影響檔案管理模式選擇的因素研究

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理作為一個(gè)單位軟實(shí)力的體現(xiàn)逐漸受到重視;其中影響檔案管理模式選擇的因素受到極大的關(guān)注。本文從內(nèi)部因素和外部因素兩方面因素入手分析其對(duì)檔案管理模式選擇的影響，力求為同行提供一些有益參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式選擇;內(nèi)部文化;信息技術(shù)

1 緒論

在單位自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力不斷增強(qiáng)、規(guī)模不斷擴(kuò)大的過程中，內(nèi)部管理能力會(huì)成為制約單位進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸，尤其是檔案管理能力;檔案作為單位的一項(xiàng)寶貴的資產(chǎn)，是依附于單位的各項(xiàng)活動(dòng)而產(chǎn)生，保障著單位的合法利益。檔案更是一種監(jiān)督單位某些市場(chǎng)運(yùn)作的手段，是單位文化的建設(shè)一個(gè)重要內(nèi)容。目前存在多種檔案管理模式，但是不同的單位會(huì)選擇不同的管理模式。因此，為進(jìn)一步提高單位的檔案管理水平，對(duì)影響檔案模式選擇的因素進(jìn)行研究具有較大的現(xiàn)實(shí)意義。

2 內(nèi)部因素對(duì)檔案管理模式選擇的影響

單位檔案管理更多的是單位自主選擇的一種行為;因此單位自身發(fā)展的需要就夠成了單位構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)生動(dòng)力，因此本單位所選擇的檔案管理模式必然是符合現(xiàn)階段單位發(fā)展需要的。

2.1 合適的檔案管理模式能夠更好為單位發(fā)展提供重要信息

單位檔案中記載著單位從產(chǎn)生到發(fā)展過程中的所有重要信息，是所有單位信息的重要來源，能夠?yàn)閱挝坏墓芾碚摺⑿聠T工等提供一個(gè)較為全面的、準(zhǔn)確的信息，從而使得這些人能夠正確理解單位的相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作與計(jì)劃實(shí)施。另一方面，為新進(jìn)職員能夠較為快速的融入單位，較快的適應(yīng)單位工作提供一個(gè)信息渠道，從而能夠節(jié)省一部分新員工適應(yīng)成本。檔案反映了單位真實(shí)的發(fā)展歷程，因此能夠?yàn)閱挝滑F(xiàn)階段的戰(zhàn)略決策給出相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)借鑒，從而促進(jìn)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

單位檔案是單位內(nèi)部最具價(jià)值、信賴度最高以及最真實(shí)的原始數(shù)據(jù)，是單位無形資產(chǎn)的重要組成部分，其單位發(fā)展的立根之基。一個(gè)單位要長久發(fā)展，它的檔案管理模式就必然要跟上發(fā)展節(jié)奏，滿足單位發(fā)展需求，否則將會(huì)對(duì)單位的發(fā)展造成負(fù)面的影響。

2.2 合適的檔案管理模式能夠更好的建設(shè)單位內(nèi)部文化

每個(gè)單位在發(fā)展過程中都會(huì)形成自己的風(fēng)格，在內(nèi)部都有自己推崇、宣傳的單位內(nèi)部文化;一些優(yōu)秀的單位塑造一個(gè)積極向上的單位內(nèi)部文化，為員工的工作注入精神動(dòng)力，在內(nèi)部形成強(qiáng)大的精神向心力，進(jìn)而推動(dòng)了單位發(fā)展。而單位內(nèi)部文化的建設(shè)必然是立足于單位的發(fā)展特點(diǎn)與需求，此時(shí)，檔案就成為了解單位內(nèi)部文化形成與特點(diǎn)的最佳渠道，同時(shí)檔案所提供的最真實(shí)、最全面的信息將會(huì)成為單位內(nèi)部文化建設(shè)的根基;“唯有源頭活水來”，即單位內(nèi)部文化進(jìn)一步的建設(shè)也必然是以檔案為基礎(chǔ)，否則單位內(nèi)部文化的建設(shè)就是無源之水，必將脫離單位發(fā)展實(shí)際需求，由此而來的單位文化必然不能很好的服務(wù)于單位發(fā)展。

恰當(dāng)?shù)臋n案管理模式能夠?yàn)閱挝惶峁┧枰男畔?，能夠?qū)⑿畔⒁院侠淼姆绞絻?chǔ)存，便于單位使用，更好的為單位發(fā)展服務(wù)。

2.3 合適的檔案管理模式可以增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力

單位的檔案數(shù)量往往是十分巨大的，整理、存儲(chǔ)這些信息資料所需花費(fèi)的成本就非常高;因此如何經(jīng)濟(jì)、合理地管理這些檔案就顯得十分重要;另一方面來說，存儲(chǔ)、管理這些檔案資料是為了單位自身發(fā)展，因此如何管理這些信息，從而使這些檔案信息能夠以最小的成本發(fā)揮最大的效用就顯得十分重要。

