關(guān)于欠發(fā)達(dá)地區(qū)智慧檔案館建設(shè)的思考

李靜萍

摘 要：智慧檔案館的建設(shè)理念沖擊著欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館的發(fā)展方向。本文通過分析欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館管理現(xiàn)狀，探索未來(lái)檔案館的建設(shè)思路和對(duì)策。通過加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的頂層框架及推出智慧檔案館試點(diǎn)等措施，為將來(lái)智慧檔案館的全面推行奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館;欠發(fā)達(dá)地區(qū);信息化

當(dāng)我們還在為數(shù)字檔案館的建設(shè)埋頭苦干的時(shí)候，智慧檔案館已悄然闖入了我們的視野，他帶給了我們更多遐想與思考：檔案管理因?yàn)楦兄夹g(shù)的加入發(fā)生了革命性變革，通過各種采集終端和各類有線、無(wú)線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷介入，實(shí)現(xiàn)了物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)，從而可以隨時(shí)隨地采集環(huán)境信息和物體動(dòng)態(tài)信息，并對(duì)信息加以分析、提煉、反饋和隨時(shí)隨地的提供智能服務(wù)。這給檔案管理和建設(shè)提出了一個(gè)更高的要求。對(duì)于欠發(fā)達(dá)地區(qū)的我們，經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的相對(duì)薄弱是不容忽視的，要如何把檔案館建設(shè)成為充滿智慧的，為大眾更好服務(wù)的檔案館，是值得我們思考和探索的新課題。

1 通過了解“數(shù)字檔案館”來(lái)認(rèn)識(shí)“智慧檔案館”

“數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體”?？梢?，數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用是數(shù)字檔案館的核心。傳統(tǒng)檔案信息及檔案目錄信息通過運(yùn)用數(shù)字技術(shù)處理和存儲(chǔ)，再通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢和傳播是數(shù)字檔案館的運(yùn)轉(zhuǎn)模式。數(shù)字檔案館解決了傳統(tǒng)檔案載體數(shù)量大、不易保管和利用范圍受限等問題，使檔案信息脫離了原有的傳統(tǒng)載體的束縛，以數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ)、傳播和提供利用，從而給檔案工作帶來(lái)了革命性變革。然而，數(shù)字檔案館主要是依托數(shù)字技術(shù)管理檔案“信息”的，而并沒有在管理檔案的實(shí)體方面有實(shí)質(zhì)性突破，不具備全方位的智能管理與提供服務(wù)的能力。用發(fā)展的眼光看，數(shù)字檔案館在信息管理，信息服務(wù)和信息安全等方面均存在不同程度的薄弱環(huán)節(jié)。

“自2008年11月IBM公司正式提出“智慧地球”的理念，2009年1月“智慧地球”成為國(guó)家戰(zhàn)略的一部分。2010年IBM正式提出了“智慧的城市”宏偉愿景。在這樣的大背景下，智慧檔案館進(jìn)入大眾視野。智慧檔案館旨在通過利用云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)，大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)，并在信息技術(shù)大融合的前提下，形成一體化智能檔案管理形態(tài)。所以說智慧檔案館的建設(shè)，要在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，并充分運(yùn)用各類技術(shù)手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理與挖掘，通過信息技術(shù)大融合最終將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。智慧檔案館解決了數(shù)字檔案館在信息管理、信息服務(wù)和信息安全等方面的不足，更全面優(yōu)質(zhì)地為社會(huì)服務(wù)，這是智慧城市的要求，也是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 欠發(fā)達(dá)地區(qū)智慧檔案館管理現(xiàn)狀

1）智慧檔案館的建設(shè)與發(fā)展受環(huán)境因素制約。智慧檔案館依托于智慧城市，是整個(gè)智慧城市建設(shè)的一個(gè)子項(xiàng)，智慧城市的建設(shè)，會(huì)帶動(dòng)和推動(dòng)智慧檔案館建設(shè)的步伐。欠發(fā)達(dá)地區(qū)由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)支持的相對(duì)薄弱，智慧城市的建設(shè)相對(duì)滯后，從而使智慧檔案館的建設(shè)也缺少了一個(gè)有利的依托條件。

2）信息化基礎(chǔ)建設(shè)不完備。檔案的信息化建設(shè)沒有達(dá)到一定水平，就談不上智慧檔案館建設(shè)。在欠發(fā)達(dá)地區(qū)，信息化建設(shè)滯后，發(fā)展不平衡尤為突出。由于資金短缺，人力、財(cái)力、物力的配備用于檔案信息化建設(shè)不足，使檔案設(shè)施的配備過少或設(shè)備的配置較低，檔案軟件開發(fā)不夠，檔案人員配備及持續(xù)性培養(yǎng)不及時(shí)等等，這些因素都制約著檔案信息化發(fā)展的步伐。再加之這些地區(qū)本身檔案管理基礎(chǔ)的相對(duì)薄弱，由于資金和技術(shù)支持的長(zhǎng)期不足，大量的紙質(zhì)檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理，這些現(xiàn)實(shí)的檔案管理狀況，都是檔案信息化建設(shè)中不容忽視的問題。

