網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善檔案管理編目工作

燕翔

摘 要：當(dāng)今，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷進(jìn)步與發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)走入大眾的身邊，影響著身邊每一個(gè)人，成為不可或缺的一部分。在我國(guó)，檔案的管理工作是一個(gè)重要且又復(fù)雜的工作程序。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該充分的融入，變?yōu)橄鄳?yīng)的工作方式。檔案管理的工作中，編目管理是較為核心的工作，應(yīng)把網(wǎng)絡(luò)與編目工作相結(jié)合找出可以提高效率的工作方式，從而大大縮短編目所需要的時(shí)間。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;檔案編目;管理

檔案的編目工作是有著較為復(fù)雜的工作性質(zhì)，同時(shí)它也是非常重要的工作內(nèi)容。在網(wǎng)絡(luò)信息不發(fā)達(dá)的時(shí)候，往往采用人工的方式去進(jìn)行編目和整理，大大增加了失誤率，工作的效率也并不高。由于檔案的編目管理事關(guān)重大，應(yīng)按著規(guī)則進(jìn)行相應(yīng)的整理保證檔案的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)高精準(zhǔn)化的目標(biāo)。又因?yàn)闄n案整理的工作比較特殊，所以應(yīng)該加大審查力度，保證萬(wàn)無(wú)一失。在飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，引用和融入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是一種時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠大大加快檔案整理的工作效率，減少一定的工作量，還可以大大提高精準(zhǔn)度，比起人工的工作方式，這種方式更具有優(yōu)勢(shì)。

1 網(wǎng)絡(luò)信息化高速發(fā)展時(shí)代的檔案管理工作

1.1 事業(yè)單位檔案管理的重大作用

檔案管理工作是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，它影響著事業(yè)單位每一項(xiàng)工作的開(kāi)展，做好檔案的整理工作就是為其他工作的開(kāi)展奠定了良好的基礎(chǔ)，當(dāng)然還要保證檔案各項(xiàng)內(nèi)容的準(zhǔn)確度，技術(shù)也隨著時(shí)代的潮流在不斷更新，還要在原有的基礎(chǔ)上，對(duì)管理方式和手段進(jìn)行創(chuàng)新，必須要有先進(jìn)的思想觀念，才能夠獲得更好的發(fā)展。在新媒體時(shí)代的發(fā)展下，大多數(shù)職業(yè)都發(fā)生了巨大的改變，如果不去尋求創(chuàng)新的道路，那么將會(huì)在發(fā)展的過(guò)程中受到阻礙，就失去了更好的前景，所以必須要積極創(chuàng)新，改變?cè)械膫鹘y(tǒng)觀念，獲得更好的發(fā)展，針對(duì)一些事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)對(duì)思想觀念的培訓(xùn)，樹(shù)立正確的思想價(jià)值觀，主動(dòng)去探索更好的管理方式，還要注重網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的培養(yǎng)，達(dá)到更好的發(fā)展，所以對(duì)于一些事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，必須要注重職工的技術(shù)以及能力的培養(yǎng)，學(xué)習(xí)更好的思想觀念，注重引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升自身的能力以及單位的工作人員的能力，提高檔案管理的工作效率[1]。

1.2 積極創(chuàng)新管理理念

在新時(shí)代的背景下，事業(yè)單位發(fā)展的非常迅速，但此時(shí)此刻發(fā)展的過(guò)程中關(guān)于檔案資料的數(shù)量和種類(lèi)也趨向多樣化的方向發(fā)展著，如果不在檔案管理的方式中去創(chuàng)新探索新的工作方式以及管理理念，那么就無(wú)法適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代的變化，只有先進(jìn)的理念，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，才能夠提高檔案管理水平。一般檔案都會(huì)被儲(chǔ)存在一個(gè)較為安全的地方，但是由于具有特殊性，如果保存不當(dāng)容易發(fā)生潮濕蟲(chóng)蛀或者遺失的問(wèn)題，導(dǎo)致各單位事業(yè)的檔案丟失或缺損，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的背景下，用先進(jìn)的管理技術(shù)，采用信息化的技術(shù)進(jìn)行檔案的編目和理運(yùn)用技術(shù)，實(shí)現(xiàn)將信息以及各方面進(jìn)行儲(chǔ)存和保管，還可以保存在云空間設(shè)備里避免丟失，可以留備用[2]。還可以運(yùn)用檢索和調(diào)用的優(yōu)勢(shì)，對(duì)參保人員的信息進(jìn)行查詢，主要可以采用，信息化運(yùn)用電子設(shè)備將人名及其個(gè)人信息輸入后進(jìn)行搜索，就可以找到對(duì)應(yīng)的參保人員，還能夠避免多次的摩擦對(duì)檔案資料造成損壞。在過(guò)去主要運(yùn)用人工進(jìn)行減速需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還有可對(duì)檔案資料造成損壞，導(dǎo)致檔案信息的損壞和遺失。如此可見(jiàn)，運(yùn)用檔案檢索和調(diào)用的優(yōu)勢(shì)非常大。

