“互聯(lián)網(wǎng)+”下的檔案管理探究

白思敏

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來臨，檔案管理工作也有了新的發(fā)展方向。檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代暴露出了管理工作素質(zhì)低下、企業(yè)不重視、政府不宣傳等問題。面對(duì)這些問題，本文就“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;互聯(lián)網(wǎng);探究

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來為檔案管理這一活動(dòng)提供了十分強(qiáng)大的技術(shù)支持與鮮明的發(fā)展前景，但同時(shí)也為檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)的要求。由于政府努力推進(jìn)檔案管理的信息化，檔案管理員的網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)卻始終無法達(dá)到應(yīng)有的水平等原因，令檔案管理工作無法從容應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)下的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文簡(jiǎn)要分析了檔案管理的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，并介紹了一些應(yīng)對(duì)策略，以便為新時(shí)代的檔案管理做出貢獻(xiàn)。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理的特征

存檔數(shù)據(jù)的豐富內(nèi)容。互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)頁的增加和網(wǎng)民的激增是互聯(lián)網(wǎng)存檔數(shù)據(jù)的主要來源之一。檔案部門關(guān)注著人們的生活和輿論。近年來，國家積極應(yīng)對(duì)國民政策，著眼于收集人們重要關(guān)心的生活資料。在日常生活中，日記照片、錄像、獲獎(jiǎng)證書、購物發(fā)票、醫(yī)療記錄、駕駛路線、消費(fèi)信息等密切相關(guān)。這些信息對(duì)他人沒有用，但卻是自己的歷史的一部分。國家呼吁全社會(huì)設(shè)立家族檔案和個(gè)人檔案，“每個(gè)人的文件”將成為更具社會(huì)性、更具生活方向的檔案。檔案的數(shù)據(jù)來源更加廣泛。檔案是科學(xué)研究的中心，社會(huì)各界利用史料的中心。因此，過去檔案的功能主要體現(xiàn)在黨和國家的記憶繼承上。那些都是經(jīng)過國家機(jī)關(guān)、企業(yè)、機(jī)構(gòu)慎重選擇記憶，而大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)的來源趨向于網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化、平民化。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理的現(xiàn)狀

1）政府缺少檔案管理信息化宣傳。目前，大多數(shù)政府工作都集中在經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，但卻忽略了檔案管理的信息化傳遞和監(jiān)督，檔案?jìng)€(gè)管理的信息化沒有得到政府部門的有效推進(jìn)。檔案管理信息化使得工作人員需要具備更高的工作能力，但是相關(guān)部門卻沒對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行有效的約束和規(guī)范，導(dǎo)致一些檔案管理人員效率低下。另外，歸檔管理信息的開發(fā)經(jīng)過了單級(jí)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、電子文檔管理系統(tǒng)、“互聯(lián)網(wǎng)+管理階段”，不過相關(guān)部門未根據(jù)檔案管理信息化的發(fā)展過程制定對(duì)應(yīng)的規(guī)范和運(yùn)用基準(zhǔn)，令相關(guān)的檔案辦公軟件更新與開發(fā)落后于時(shí)代的發(fā)展，從而影響了檔案管理信息庫數(shù)據(jù)平臺(tái)共享進(jìn)程。因此，政府應(yīng)該加強(qiáng)文檔管理信息化的推進(jìn)。

2）檔案管理人員素養(yǎng)有待提高。在如今“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代快速發(fā)展的背景下，檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作是十分重要的。檔案管理者需要擁有較高的檔案管理知識(shí)基礎(chǔ)和操作基礎(chǔ)。作為非營利公務(wù)員，由于沒有獎(jiǎng)金激勵(lì)機(jī)制，有些檔案管理員的勞動(dòng)態(tài)度不符合有關(guān)部門的要求，它使檔案管理員的服務(wù)無法滿足檔案使用者，并影響檔案查詢的用戶的體驗(yàn)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)息息相關(guān)，促進(jìn)檔案管理人員素養(yǎng)的進(jìn)一步提高，以便為檔案使用者提供更好的服務(wù)。