檔案管理作為重要的內(nèi)部管理活動(dòng)，會(huì)影響單位的整體效益;一個(gè)單位發(fā)展到后期，一個(gè)重要且數(shù)額巨大的指出是管理費(fèi)用，很多公司，尤其是大公司，他們的管理費(fèi)用支出給單位發(fā)展帶來了較大的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)，減弱了單位整體的競(jìng)爭(zhēng)力;因此合適的檔案管理模式能夠減少單位內(nèi)部的管理費(fèi)用，增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力，有助于單位發(fā)展。

3 外部因素對(duì)檔案管理模式選擇的影響

單位作為一個(gè)市場(chǎng)參與者，除了受自身發(fā)展的影響之外，還會(huì)受到政府、市場(chǎng)等外部因素的影響;因此單位檔案管理模式的選擇除了要滿足自身發(fā)展需要之外，往往還受到外部條件的影響;其中最主要的是規(guī)章制度和信息技術(shù)的進(jìn)步。

3.1 規(guī)章制度規(guī)定

很多國家在單位檔案管理上都會(huì)給予相應(yīng)的指導(dǎo)，在我國，近年來政府對(duì)單位檔案的管理越來越重視，國家檔案局近些年已經(jīng)陸續(xù)發(fā)布了多個(gè)單位檔案工作規(guī)范;這些規(guī)范涉及單位檔案工作原則、組織和制度方法要求，給出了多方面的指導(dǎo)與建議參考，提供了比較系統(tǒng)的指導(dǎo);有些規(guī)范還細(xì)化了對(duì)單位在經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的各類文件的劃分與管理方式，為單位選擇合適的檔案管理模式提供了專業(yè)性的指導(dǎo)。

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的管理活動(dòng)，很多時(shí)候單位在剛開始進(jìn)行檔案管理時(shí)會(huì)參考國家檔案局的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)而選擇相應(yīng)的管理模式。同時(shí)，一些行業(yè)協(xié)會(huì)也會(huì)就單位的檔案管理模式給出專業(yè)指導(dǎo)意見，而這些指導(dǎo)意見往往也表現(xiàn)為規(guī)章、協(xié)會(huì)制度的形式;同時(shí)，各級(jí)檔案管理部門也會(huì)對(duì)單位的檔案管理工作提出相應(yīng)的要求。因此，一個(gè)市場(chǎng)范圍內(nèi)，單位的檔案管理模式會(huì)受到規(guī)章制度的影響。

3.2 信息技術(shù)進(jìn)步

近些，信息技術(shù)的快速發(fā)展，給檔案管理模式帶來較大的變革，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。大數(shù)據(jù)時(shí)代意味著單位將面臨的巨量的檔案信息;檔案信息的數(shù)量和種類將是過去無法比擬的規(guī)模，對(duì)檔案管理方法提出了更高的要求，要求單位要應(yīng)技術(shù)、時(shí)代要求而改變管理模式。

傳統(tǒng)的思維方式被顛覆，大數(shù)據(jù)背景下的“全數(shù)據(jù)”概念使得檔案來源渠道更加廣泛，一切信息皆可歸檔，大大擴(kuò)寬了檔案資源的收集范圍，有利于保存各種類型的檔案資源，保證“檔案全數(shù)據(jù)”的完整。同時(shí)，檔案管理工作流程也要做出相應(yīng)的改變，對(duì)檔案管理能力的要求更高，更加注重對(duì)檔案信息的挖掘，強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)效益的創(chuàng)造。

在這個(gè)大背景下，對(duì)單位檔案管理的要求就提出了更高的要求，因此也要求單位對(duì)原有的檔案管理模式做出改變，以適應(yīng)市場(chǎng)和時(shí)代的發(fā)展要求。

4 結(jié)論與建議

一個(gè)單位的檔案管理模式的選擇會(huì)受到內(nèi)部和外部因素的影響;在內(nèi)部，單位自身發(fā)展是單位進(jìn)行檔案管理模式選擇的原動(dòng)力;而在外部因素中，規(guī)章制度的引導(dǎo)與信息技術(shù)的發(fā)展都會(huì)對(duì)單位檔案管理模式的選擇產(chǎn)生較大的影響。因此，單位在進(jìn)行檔案管理模式的選擇時(shí)，應(yīng)結(jié)合單位發(fā)展需求和實(shí)際的市場(chǎng)要求和信息技術(shù)水平，綜合考量，進(jìn)而選出最適合的檔案管理模式，更好的服務(wù)于單位的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

田麗娟（1987-），女，本科，2013.1畢業(yè)于山西財(cái)經(jīng)大學(xué)，助理館員。