2 在檔案管理工作所存在的漏洞

2.1 沒(méi)有相關(guān)的完善的工作體系

編目的工作人員由于工作較少而且沒(méi)有特別復(fù)雜的事務(wù)，也不需要再進(jìn)行工作體系上的分管和支配，只需要由相關(guān)的部門(mén)完成部署就可以。所以，在對(duì)檔案管理部門(mén)工作體系的設(shè)置上，檔案部門(mén)統(tǒng)一對(duì)檔案存儲(chǔ)管理工作進(jìn)行設(shè)置，避免出現(xiàn)不必要的分支和解釋?zhuān)S著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，單位會(huì)舉辦各種各樣的活動(dòng)，就會(huì)生成許多的資料和筆記，需要記錄在網(wǎng)絡(luò)信息化以后，一天出現(xiàn)幾份甚至幾十份的資料，這事就需要依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，來(lái)進(jìn)行檔案的編目。這就解決了通過(guò)人工來(lái)進(jìn)行編目，不但十分復(fù)雜，而且效率十分低，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，就切實(shí)的解決了這個(gè)問(wèn)題[3]。

2.2 編目工作的安排重視程度低

在我國(guó)事業(yè)發(fā)展的初期，檔案編目工作發(fā)展緩慢，雖然各項(xiàng)事業(yè)工作開(kāi)展的都十分順利，但是產(chǎn)生的資料較少，而時(shí)間卻相對(duì)比較充分，會(huì)出現(xiàn)很多的空窗期，沒(méi)有太多的檔案和資料產(chǎn)生，就會(huì)使編目部門(mén)較為松散，缺乏對(duì)工作的態(tài)度的認(rèn)真核對(duì)和編目工作的重視度。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，事業(yè)也不斷在發(fā)展，工程開(kāi)展的非常頻繁，產(chǎn)生的信息也非?？欤赃@就需要檔案部門(mén)重視起來(lái)，針對(duì)所產(chǎn)生的資料和記錄快速整理，而工作人員重視程度不高導(dǎo)致檔案管理與預(yù)期目標(biāo)相差很多。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，科技設(shè)備應(yīng)在各項(xiàng)工作中，但是檔案整理的工作中仍然存在著許多問(wèn)題，比如檔案沒(méi)有準(zhǔn)確的編號(hào)，從而導(dǎo)致編目工作不準(zhǔn)確，這些問(wèn)題都大大阻礙了工作的正常進(jìn)行，導(dǎo)致后期的編目管理工作出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，當(dāng)然，還有許多部門(mén)和事業(yè)單位也已經(jīng)有完善的制度內(nèi)容，但制度體系還相對(duì)不那么完善，制度的內(nèi)容也沒(méi)有確切的了解，很多時(shí)候并不會(huì)真正的理解條例的內(nèi)容，導(dǎo)致執(zhí)行力較低，實(shí)效性一直比較低。

2.3 檔案管理查詢執(zhí)行力較低

在信息時(shí)代的沖擊下，要緊跟時(shí)代的潮流，雖然說(shuō)在檔案管理工作中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)是家常便飯，但是很多事業(yè)單位都忽略對(duì)檢索和查詢技術(shù)的高要求高標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致查詢工作始終存在的問(wèn)題，因?yàn)檩^多的事業(yè)單位都將更多的設(shè)備和資金都投入到了檔案的管理審核中。雖然說(shuō)編目工作的順利開(kāi)展是為了更好的進(jìn)行檢索和編目工作，但是如果盲目的提高編目工作，就會(huì)使其失去原來(lái)的價(jià)值，只有高效的編目工作配合著查詢技術(shù)和編目技術(shù)的才能更好的促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行[3]。

3 要積極完善檔案管理編目工作

3.1 加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理編目工作人才

我國(guó)的檔案管理編目工作還處于起步階段，相對(duì)于那些科技較為發(fā)達(dá)的國(guó)家來(lái)說(shuō)，還存在著許多不足，所以要鼓勵(lì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研究者要注重檔案管理工作，使其發(fā)揮出最大價(jià)值，提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的價(jià)值，要對(duì)研發(fā)出更多實(shí)用性更高，操作性更強(qiáng)的技術(shù)手段的工作者給予獎(jiǎng)勵(lì)，宣揚(yáng)探索創(chuàng)新精神，挖掘出更有價(jià)值的技術(shù)，同時(shí)，針對(duì)各大事業(yè)單位而言，要加強(qiáng)對(duì)員工綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，使他們樹(shù)立正確的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)手段的意識(shí)，不斷提高自身能力，追求更高的目標(biāo)，同時(shí)也要不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，主要包括計(jì)算機(jī)使用水平等，加強(qiáng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息以及答案信息的歸納總結(jié)能力。這是應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的潮流，提升自我水平，提高檔案管理編目能力的重要突破口。