3）缺乏統(tǒng)一規(guī)劃及相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。由于基礎(chǔ)不同，起步不一，目前各檔案館在檔案信息化建設(shè)過程中，本著“各取所需”的原則，在管理方式和軟件配置和選擇上只考慮自身因素，在信息化建設(shè)過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就會(huì)使將來(lái)檔案部門與外部社會(huì)部門在信息的互聯(lián)互通、協(xié)同應(yīng)用和交互服務(wù)中產(chǎn)生新的問題。

4）檔案意識(shí)落后，檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位。在欠發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案意識(shí)往往還停留在檔案員就是“保管員”，“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，認(rèn)識(shí)不到檔案的潛在價(jià)值，忽略了當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)對(duì)信息資源的利用以及運(yùn)用強(qiáng)大的信息資源打造企業(yè)軟實(shí)力，忽視檔案工作存在的同時(shí)，更談不上重視檔案信息化建設(shè)。

3 欠發(fā)達(dá)地區(qū)建設(shè)和發(fā)展智慧檔案館的思路及對(duì)策

1）夯實(shí)基礎(chǔ)，厚積而薄發(fā)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)。有專家說：“智慧檔案館就是數(shù)字檔案館+物聯(lián)網(wǎng)+云計(jì)算+大數(shù)據(jù)+……，”由此可見，智慧檔案館的建設(shè)是以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)的，智慧檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結(jié)果。欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館首先要加強(qiáng)檔案館的數(shù)字化建設(shè)，利用數(shù)字技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理，通過檔案設(shè)備及軟件的不斷提升，減少紙質(zhì)檔案的利用，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理。在建設(shè)中要將著力點(diǎn)重點(diǎn)放在社會(huì)各主體、各類型的檔案資源共享與遠(yuǎn)程利用等方面，以便為將來(lái)向智慧檔案館的過度奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2）頂層設(shè)計(jì)的科學(xué)性，合理性，是推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)與發(fā)展的前提。在頂層設(shè)計(jì)中，我們應(yīng)該關(guān)注以下四個(gè)方面：綜合應(yīng)用體系、政策法規(guī)、資源保障和安全保障體系。綜合應(yīng)用體系明確了智慧檔案館系統(tǒng)管理的方向，即在前期如何做好檔案的硬件設(shè)計(jì)及相關(guān)信息技術(shù)工作等。在檔案館日常管理中如何進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，如何與外部社會(huì)部門信息的互聯(lián)互通、協(xié)同應(yīng)用和交互服務(wù)等;政策法規(guī)是保障智慧檔案館建設(shè)的技術(shù)規(guī)范，科學(xué)合理的制定可為智慧檔案館的建設(shè)、運(yùn)行、管理和服務(wù)保駕護(hù)航;資源保障明確的提出智慧檔案館在建設(shè)和運(yùn)行中所必須的設(shè)備、人才和技術(shù)，這也是智慧檔案館建設(shè)的基本要求;安全保障是智慧檔案館在建設(shè)和發(fā)展中為信息安全應(yīng)做的保障措施。包括安全規(guī)范及各種安全措施?？茖W(xué)而合理的頂層設(shè)計(jì)為檔案館的智慧化提供科學(xué)合理的框架模式，是加快智慧檔案館的建設(shè)和健康發(fā)展的前提。

3）突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，加強(qiáng)互聯(lián)。在智慧檔案館建設(shè)當(dāng)中，由于欠發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案館建設(shè)基礎(chǔ)和水平存在較大差異，地區(qū)需求和條件也不盡相同，所以應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)、城市運(yùn)行、社會(huì)管理、公共服務(wù)等重點(diǎn)領(lǐng)域，結(jié)合企業(yè)及社會(huì)各行業(yè)的重點(diǎn)發(fā)展方向，給予經(jīng)濟(jì)及技術(shù)各方面的支持。先著重在檔案管理基礎(chǔ)較好的檔案館推進(jìn)智慧檔案館的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)部的智慧管理和智慧服務(wù)，建立起先行試點(diǎn)，提煉總結(jié)，不斷對(duì)智慧檔案館的建設(shè)加以完善。

4）提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)人員素質(zhì)。檔案意識(shí)的提高，已從要如何重視檔案，上升到如何深度利用檔案。巨大的信息量給我們帶來(lái)的潛在的社會(huì)價(jià)值已不容忽視，它是一個(gè)企業(yè)乃至一個(gè)城市的軟實(shí)力，這就給檔案管理提出了更高要求。檔案信息化建設(shè)離不開檔案工作人員，新技術(shù)，新理念，新思路的不斷注入，要求檔案工作者扭轉(zhuǎn)過去片面的認(rèn)識(shí)，打破陳舊落后的觀念，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)、軟件應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

總之，欠發(fā)達(dá)地區(qū)的智慧檔案館建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程。面對(duì)缺乏資金和技術(shù)的支持的現(xiàn)實(shí)狀況，更要在建設(shè)過程中走好每一步，穩(wěn)扎穩(wěn)打，夯實(shí)基礎(chǔ)，做好建設(shè)智慧檔案館的基礎(chǔ)工作，才能為將來(lái)智慧檔案館的健康發(fā)展提供保障。

參與文獻(xiàn)

[1]楊來(lái)青，徐明君.檔案館未來(lái)發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國(guó)檔案，2013（2）68-70.

[2]魯冰瑩.聚集“智慧檔案”建設(shè)的前瞻構(gòu)想[J].浙江檔案，2014（3）14-17.