3）企業(yè)對(duì)檔案管理不重視。在企業(yè)檔案管理過程中，經(jīng)營者傾向于集中于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，但卻很少關(guān)檔案管理的工作。企業(yè)把主要的資源和精力放在了產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售之中，使得企業(yè)檔案的信息化管理不足，缺乏必要的動(dòng)力，認(rèn)為單純地歸檔管理并不能為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。另外，企業(yè)需要承擔(dān)人工費(fèi)、軟件維護(hù)費(fèi)的更新和更新，所以這樣會(huì)讓企業(yè)認(rèn)為檔案管理為浪費(fèi)資源。企業(yè)只有在歸檔信息管理高度化的前提下，才能大幅度提升工作機(jī)構(gòu)日常運(yùn)行和管理效率。但有些企業(yè)對(duì)檔案管理十分不重視，對(duì)檔案管理人員的選擇和聘用也十分不重視，也沒有根據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)營選擇合適的存檔管理軟件，這使得企業(yè)檔案管理的發(fā)展水平較低，無法滿足檔案管理信息化的需求。這種做法將對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生不利影響，妨礙企業(yè)的日常運(yùn)作和經(jīng)營。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理工作問題

1）較為落后的培養(yǎng)模式。從“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理的問題來看，檔案管理員的研修模式比較落后。企業(yè)要從檔案管理者的質(zhì)變角度出發(fā)，順應(yīng)時(shí)代和步調(diào)的發(fā)展戰(zhàn)略，順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的主要發(fā)展趨勢(shì)的大數(shù)據(jù)的發(fā)展與應(yīng)用，檔案管理者需要正確分析數(shù)據(jù)管理信息，這需要邀請(qǐng)專家到公司進(jìn)行詳細(xì)的培訓(xùn)。但是，在企業(yè)培訓(xùn)的實(shí)際過程中，由于企業(yè)管理注意不夠，存檔管理人才的研修模式相對(duì)落后，其培訓(xùn)模式延續(xù)了傳統(tǒng)的授課模式。專家集中于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理教學(xué)的傳授，沒有詳細(xì)的說明檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，也無法解釋檔案管理工作的操作方法和原理，這使得員工無法真正領(lǐng)悟管理工作的具體內(nèi)容。而且，企業(yè)沒有為檔案管理者提供更多的執(zhí)行機(jī)會(huì)。只有實(shí)踐了管理信息系統(tǒng)，檔案管理員才可以掌握檔案管理的工作流程。缺少實(shí)踐機(jī)會(huì)也是造成檔案管理人才培訓(xùn)落后的原因之一。

2）思維化宣傳的欠缺。檔案管理工作雖然突破了時(shí)間與空間的限制，不過“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的新型檔案管理模式還位于初級(jí)發(fā)展階段，與具體的應(yīng)用和發(fā)展還有距離?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的要求，必須提高管理的質(zhì)量和效率。通過展示檔案管理工作所具有的操作空間和網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)，讓公眾了解“互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代”的巨大優(yōu)勢(shì)，提高公眾對(duì)檔案管理工作的關(guān)注。但是，在實(shí)際的文件管理過程中，宣傳部門對(duì)檔案管理的宣傳僅僅局限于單一的書面宣傳，多樣性不足，不足以吸引群眾，令檔案管理的思維宣傳工作無法落實(shí)到社會(huì)當(dāng)中，造成社會(huì)大眾的網(wǎng)絡(luò)意思與平臺(tái)意識(shí)無法提高，進(jìn)行使得互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化受到限制。

3）安全監(jiān)管的有待加強(qiáng)。除少數(shù)企業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)模式落后和對(duì)檔案管理思維缺乏適當(dāng)?shù)耐茝V外，相關(guān)部門還應(yīng)提高存檔管理流程的安全監(jiān)督。因?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代帶來的數(shù)字化事例信息管理模式有很多不確定性，基于該模式的情況管理信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)是來自于多個(gè)方向的，同時(shí)也存在由管理者操作失誤引起的文件損失，也有由網(wǎng)絡(luò)攻擊引起的文件受損等損失。歸檔、咨詢、修改文件和操作規(guī)范，特別是檔案管理過程的一些修改環(huán)節(jié)，需要依據(jù)要求進(jìn)行操作。操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失必須要相向關(guān)部門進(jìn)行報(bào)備。不過，由于一些安全監(jiān)督者的疏忽，會(huì)使檔案數(shù)據(jù)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊的幾率增加，妨礙檔案管理工作的進(jìn)行。

