒng)崩潰、資料被盜等問題。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方法

2.1 發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理方案

目前大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用在檔案管理中，所以檔案管理創(chuàng)新工作需要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，并根據(jù)檔案管理工作對管理工作路徑與方法進行創(chuàng)新，這樣才能適應(yīng)未來工作需求。所以在檔案管理期間，工作人員應(yīng)該立足于大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢制定工作管理模式，并根據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢與特征對檔案管理路徑進行創(chuàng)新。例如檔案管理期間可以利用網(wǎng)盤技術(shù)，將與檔案管理有關(guān)的內(nèi)容上傳到云端網(wǎng)盤上，網(wǎng)盤技術(shù)支持視頻、圖片、文本儲存，適應(yīng)檔案管理需求，在事業(yè)單位工作人員對相關(guān)檔案資料產(chǎn)生需求時，工作人員可以直接通過網(wǎng)盤文件分享的方法將文檔分享給工作人員，與傳統(tǒng)工作模式相比，工作效率更高。

同時在檔案管理期間，管理技術(shù)手段應(yīng)該考慮事業(yè)單位各項檔案的特殊性，在加快紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)上，分別從電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理量方面入手對其管理方法進行改進，盡可能利用信息化管理系統(tǒng)增強檔案的資源共享能力，實現(xiàn)檔案管理工作的突破[2]。

2.2 優(yōu)化檔案管理體系

根據(jù)前文的研究內(nèi)容可知，目前事業(yè)單位在檔案管理中還存在一定的不足，并且單位不重視檔案管理工作的情況時有發(fā)生，這是影響檔案管理工作能力的關(guān)鍵。所以針對這種情況，需要進一步創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作模式，不僅要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢促進檔案管理效率的提高，也應(yīng)該嚴格遵照國家的相關(guān)規(guī)定以及事業(yè)單位內(nèi)部的管理體系，避免違禁操作等行為，確保檔案管理工作順利開展。

為了實現(xiàn)這一目標，在檔案管理體系建設(shè)中應(yīng)該對工作人員的工作責任進行明確，在將管理責任落實到個人的基礎(chǔ)上，通過制度建設(shè)的方法細化檔案管理路徑。例如，工作人員可以結(jié)合自身工作經(jīng)驗對檔案管理中的各種風險問題進行識別，在總結(jié)檔案管理風險問題基礎(chǔ)上，將各種問題分門別類，并以制度的形式細化各種風險，避免各種風險發(fā)生。同時在檔案管理體系下，還應(yīng)該考慮通過激勵制度的方法對整個檔案管理工作質(zhì)量進行約束，例如對于工作中無檔案管理質(zhì)量問題發(fā)生的工作人員，可以考慮從物質(zhì)激勵、精神激勵等方法，促使工作人員可以在檔案管理中投入更多的精力，全面提高工作質(zhì)量。

2.3 關(guān)注檔案信息的安全保護工作

在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理中的信息安全工作已經(jīng)得到人們廣泛關(guān)注，在缺乏必要信息安全保護的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位在檔案管理中所面臨的風險較高，所以在未來工作中應(yīng)該關(guān)注檔案信息保護工作。一方面，事業(yè)單位應(yīng)該針對當前檔案資料的工作需求持續(xù)優(yōu)化工作方法，對于檔案管理工作人員而言不僅要嚴格遵照管理規(guī)范開展工作，避免各種潛在安全風險的產(chǎn)生。另一方面，檔案管理人員也應(yīng)該注意提高自身的專業(yè)技能水平，通過提升系統(tǒng)安全等級、強化自我學習等手段，為檔案管理人員提供再學習機會，通過崗前培訓、崗中培訓等方法，有效解決事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，最終提高檔案管理效果，增強自己面對檔案信息安全的能力，實現(xiàn)檔案管理工作模式的變革。

同時在條件允許的情況下還應(yīng)該通過對信息技術(shù)，實現(xiàn)計算機管理系統(tǒng)安全保護，在提升信息安全等級的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)硬件保護與軟件預防相結(jié)合，在檔案管理期間不僅要合理應(yīng)用防火墻技術(shù)，通過防火墻避免黑客與病毒入侵，還應(yīng)該利用數(shù)字證書、指紋識別等實現(xiàn)對各類安全保密技術(shù)的合理使用。

2.4 重視檔案信息資源的開發(fā)與利用

在檔案管理期間，電子信息技術(shù)可以為檔案管理工作提供便利，也保證了相關(guān)檔案資源的利用深度與廣度，并保證了工作人員對事業(yè)檔案管理的利用效率。因此在當前工作模式下，工作人員可以立足于當前檔案管理目錄形成相應(yīng)的管理體系，在整合其中檔案資源的基礎(chǔ)上，進一步完善檔案管理路徑，最終對檔案信息資源進行分級管理，保障檔案管理資源充分利用，這樣才能滿足檔案資源的共享利用。

從未來發(fā)展角度來看，檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位內(nèi)部工作的重點組成部分，不僅要認識到事業(yè)單位檔案管理需求，在保障檔案資源利用效率的基礎(chǔ)上，加快檔案資料的利用率。在必要的情況下，檔案管理工作中可以通過構(gòu)建事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上為檔案管理工作提供服務(wù)，依托數(shù)字化圖書館等技術(shù)，結(jié)合事業(yè)單位的工作需求，或者通過信息技術(shù)在線服務(wù)體系，實現(xiàn)在線服務(wù)業(yè)務(wù)，為用戶提供更多的便利。

3 結(jié)束語

檔案管理作為事業(yè)單位工作中的重要組成部分，影響事業(yè)單位相關(guān)工作的開展，針對這種情況，需要工作人員對事業(yè)單位的檔案管理路徑進行創(chuàng)新，在發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，持續(xù)完善檔案管理工作的實施路徑，這樣才能更好的適應(yīng)未來工作需求。

參考文獻

[1]于春琳.事業(yè)單位檔案管理中融入信息技術(shù)的現(xiàn)實意義闡述[J].才智，2018（25）：199.

[2]徐麗麗.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及對策研究[J].世紀橋，2018（08）：67-68.