淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

孫艷霞

摘 要：在事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作是非常重要一部分。在新形勢下，對檔案管理工作要求是越來越高，為了更好的促進事業(yè)單位的發(fā)展，需要對檔案管理工作進行規(guī)范化管理。本文主要對新形勢下檔案管理工作存在的不足和檔案管理工作規(guī)范化的策略進行了闡述，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;問題;規(guī)范化

1 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的重要意義

在事業(yè)單位發(fā)展中，會產(chǎn)生各類信息和資源，為了更好對單位內(nèi)部信息進行利用，需要加強事業(yè)單位的檔案管理工作。通過檔案管理工作，可以為企業(yè)的單位管理和決策提供相關(guān)的參考依據(jù)。

尤其是在知識經(jīng)濟時代，對信息處理及資源利用，逐漸成為衡量單位發(fā)展效率的關(guān)鍵因素，這同時也對檔案管理提出了更高的要求。實際上管理工作雖然服務(wù)主體是單位，并且運行階段也處于單位內(nèi)部環(huán)境下，但是工作也應當與時俱進地進行創(chuàng)新及優(yōu)化調(diào)整，這樣才能為單位運行能效的提升提供基礎(chǔ)保障，因此，在信息化趨勢不斷蔓延的當今社會，檔案管理工作也應當融入信息技術(shù)，只有促使檔案管理的技術(shù)水準不斷提升，才能滿足單位實際需求。除此之外，提高檔案管理的規(guī)范化水平，還能夠?qū)崿F(xiàn)對單位管理要點的精準把控，這樣單位在對信息進行查找時也能更加迅速，相對的，在檔案管理階段，通過對單位運行中產(chǎn)生的信息進行深挖，也能促使檔案管理能效作用不斷提升。

2 新形勢下檔案管理工作存在的不足

2.1 檔案管理受重視度低

從各行業(yè)長期發(fā)展的歷程中可以看出，大部分企業(yè)領(lǐng)導對檔案管理方面更加注重硬件設(shè)備的更新、管理人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平，但是對檔案規(guī)范化管理尚未重視。這一狀況導致整個管理體制存在重大問題，不能順利實現(xiàn)檔案管理目標，也對管理效率的提升產(chǎn)生了阻礙作用。

2.2 檔案管理信息化程度不夠

新形勢下，要求企事業(yè)單位在開展檔案管理工作過程中，將信息化技術(shù)完全融入其中，但是現(xiàn)階段檔案管理工作信息化建設(shè)還遠遠不足，檔案在收集整理過程中很容易丟失，沒有將現(xiàn)代信息化的電子技術(shù)、儲存技術(shù)融入到檔案管理當中。對于已經(jīng)構(gòu)建了初步的信息化管理系統(tǒng)的企事業(yè)單位來說，內(nèi)部檔案管理工作還僅僅停留在利用電子計算機記錄檔案信息、審核檔案資料環(huán)節(jié)，還沒有構(gòu)建完善專門的檔案資料管理數(shù)據(jù)庫，也沒有充分利用專業(yè)檔案管理軟件對所有的檔案資料進行有效的整理分類，更沒有構(gòu)建信息化的查詢系統(tǒng)。在檔案信息查閱過程中依然沿用人工查詢模式，這種模式工作量大，效率低下，工作時間長，使得檔案管理工作效率難以提升。檔案管理信息化程度不夠，是影響檔案管理工作規(guī)范化的主要原因。

3 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的策略

3.1 加強對檔案管理的重視

加強對檔案管理的重視是新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的新方法之一。因此，應加強企事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理的重視程度，讓他們充分意識到檔案管理規(guī)范化的重要性，并配置完善、合理的檔案規(guī)范化管理設(shè)施，從而推動企事業(yè)單位的深入發(fā)展，使企事業(yè)單位能夠在激烈的市場競爭中繼續(xù)保持住競爭優(yōu)勢。

3.2 持續(xù)完善檔案管理工作制度，使日常檔案管理工作有章可依

隨著社會的不斷發(fā)展，人們越來越意識到檔案管理工作的重要性，為了實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，檔案管理部門首先要重視檔案管理工作制度的建立，確保檔案管理工作可以有章可循。值得注意的是，在制定檔案管理工作制度時，應重點關(guān)注以下幾個方面：一是要緊密結(jié)合單位的實際，確保檔案管理制度的可操作性。二是要確保檔案管理制度的全面性，既要涉及工作人員的分配，又要提出對檔案管理工作的要求，還要涉及到一定工作獎罰制度等等。

3.3 提高信息化建設(shè)水平

隨著科技進步，當下各大行業(yè)的工作已經(jīng)大體實現(xiàn)了信息化建設(shè)，為了保證檔案管理工作的與時俱進，必須加強檔案管理的信息化建設(shè)，這是保證管理效率的關(guān)鍵。相關(guān)要求分析如下：檔案管理工作期間，相關(guān)作業(yè)人員必須充分了解檔案管理軟件的使用方法和最新技術(shù)要求，并結(jié)合單位工作范疇進行軟件的正確操作。傳統(tǒng)檔案管理工作中，大部分人員是采用人工記錄的方法進行處理，經(jīng)常發(fā)生記錄時間長、內(nèi)容混亂、字跡模糊的問題，降低了檔案管理的精確性。信息化體制下，檔案管理可借助計算機實現(xiàn)效率提升、精度提升，并有助于重要資料的長期保存。同時可根據(jù)單位需求隨時進行相關(guān)信息的查找，短期內(nèi)鎖住檔案存儲位置，降低檔案管理人員的工作量。

3.4 重視培養(yǎng)和提高檔案管理人員的專業(yè)水平

為了確保新形勢下檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，其從業(yè)人員必須具備相應的專業(yè)素質(zhì)，切實擔負起管理職責，這樣一來就要求相關(guān)人員的能力水平與崗位要求高度匹配，才能確保工作任務(wù)圓滿完成。關(guān)于提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平可以從以下幾個方面入手，一是改變對傳統(tǒng)檔案管理相關(guān)工作方面的認識，重視相關(guān)人員聘用資質(zhì)的考察和把關(guān)，以保證所招聘人員的素質(zhì)能夠滿足當前檔案管理工作的需要;相關(guān)素質(zhì)主要包括其對當前檔案管理工作重要性的認知程度，是否充分了解并切實把握當前先進的檔案管理模式，是否具備相關(guān)工作經(jīng)驗，是否經(jīng)歷過相關(guān)培訓等等。二是重視對相關(guān)從業(yè)人員的再教育再培訓，因為隨著科技的進步，檔案管理工作的模式和方法都已經(jīng)發(fā)生了很大改變，只有重視從業(yè)人員的教育培訓，才能確保其及時了解和掌握先進的檔案管理技術(shù)和管理方法，做到與時俱進，不斷提高檔案管理工作水平，確保檔案管理工作的規(guī)范化。

4 總結(jié)

在事業(yè)單位發(fā)展中，通過對檔案進行規(guī)范化管理，可以更好的提高檔案管理的工作效率，促進事業(yè)的健康發(fā)展。在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理還存在一些問題，需要對存在的問題進行合理分析，然后制定相關(guān)的改善措施，從而更好的對檔案管理工作進行規(guī)范化管理。

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