如何把檔案管理運(yùn)用到事業(yè)單位目標(biāo)績效考核中

陳學(xué)剛

摘 要：目前，在事業(yè)單位實(shí)施的工作目標(biāo)績效考核，是對事業(yè)單位工作績效進(jìn)行評價和控制，能保證組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn);同時全面、系統(tǒng)、完整的單位工作目標(biāo)任務(wù)完成記錄，不僅有利于全面掌握事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r為政府決策提供依據(jù)，也有利于事業(yè)單位自我提高、自我發(fā)展。然而真實(shí)、客觀、有效的工作目標(biāo)績效考核資料，需要從業(yè)人員具有一定的檔案專業(yè)素養(yǎng)，隨著目標(biāo)績效考核工作日趨成熟、規(guī)范，檔案管理在其中也越來越顯現(xiàn)其重要性，為更好地落實(shí)單位目標(biāo)績效考核管理工作，我們需要運(yùn)用檔案專業(yè)知識指導(dǎo)、規(guī)范單位內(nèi)部目標(biāo)管理資料形成的全過程，將檔案工作管理性、科學(xué)性，服務(wù)性等融入目標(biāo)績效考核中，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義以及參考價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;目標(biāo)績效考核;對策

進(jìn)行工作目標(biāo)績效考核目的是促進(jìn)事業(yè)單位充分履行職能，更好地為社會提供服務(wù)，是對各領(lǐng)域公共資源投入進(jìn)行總體規(guī)劃精簡事業(yè)運(yùn)行成本，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會各項事業(yè)健康穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。然而，考核中較為突出的現(xiàn)象是年度工作任務(wù)全面完成，但一些資料不完整、不準(zhǔn)確，各種各樣的數(shù)據(jù)不真實(shí)，無法全面、真實(shí)、客觀反映出單位原有的工作全貌，不能夠為事業(yè)單位進(jìn)行系統(tǒng)化的考核提供真實(shí)的依據(jù)。沒有系統(tǒng)、規(guī)范的資料收集整理工作制度，缺少相關(guān)專業(yè)的檔案管理人員，是造成年底為了應(yīng)付檢查考核，對平時應(yīng)有而未有的資料進(jìn)行突擊造假的原因所在。為了提高目標(biāo)績效考核的工作質(zhì)量，必須對日常的檔案管理工作做到系統(tǒng)化以及科學(xué)化，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)人員配置，提供檔案管理要求，利用專業(yè)知識、有效途徑對相關(guān)資料進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范收集整理，要根據(jù)工作要求結(jié)合單位實(shí)際情況，定時對相關(guān)考核資料進(jìn)行收集、整理、歸類或編號，利用好檔案管理在事業(yè)單位目標(biāo)考核中發(fā)揮應(yīng)有的作用，切實(shí)解決考核資料存在的各種造假問題。所以，為保證事業(yè)單位目標(biāo)績效考核應(yīng)有的成效和價值，把檔案管理導(dǎo)入目標(biāo)績效考核管理中有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 事業(yè)單位績效考核狀況

就當(dāng)前目標(biāo)績效考核看，整體是達(dá)不到績效考核設(shè)置的高標(biāo)準(zhǔn)，形式化、表面化、平均化的現(xiàn)象普遍存在，單位和職工工作積極性在一定程度上沒有起到應(yīng)有的激勵作用。究其原因，事業(yè)單位目標(biāo)績效考核還是通過年底一次性聽匯報、看資料的方式，而重匯報、輕資料現(xiàn)象又較為普遍，一定程度上造成資料收集、整理、歸類等檔案管理方面的工作沒有引起足夠重視，自然人情分、印象分等削弱績效考核的公正性、客觀性，也是影響事業(yè)單位進(jìn)行合理性的績效考核的內(nèi)在因素。

2 檔案管理納入事業(yè)單位績效考核的重要性

1）以檔案實(shí)體管理原則維護(hù)檔案完整。檔案是對已開展的社會活動過程真實(shí)記錄，檔案管理一切活動的進(jìn)行也是維護(hù)檔案原始性為基本出發(fā)點(diǎn)。維護(hù)檔案完整表現(xiàn)兩個方面要求：一是數(shù)量上，要保證收集要齊全，實(shí)際歸檔的數(shù)量與應(yīng)歸檔的數(shù)量相一致;二是質(zhì)量上，要維護(hù)反映主要社會實(shí)踐活動的主要文件的完整及其歷史聯(lián)系，以完整地反映單位基本活動的歷史面貌。維護(hù)檔案完整由檔案管理系統(tǒng)的收集、整理、鑒定、保管4個環(huán)節(jié)工作承擔(dān)。檔案管理部門從來就不是一個“制造”組織，檔案工作本身是一項科學(xué)管理性工作，只有可靠的完整檔案信息，才可為新的管理決策提供依據(jù)，是單位提升管理水平的重要保證。

2）檔案管理工作時間節(jié)點(diǎn)比較強(qiáng)。事業(yè)單位檔案管理有很強(qiáng)的時間節(jié)點(diǎn)特性，這樣一個時間節(jié)點(diǎn)可以成為一個量化評分標(biāo)準(zhǔn)。在每年6月之前，每個部門公共機(jī)構(gòu)的文件和檔案轉(zhuǎn)移前一年和前兩年的檔案需要移到檔案管理部門，與檔案管理部門合作完成“收集”工作。在下半年，檔案管理部門將集中精力對檔案進(jìn)行科學(xué)化的整理和歸檔。各部門檔案管理部門移交的文件可以進(jìn)行準(zhǔn)確計算，這個數(shù)據(jù)是客觀的和準(zhǔn)確的，沒有任何修改或討論空間。雖然有客觀差異數(shù)量的卷移交由不同部門，這種情況主要因為工作的性質(zhì)不同。因此，檔案收集將會增加交接部門的工作負(fù)載，這種現(xiàn)象極其合理，得到更多肯定主要通過檔案模塊進(jìn)行展示出來。通過上述情況的分析與研究，我們可以看到它是客觀和真實(shí)的，檔案管理使用的時間節(jié)點(diǎn)主要根據(jù)實(shí)際的具體情況為依據(jù)，也是進(jìn)一步為績效考核量化評分指數(shù)提供參考依據(jù)。這是一個無可辯駁的評分標(biāo)準(zhǔn)，完全避免了印象和隨意的缺點(diǎn)。