3.2 創(chuàng)新管理模式

面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位就必須要制定一套科學(xué)高效的檔案管理編目條例，首先就要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)較為科學(xué)的檔案管理模式，在當(dāng)下，如果要實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的高目標(biāo)，就必須要有運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，敢于在現(xiàn)有的管理模式中進(jìn)行創(chuàng)新，去探索新的管理模式，發(fā)現(xiàn)新的管理手段去完善相關(guān)的制度條例，建立科學(xué)的工作制度，在進(jìn)行引進(jìn)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)時(shí)，嚴(yán)格按照基本操作規(guī)范進(jìn)行，要根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)選擇合適的網(wǎng)絡(luò)信息管理手段，不能盲目的跟風(fēng)，要吸取其他制度的優(yōu)點(diǎn)，學(xué)習(xí)好的地方，從而使管理手段和制度更加完善，在信息收集整理提取的過(guò)程中，要貫徹落實(shí)“已走向科學(xué)化現(xiàn)代化”運(yùn)用相關(guān)技術(shù)的時(shí)候，遇見(jiàn)一些毫無(wú)重要價(jià)值的信息，一定要舍棄，避免造成資源的無(wú)效囤積，采集，整理，提取的工作，一些不必要的麻煩，在采集信息的過(guò)程中要做到分類(lèi)，根據(jù)各種信息的特點(diǎn)特征進(jìn)行整理，分類(lèi)存儲(chǔ)在一個(gè)系統(tǒng)性的信息系統(tǒng)。形成一個(gè)系統(tǒng)性的信息系統(tǒng)，根據(jù)自身的情況做好資料的儲(chǔ)存和入庫(kù)工作。雖然我國(guó)對(duì)于檔案管理的研究起步較晚，受到教育界的重視也不多，只是幾十年的時(shí)間，但是只要能夠積極創(chuàng)新，勇于探索，就一定會(huì)取得較大的進(jìn)步[4]。在當(dāng)前飛速發(fā)展的時(shí)期內(nèi)，我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了質(zhì)的飛躍，但管理的教育內(nèi)容和方式在一定程度上得到了改變，檔案管理的方式和研究也在不斷拓展。在進(jìn)入信息時(shí)代以后，當(dāng)管理的設(shè)計(jì)范圍也越來(lái)越廣，對(duì)于檔案管理的研究增加了電子管理的內(nèi)容，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理而言，新時(shí)代的檔案管理，引進(jìn)了更加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)以及收集技術(shù)，更是加強(qiáng)了先進(jìn)性信息檢索技術(shù)，提高了整個(gè)檔案管理的工作效率，更加增強(qiáng)了信息記錄的準(zhǔn)確度和正確率。

3.3 發(fā)展編制檢索工具

在進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代以后，為檔案的查全率和查準(zhǔn)率提供了便捷，有許多單位運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將資料分類(lèi)上傳到網(wǎng)頁(yè)上，制作成網(wǎng)頁(yè)，供大家瀏覽，在查詢時(shí)直接可輸入關(guān)鍵詞就能夠獲得精準(zhǔn)快速的找到所需要的信息，信息不僅清晰明了，還非常準(zhǔn)確，便捷的檢索程序，給人們帶來(lái)了極大的方便，提高了人們的生活質(zhì)量，大大縮短了使用者的時(shí)間。除此之外，單位檔案部門(mén)還可以將網(wǎng)站的網(wǎng)址鏈接分享出去，和其他的網(wǎng)頁(yè)較為分散的信息相聯(lián)系，形成一個(gè)脈絡(luò)清晰的信息網(wǎng)，解決資源分散的漏洞，提升了服務(wù)質(zhì)量，與此同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新改革信息更加多樣化，層次性，類(lèi)別化。緊跟時(shí)代的潮流，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展[5]。

3.4 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案整理編目

編目工作在檔案管理中有較強(qiáng)的獨(dú)立性，它會(huì)隨檔案信息內(nèi)容的變化而變化，信息編排方式變化也會(huì)使編目產(chǎn)生新的變化，編目工作十分重要，是后期檢索的基礎(chǔ)。因此有許多研究者加入研究編目工作，而在編目工作中最為看重的就是數(shù)據(jù)采集、儲(chǔ)存以及處理，針對(duì)這些研究結(jié)果進(jìn)行分析和調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)研究者都提倡使用數(shù)學(xué)等人工智能手段。檔案管理編目工作涉及的知識(shí)范圍非常廣，十分復(fù)雜，涵蓋了歸納學(xué)的部分知識(shí)，而且還有涉及到法律方面的知識(shí)，所以，可以將現(xiàn)代化檔案整理作為一個(gè)主要的切入口，從而進(jìn)行更深層次的研究。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代日新月異，每天都在發(fā)生著無(wú)窮無(wú)盡的變化，我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷地發(fā)展進(jìn)步，在政治和經(jīng)濟(jì)方面也取得了較為豐碩的成果，各個(gè)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的工作也有了更高的要求，為了實(shí)現(xiàn)更高的目標(biāo)，就需要工作人員以及研究人員付出更多的努力去研究真正適合的條例，規(guī)范帶動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在當(dāng)今時(shí)代下，首要任務(wù)是要對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行創(chuàng)新，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上達(dá)到更高的追求，將傳統(tǒng)的檔案整理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楦痈咝У默F(xiàn)代化的檔案管理方式，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，才能夠做好檔案編目的管理工作，為了經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展獻(xiàn)出一份力量，為以后的信息檔案編目工作提供更好的環(huán)境，為未來(lái)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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