4 怎樣在“互聯(lián)網(wǎng)+”下進(jìn)行檔案管理工作

1）引入現(xiàn)代化檔案管理理念。在檔案管理中引入現(xiàn)代檔案管理概念是提高“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理的重要方法?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，帶來檔案管理的現(xiàn)代概念，最重要的是建立大的數(shù)據(jù)思考。檔案數(shù)據(jù)信息顯示出強(qiáng)勁的增長(zhǎng)趨勢(shì)，為了適應(yīng)這種增長(zhǎng)趨勢(shì)，企業(yè)必須引入現(xiàn)代檔案管理概念，然后進(jìn)行內(nèi)部檔案的綜合管理。例如，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案整理，建立網(wǎng)絡(luò)文件數(shù)據(jù)交換平臺(tái)。把與企業(yè)相關(guān)的生產(chǎn)、工作流程等檔案整理到網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)之上，這樣就會(huì)方便員工進(jìn)行檔案查詢。對(duì)于查詢方法，可以設(shè)置關(guān)鍵字查詢、作者名查詢、并可以通過發(fā)送日期查詢。因通過引入現(xiàn)代檔案管理概念，能夠提供對(duì)員工的思考和決策必要的支援，縮短過去信息檢索所花費(fèi)的時(shí)間，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。

2）加大網(wǎng)絡(luò)思維化的宣傳力度。另一個(gè)對(duì)策是加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的意識(shí)形態(tài)傳遞。檔案管理的傳統(tǒng)思維方法不能滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代給檔案管理帶來了新的管理模式。檔案管理今后的展開方向是以數(shù)字信息管理為主體，最大限度地利用互聯(lián)網(wǎng)的深度和寬度進(jìn)行檔案管理。不過，數(shù)字信息管理模式還處于幼年期，如果我們想在檔案管理上充分利用它，我們就必須加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的意識(shí)形態(tài)傳達(dá)。例如，通過加強(qiáng)歸檔管理網(wǎng)絡(luò)思考的宣傳，可以提高社會(huì)大眾網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，加強(qiáng)社會(huì)大眾對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的了解和使用具有強(qiáng)烈興趣。引導(dǎo)社會(huì)大眾了解檔案管理方式的變化，培養(yǎng)社會(huì)大眾的互聯(lián)網(wǎng)思維，增加他們使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案使用的意識(shí)，進(jìn)行才能夠展開更高效的檔案管理思維化工作。

3）建設(shè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。檔案管理必須與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接。因此，促進(jìn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)文件管理平臺(tái)建設(shè)是檔案管理工作的重要一步。首先，根據(jù)相關(guān)部門的開發(fā)計(jì)劃，加強(qiáng)檔案管理軟件的研究開發(fā)，開發(fā)出可以能夠滿足多方面的特定要求的檔案管理平臺(tái)與軟件。其次，為了滿足多種類型的歸檔管理的特定要求。為了確保不同平臺(tái)管理軟件在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上使用，需要開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件。例如，在保證檔案管理的安全性的前提下，相關(guān)的部門可以為公共建立開放的文件管理平臺(tái)，讓社會(huì)大眾都可以自主進(jìn)行檔案的查閱，使得社會(huì)大眾切身的感受到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的便利。

檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代擁有了前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，雖然有一些問題發(fā)生檔案管理工作之中但是隨著相關(guān)人才的培育和平臺(tái)的搭建，檔案管理工作一定會(huì)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代得到更充分的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]孫曉帆.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理模式變化探析[J].城建檔案，2019（05）：70-71.

[2]涂愛愛.互聯(lián)網(wǎng)下對(duì)高校學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].國際公關(guān)，2019（04）：140.

[3]杜楊，陳康.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院檔案管理方式革新思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（11）：178-179.