3）發(fā)揮導(dǎo)向以及監(jiān)控約束作用。建立健全切合各單位實(shí)際的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理工作方向和工作目標(biāo)，以事業(yè)單位目標(biāo)任務(wù)為統(tǒng)攬，以績效考核為抓手，制定全面合理的檔案管理評價體系，切實(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的不足，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量和使用水平，充分發(fā)揮檔案管理的作用。通過對檔案管理工作的量化管理，對相關(guān)人員進(jìn)行規(guī)范，以全方位的監(jiān)督和約束，促進(jìn)檔案工作整體改進(jìn)與提高。

3 檔案管理在事業(yè)單位目標(biāo)績效考核的運(yùn)用

1）進(jìn)行科學(xué)化的檔案資料收集、整理以及歸類工作。事業(yè)單位進(jìn)行制定系統(tǒng)性的目標(biāo)績效考核方案，需要高度重視檔案管理的相關(guān)工作。因此，檔案資料收集、整理以及歸類工作在事業(yè)單位績效考核方面扮演著關(guān)鍵性的作用。通過利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的收集，可以建立全面整體性的資料庫，為制定合理性的績效考核制度提供有效的依據(jù)，也是保證單位進(jìn)行審查相關(guān)資料的前提條件。同時，檔案管理人員需要對不同類型的檔案資料進(jìn)行有效的鑒別、整理，可以保證資料的完整性以及系統(tǒng)性，也是全面提升檔案資料管理的質(zhì)量水平，為單位迎接年底審查工作創(chuàng)造有利的條件。最為重要的是，檔案管理人員需要對各種各樣的檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效的分類歸檔，既為及時查閱相關(guān)資料節(jié)省時間，又可以大幅度提高檔案查詢和使用，也是檔案資料規(guī)范化、科學(xué)化管理的基礎(chǔ)。

2）以檔案質(zhì)量、數(shù)量、完整度、時間等多項指標(biāo)為基礎(chǔ)，設(shè)計加權(quán)打分方案。事業(yè)單位績效考核評分標(biāo)準(zhǔn)成為社會各界關(guān)注的熱點(diǎn)話題以及當(dāng)下需要解決的現(xiàn)狀問題，也是影響著事業(yè)單位健康發(fā)展的主要因素。通過加權(quán)組合，從實(shí)際工作出發(fā)，巧妙設(shè)計的權(quán)重比和評分標(biāo)準(zhǔn)評分項，最后獲得能夠承受的審查和耐力測試相關(guān)科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)。各種指標(biāo)的綜合評價，科學(xué)評估，加權(quán)理想分?jǐn)?shù)，一定程度上可以幫助事業(yè)單位制定合理化的評分標(biāo)準(zhǔn)。改進(jìn)績效評估和量化，檔案管理部門必須全面考慮所需的各種元素，每個元素的權(quán)重的比例，并制定科學(xué)化的評分標(biāo)準(zhǔn)，這個評分法應(yīng)該科學(xué)、合理和公平的，這也是進(jìn)行相關(guān)工作的順利進(jìn)行的依據(jù)。這項工作應(yīng)該利用各種各樣的途徑與方式，充分地發(fā)揮檔案管理部門在事業(yè)單位進(jìn)行相關(guān)的考核過程關(guān)鍵性的角色作用，并研究事業(yè)單位的考核狀況以及結(jié)合事業(yè)單位的具體情況，通過有效的方式充分促進(jìn)檔案管理部門在事業(yè)單位的重要性以及各部門的總體評價，也是為制定合理化的目標(biāo)考核方案提供依據(jù)。

4 總結(jié)

事業(yè)單位工作目標(biāo)績效考核是單位科學(xué)管理的重要組成部分，它對于激發(fā)單位職工工作積極性和創(chuàng)造性，提高職工綜合素質(zhì)，保證事業(yè)單位全面實(shí)現(xiàn)年度工作目標(biāo)起著重要作用。將檔案管理納入事業(yè)單位工作目標(biāo)績效考核，確保各項考核資料真實(shí)、完整，通過合理量化績效考核指標(biāo)，是促進(jìn)事業(yè)單位工作目標(biāo)績效考核科學(xué)、健康發(fā)展的有效途徑之一。要正確認(rèn)識和重視檔案管理工作，在樹立全面科學(xué)的檔案工作效益觀念的基礎(chǔ)上，從檔案工作各個方面推進(jìn)檔案工作效益的全面實(shí)現(xiàn)。檔案管理者也要自我加壓順應(yīng)社會和工作發(fā)展的需要，既要甘于寂寞又要主動作為，強(qiáng)化專業(yè)學(xué)習(xí)和理論實(shí)踐，變陳出新，以高質(zhì)量的檔案管理為事業(yè)單位的工作目標(biāo)績效考核做好服務(wù)，促進(jìn)事業(yè)單位各項工作任務(wù)圓滿完成。

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